WKR Gebruikelijkheidstoets

Over het algemeen geldt dat alles wat een werkgever aan een werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, als loon wordt belast. Er zijn echter enkele uitzonderingen, gericht vrijstellingen en nihilwaarderingen die in dit artikel niet worden behandeld.

Een werkgever heeft de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan te wijzen als eindheffingsloon, maar de gebruikelijkheidstoets legt hiervoor een beperking op. Vergoedingen die meer dan 30% afwijken van wat normaal is, mogen niet als eindheffingsloon worden aangemerkt.

Let op! Tot het bedrag van de vrije ruimte (in 2025: 2% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% daarboven) betaalt een werkgever geen belasting over aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Boven deze grenzen komt een eindheffing van 80% voor rekening van de werkgever.

Doelmatigheidsmarge van € 2.400

De Belastingdienst hanteert bij de gebruikelijkheidstoets een grens van € 2.400 per werknemer per jaar. Voorheen waren er nog vragen over hoe deze grens toegepast dient te worden. Onlangs heeft de Belastingdienst hier meer duidelijkheid over gegeven.

Veilige Haven

Een bedrag van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar wordt door de Belastingdienst als gebruikelijk beschouwd. Tot dit bedrag geniet je een veilige haven: de Belastingdienst zal hier geen actie tegen ondernemen.

Het soort kosten of beloning maakt hierbij niet uit. Bijvoorbeeld een bonus of eindejaarsuitkering tot € 2.400 kan eveneens binnen deze veilige haven als eindheffingsloon worden aangemerkt.

Wat valt onder de € 2.400?

Als er geen twijfel bestaat dat de aanwijzing van een vergoeding als gebruikelijk kan worden aangemerkt, telt deze niet mee voor de € 2.400-grens.

Dit is onder andere van toepassing op vergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, zoals een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer van maximaal € 0,23 per kilometer.

Ook andere vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen kunnen zonder twijfel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets, vooral als dit vooraf met de Belastingdienst is afgestemd.

Voorbeeld:
Stel, een werkgever kent een werknemer een reiskostenvergoeding van € 1.500 toe (tegen de gerichte vrijstelling van maximaal € 0,23 per kilometer). Daarnaast heeft de Belastingdienst bevestigd dat de fietsregeling van de werkgever voor € 2.000 gebruikelijk is. Als de werkgever in dat jaar geen andere vergoedingen verstrekt, kan hij in december een eindejaarsuitkering van € 2.400 aanwijzen als eindheffingsloon, zonder de € 2.400-grens te overschrijden.

Beoordeling bij Overschrijding van de € 2.400-grens

Als de werkgever voor meer dan € 2.400 per werknemer per jaar eindheffingsloon aanwijst, kan hij tot € 2.400 een beroep doen op de doelmatigheidsgrens. Voor bedragen daarboven kan de Belastingdienst de gebruikelijkheid toetsen.

Voorbeeld:
Een werkgever kent een bonus van € 4.000 toe en wil deze als eindheffingsloon aanmerken binnen de vrije ruimte van de WKR. Aangezien er geen andere vergoedingen zijn, kan de werkgever gebruikmaken van de doelmatigheidsgrens voor € 2.400. Maar voor het resterende bedrag van € 1.600 staat de gebruikelijkheid ter discussie, en de Belastingdienst zal dit bedrag over het algemeen niet als gebruikelijk beschouwen.

```