Klokkenluidersregeling

1. Algemeen

Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient Cooster coaching accountants te beschikken over een klokkenluidersregeling.

Art. 32 VAO

1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

A. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de Cooster coaching accountants of haar medewerkers;
B. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door Cooster coaching accountants of haar medewerkers;
C. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door Cooster coaching accountants of haar medewerkers;
D. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
E. (dreiging) van bewust onjuist informeren;
F. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
G. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via complianceofficer@cooster.nl. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
3. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk 2 weken na de ontvangst van de melding.
4. Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en F, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder. Bij het informeren maakt de vertrouwenspersoon de bron van de klacht niet bekend.
5. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

Vertrouwelijkheid

1. De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
2. Het bestuur van Cooster coaching accountants garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen Cooster coaching accountants, dan wel zijn/haar carrière.