Het Proces: Wat, Wanneer en Door Wie

Contract voor Arbodienstverlening

Volgens de Arbowet zijn bedrijven verplicht om deskundige ondersteuning te zoeken bij hun arbobeleid en verzuimbeleid. Dit kan gerealiseerd worden door een arbodienst of een arbokerndeskundige (erkende maatwerkregeling; afhankelijk van voorwaarden, kan de werkgever zelf kiezen wie hem ondersteunt).

Vangnetregeling

Wanneer je een arbodienst inschakelt, wordt dit een vangnetregeling genoemd. Je sluit dan een contract af met een gecertificeerde arbodienst.

Tip! Je kunt de certificering van een arbodienst controleren op www.sbca.nl.

De arbodienst heeft verschillende verantwoordelijkheden, waaronder:

• Controleren van de Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E)
• Deskundige begeleiding bieden bij ziekte
• Het uitvoeren van periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO)
• Verrichten van aanstellingskeuringen indien nodig
• Toegang bieden tot een preventieve consultatie met de bedrijfsarts

Elke arbodienst moet beschikken over een bedrijfsarts. Deze arts heeft het recht om te overleggen met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en kan de werkplek bezoeken. Daarnaast is hij verplicht om beroepsziekten te melden aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (www.beroepsziekten.nl). De focus van de bedrijfsarts ligt niet alleen op verzuimbegeleiding en re-integratie, maar vooral ook op preventie: het voorkomen van uitval.

Maatwerkregeling

Als je kiest voor een maatwerkregeling, moet er minimaal één bedrijfsarts beschikbaar zijn voor verzuimbegeleiding, PAGO en aanstellingskeuringen. Deze maatwerkregeling kan enkel worden toegepast na goedkeuring van de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging en is onveranderlijk voor een periode van vijf jaar.

Let op! Elke arbodienstverlener moet beschikken over een klachtenregeling waar werknemers zich op kunnen beroepen als ze onjuist behandeld zijn door de arbodienst.

Bedrijfsarts of Arboarts?

Een bedrijfsarts en een arboarts zijn niet hetzelfde. De titel bedrijfsarts is wettelijk beschermd en kan tuchtrechtelijk worden aangesproken. Bedrijfsartsen staan geregistreerd in het BIG-register (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) onder de categorie 'artsen' met het specialisme 'arbeid en gezondheid – bedrijfsgeneeskunde'. Dit register is toegankelijk voor iedereen (www.bigregister.nl). Iedere zorgverlener moet zijn BIG-nummer publiceren, zodat het eenvoudig kan worden geraadpleegd. Alleen wie in het BIG-register staat, mag een beschermde titel voeren en voorbehouden handelingen zelfstandig uitvoeren. Door het tekort aan bedrijfsartsen kunnen zij soms taken delegeren aan andere professionals, maar blijven zij eindverantwoordelijk. Bepaalde taken, zoals het opstellen van een probleemanalyse en het leveren van een eindoordeel bij een WIA-aanvraag, moeten zij zelf uitvoeren.

Second Opinion

Als werkgever ben je verplicht om een werknemer die het niet eens is met het oordeel van de bedrijfsarts in de gelegenheid te stellen op jouw kosten een oordeel te vragen van een andere onafhankelijke, door jou aangestelde bedrijfsarts. Het aanvragen van een second opinion heeft geen opschortende werking; het advies van de eigen bedrijfsarts blijft geldig. Het doel is dat er bij verschillen van mening intercollegiaal overleg plaatsvindt, waarna de bedrijfsarts mogelijk zijn oordeel aanpast. Het is aan de werknemer om te besluiten of het oordeel van de second opinion aan de eigen bedrijfsarts wordt meegedeeld. Voor meer informatie kun je kijken op www.bedrijfsartsensecondopinion.nl of www.secondopinionpoli.nl.

Deskundigenoordeel

Een second opinion is iets anders dan een deskundigenoordeel. Zowel werkgevers als werknemers kunnen het UWV inschakelen voor diverse deskundigenoordelen, zoals:

• deskundigenoordeel over ziek of niet ziek;
• deskundigenoordeel over passende arbeid;
• deskundigenoordeel omtrent de re-integratie-inspanningen van werkgever/werknemer;
• deskundigenoordeel bij ontslag vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid.

Een deskundigenoordeel wordt beschouwd als een advies, niet als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. De beoordeling dient binnen twee weken te gebeuren. Indien dit niet lukt, ontvangt het UWV na deze termijn een datum waarop het deskundigenoordeel aanstaande is.

Door capaciteitsproblemen heeft het UWV prioriteit aangebracht in de behandeling van deskundigenoordelen. Alleen bij conflicten of schrijnende situaties wordt een deskundigenoordeel in behandeling genomen, zoals aangegeven in het handboek deskundigenoordeel van het UWV.

Als er geen geschil of schrijnende situatie is, wordt de aanvraag zonder prioriteit in de werkvoorraad geplaatst. Dit wordt schriftelijk bevestigd. Is er intussen een WIA-aanvraag ingediend, dan wordt het deskundigenoordeel niet meer behandeld. Vanaf dat moment worden de re-integratie-inspanningen in verband met de poortwachterstoets en het recht op een WIA-uitkering beoordeeld; de WIA-aanvraag heeft prioriteit boven het deskundigenoordeel.

Voor de deskundigenoordelen over passende arbeid en re-integratie-inspanningen van de werkgever is er geen geschil nodig. Bij het aanvragen van een deskundigenoordeel zijn kosten verbonden: €100 voor de werknemer en €400 voor de werkgever.

Wet Verbetering Poortwachter

In het kader van de Wet verbetering poortwachter bestaan er bepaalde processtappen die tijdens ziekte van een werknemer gevolgd moeten worden. Deze zijn:

• ziekmelding
• probleemanalyse
• plan van aanpak

1. Ziekmelding
   In het verzuimreglement staat wanneer en bij wie de werknemer zich ziek moet melden. Het is belangrijk dat de ziekmelding wordt geregistreerd door de leidinggevende, zodat gerichte vragen gesteld kunnen worden. Wat je mag vragen vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. De zieke werknemer moet zich binnen de eerste week ziek melden bij de arbodienst of de bedrijfsarts.
2. Probleemanalyse
   De bedrijfsarts beoordeelt binnen zes weken of er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Hij of zij stelt een probleemanalyse op, waarin de aard van het ziekteverzuim in relatie tot de werkzaamheden wordt beschreven. Daarbij wordt ook aangegeven of en welke mogelijkheden er zijn voor re-integratie.
   De probleemanalyse die naar de werkgever gaat, bevat geen medische informatie, maar biedt een advies over hoe herstel en werkhervatting kan worden bevorderd.
3. Plan van Aanpak
   In de achtste week van het verzuim stellen werkgever en werknemer samen, op basis van de probleemanalyse, een plan van aanpak op. Hierin worden afspraken gemaakt over het doel van re-integratie en de methoden om dit doel te bereiken. Dit plan dient minimaal eens per zes weken te worden geëvalueerd.

Casemanager

Een casemanager fungeert als centraal punt in de processtappen rondom re-integratie. De rol kan intern vervuld worden door een leidinggevende of iemand van HR, maar je kunt het ook uitbesteden aan een gespecialiseerde casemanager met kennis van wet- en regelgeving inzake verzuim. De casemanager kan bijvoorbeeld ondersteunen bij het opstellen van een re-integratievisie en -verslag, managementinformatie leveren en deelnemen aan het sociaal-medisch team (SMT) waar casuïstiek wordt besproken en subsidiemogelijkheden worden in kaart gebracht.

Eerstejaarsevaluatie: Spoor 1 of Spoor 2

Rondom het eerste jaar moet een eerstejaarsevaluatie plaatsvinden tussen werkgever en werknemer. Dit wordt ook wel het opschudmoment genoemd. Hierbij wordt gekeken waar partijen staan in het kader van de re-integratie. Vaak zal de bedrijfsarts een inzetbaarheidsprofiel opstellen dat geldt als basis voor de arbeidsdeskundige om mogelijkheden voor werkhervatting binnen het bedrijf (spoor 1) of buiten het bedrijf (spoor 2) te onderzoeken. Binnen 6 weken na de eerstejaarsevaluatie moet er een spoor 2-traject gestart worden.
Re-integratieactiviteiten in spoor 2 kunnen alleen worden overgeslagen als er:

• geen benutbare mogelijkheden zijn; of
• er binnen drie maanden een duidelijk perspectief is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie in eigen, aangepast of ander passend werk dat zo dicht mogelijk aansluit bij de functionele mogelijkheden.

De eerstejaarsevaluatie moet schriftelijk worden vastgelegd. In het verslag neem je op:

• de terugblik;
• de uitkomsten van de evaluatie;
• de afgesproken doelstellingen voor het tweede ziektejaar;
• de gemaakte afspraken om deze doelstellingen te bereiken;
• de eventueel al ondernomen activiteiten in het kader van tweede spoor, of de inzet daarvan op basis van de uitkomsten van een arbeidsdeskundig onderzoek dat rond deze periode plaatsvond.

Je kunt de re-integratie in spoor 2 zelf starten, maar je kunt ook een gespecialiseerd re-integratiebedrijf inschakelen. Kijk voor meer informatie op www.reintegratiekiezen.nl.

Loon bij Ziekte

Bij ziekte ben je verplicht om minimaal 70% van het (maximum)dagloon door te betalen als werkgever. Gedurende het eerste ziektejaar is het wettelijk minimumloon de ondergrens. Vaak is er in een cao of arbeidsovereenkomst een aanvulling opgenomen tot maximaal 100% van het loon. De loondoorbetaling geldt in principe maximaal 104 weken, wat ook wel de 'wachttijd' wordt genoemd. Het is wellicht beter om dit 're-integratietijd' te noemen, aangezien je alles zult moeten doen om de zieke werknemer te helpen re-integreren, ofwel in de eigen organisatie in eigen of ander passend werk (spoor 1), dan wel in een andere organisatie (spoor 2).

Schadebeperking door ZW-uitkering

Het kan zijn dat er een werknemer bij jou werkt die in aanmerking komt voor een ZW-uitkering. Deze uitkering kan dan door het UWV aan jou worden uitbetaald, waarna je deze van je loondoorbetalingsverplichting kunt aftrekken. Je kunt recht hebben op een ZW-uitkering in de volgende gevallen:

• bij orgaandonatie;
• bij ziekte door zwangerschap of bevalling;
• bij werknemers met de status structureel functioneel beperkt (sfb).

In de eerste twee gevallen heb je recht op 100% van het (maximum)dagloon als ZW-uitkering. Bij de laatste categorie kan het UWV gedurende het eerste jaar ook tot 100% van het (maximum)dagloon uitbetalen, afhankelijk van je loondoorbetalingsverplichtingen. In het tweede ziektejaar bedraagt de ZW-uitkering echter 70% van het (maximum)dagloon, zelfs wanneer je gehouden bent om een hoger percentage te betalen.

No-Riskpolis

Die laatste categorie werknemers noemen we de no-riskpolis. Dit betreft degenen die:

• recht hebben op een WIA-uitkering;
• recht hebben op een WAO- of WAZ-uitkering;
• recht hebben op een Wajong-uitkering;
• minder dan 5 jaar voor indiensttreding 0-35% arbeidsongeschikt waren bij afloop van de wachttijd en niet herplaatst konden worden bij hun eigen werkgever;
• een indicatie voor WSW-werk hebben;
• problemen hebben (gehad) door ziekte of handicap bij het volgen van onderwijs en binnen vijf jaar na afloop van deze periode bij jou in dienst komen;
• volgens de Participatiewet na 1 januari 2015 werkzaam zijn op een beschutte werkplek bij de gemeente;
• tot de doelgroep van de Banenafspraak behoren.

De no-riskpolis geldt als de betreffende persoon binnen vijf jaar na aanvang van het dienstverband ziek wordt. Zelfs als iemand een WIA-uitkering ontvangt en bij jou blijft werken, bestaat er recht op een ZW-uitkering. Dit wordt via jou indien van toepassing uitbetaald als de bedongen arbeid verandert door middel van een nieuw contract. In dat geval heb je een nieuwe loondoorbetalingsplicht van 104 weken waarin je de ZW-uitkering kunt verrekenen. Is er geen wijziging in de bedongen arbeid, dan ben je niet langer verplicht het loon door te betalen, maar heeft de werknemer recht op een ZW-uitkering die zal worden verrekend met zijn WIA-uitkering. Indien de ZW-uitkering via jou als werkgever wordt betaald, dan gebeurt dat exclusief vakantiebijslag.

Vakantie

Zelfs een zieke werknemer heeft recht op vakantiedagen als hij in staat is deze daadwerkelijk op te nemen. In dat geval is hij vrijgesteld van zijn re-integratieverplichting. De bedrijfsarts moet bevestigen of de zieke werknemer vakantie kan opnemen, waarna jij als werkgever toestemming moet geven.

Let op! Tijdens de vakantie heeft de werknemer recht op 100% loondoorbetaling, ook al is dit percentage in zijn ziekteperiode lager.

Als de zieke werknemer weer gedeeltelijk aan het werk gaat en hij neemt vakantie op, dan wordt er toch een volledige vakantiedag afgeschreven.

De Hoge Raad heeft vastgesteld dat vakantie opnemen door een zieke werknemer alleen mogelijk is als er re-integratiemogelijkheden zijn. Als die er niet zijn, kunnen er geen vakantiedagen worden ingehouden en geldt de vervaltermijn voor wettelijke vakantiedagen niet.

Eigenrisicodragerschap ZW

Als werkgever kun je ervoor kiezen om eigenrisicodrager te worden voor de ZW. Dit betekent dat je vrijgesteld bent van het betalen van de ZW-premie onder de premiebeschikking Werkhervattingskas. Je fungeert dan als een soort uitvoeringsinstantie voor werknemers die ziek uit dienst gaan bij jou.

Je beoordeelt zelf de claims: bepaalt het recht, de hoogte en duur van de ZW-uitkering. Ook betaal je de ZW-uitkering aan de zieke werknemer, hou je een aparte verzuimadministratie bij en ben je verantwoordelijk voor re-integratie. Deze taken kun je zelf uitvoeren of uitbesteden aan een professionele partij. Ook kun je het UWV vragen om bepaalde taken tegen betaling uit te voeren, zoals het vaststellen van het recht op, de hoogte van en de duur van de ZW-uitkering. Indien nodig kun je bij het UWV informeren of de no-riskpolis van toepassing is of of een maatregel kan worden opgelegd. Het UWV voert periodiek audits uit om te controleren of jij (of de externe partij die je hebt ingeschakeld) dit correct uitvoert.

Als eigenrisicodrager ben je verplicht om een contract met een professionele arbodienstverlener te ondertekenen. Het UWV neemt uiteindelijk de beslissingen over bijvoorbeeld het stopzetten van de ZW-uitkering en het toepassen van maatregelen zoals een korting op de uitkering. Je moet deze beslissingen motiveren voor het UWV, waar werknemers vervolgens bezwaar tegen kunnen maken. Het is mogelijk om het verzuim te verzekeren, maar dit is niet verplicht.

Let op! De aanvraag voor eigenrisicodragerschap kan op 1 januari of 1 juli van elk jaar ingaan. Je dient het verzoek drie maanden voor de gewenste ingangsdatum in te dienen bij de Belastingdienst.

Er geldt geen inlooprisico; dat betekent dat werknemers die vóór de aanvangsdatum van het eigenrisicodragerschap ziek zijn, niet onder de verantwoordelijkheid van de eigenrisicodrager vallen. Wel is er een uitlooprisico: bij beëindiging van het eigenrisicodragerschap blijft dit gelden voor werknemers die op dat moment al ziek waren.

Loonsanctie

Indien het UWV aan het einde van de wachttermijn (na 104 weken) oordeelt dat je onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie, kan een loonsanctie van standaard 52 weken worden opgelegd. Dit houdt in dat je maximaal 52 weken langer het loon moet doorbetalen. Ook geldt dan het opzegverbod tijdens ziekte nog. Je kunt je werknemer dus niet ontslaan. De loonsanctie heeft een 'reparatoir' karakter, wat betekent dat het de bedoeling is dat je probeert de tekortkomingen die het UWV heeft geconstateerd te verhelpen. Als je denkt dat je dit hebt gedaan, kun je een verzoek tot verkorting indienen bij het UWV. Dit verzoek wordt binnen drie weken beoordeeld. Als het UWV het verzoek accepteert, wordt de loonsanctie met een uitlooptermijn van zes weken beëindigd. Uiteraard heb je ook het recht om bezwaar aan te tekenen tegen het besluit van het UWV om een loonsanctie op te leggen. Wanneer je bezwaar wordt toegewezen, kun je een verzoek tot schadevergoeding indienen bij het UWV voor onterecht doorbetaald loon, gecombineerde emolumenten en re-integratiekosten. Je kunt deze schadevergoeding richten aan: UWV, Juridisch Kenniscentrum (JKC), Postbus 58285, 1040 HG Amsterdam.

Let op! Een loonsanctie kan niet worden opgelegd als de wachttijd van 104 weken verstreken is. Het UWV moet dus voor afloop van de verplichte loondoorbetalingsperiode aangeven of het een loonsanctie oplegt. Na deze 104 weken kan er geen loonsanctie meer worden opgelegd. Een loonsanctie is tijdig opgelegd als dit op de laatste dag van de wachtperiode wordt verzonden. Het UWV moet kunnen aantonen dat het besluit op die laatste dag verstuurd is.

Heb je vragen of behoefte aan advies? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder.

Disclaimer
Ondanks dat de samenstelling van deze Advieswijzer met de grootste zorg is uitgevoerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor onvolledigheden of onjuistheden. Gezien het algemene karakter van deze Advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te bieden die noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.