Vrije Ruimte en Gerichte Vrijstellingen binnen de Werkkostenregeling
Als werkgever heb je de mogelijkheid om je werknemer, onder bepaalde voorwaarden, onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan te bieden. Deze kosten kunnen worden verrekend met de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Let op!In 2025 bedraagt de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de totale loonsom van jouw bedrijf, en 1,18% over het bedrag daarboven.
Voor specifieke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan ook gerichte vrijstellingen. Indien iets gericht vrijgesteld is, valt het onder bepaalde voorwaarden onbelast en hoeft het niet ten laste van de vrije ruimte te komen. Een voorbeeld hiervan is de gerichte vrijstelling van € 0,23 per zakelijke kilometer.
Vrije Ruimte binnen de Inkomstenbelasting
In de inkomstenbelasting is er een wettelijke regeling die vergelijkbaar is met de loonbelasting. Deze regeling is bedoeld om inwoners van Nederland met een buitenlandse werkgever die niet in Nederland loonbelasting afdraagt, hetzelfde te behandelen als mensen met een Nederlandse werkgever.
De Hoge Raad heeft in 2022 al bepaald dat werknemers met een niet-inhoudingsplichtige buitenlandse werkgever de vrije ruimte mogen aftrekken van hun inkomen in de inkomstenbelasting. Dit betekent dat je in 2025 zonder extra voorwaarden 2% van je in Nederland toe te rekenen brutoloon kunt aftrekken, tot een maximum van € 400.000. Voor brutolonen daarboven geldt 1,18%.
Let op!Dit kan niet als je buitenlandse werkgever wel inhoudingsplichtig is voor de loonbelasting. In dat geval zijn de regels die voor Nederlandse werkgevers gelden van toepassing.
Gerichte Vrijstelling binnen de Inkomstenbelasting
Er was nog geen uitspraak van de Hoge Raad over de mogelijkheid voor een inwoner van Nederland met een buitenlandse werkgever die niet inhoudingsplichtig is, om zakelijke kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, af te trekken in de aangifte inkomstenbelasting. De Belastingdienst stelde dat dit niet mogelijk was, ondanks het eerdere oordeel van de Hoge Raad in 2022 over de vrije ruimte.
Verplichting tot Onderbouwing
De aftrek van zakelijke kosten die onder een gerichte vrijstelling vallen, kan niet zomaar zonder bewijs. Je moet kunnen aantonen dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Bovendien moet je controleren of de zakelijke kosten binnen de voorwaarden en grensbedragen van de gerichte vrijstellingen blijven.
Onderzoek bij Vaste Kostenvergoeding
De Hoge Raad stelt verder dat, bij een vaste kostenvergoeding, er een onderzoek naar de werkelijke kosten moet zijn. In tegenstelling tot vaste kostenvergoedingen die door een inhoudingsplichtige werkgever worden aangeboden, hoeft dit onderzoek niet voorafgaand aan de uitbetaling van de vergoeding te zijn uitgevoerd. Ook kan de werknemer dit onderzoek zelf uitvoeren, zonder dat de werkgever hieraan hoeft bij te dragen, aldus de Hoge Raad.
Let op!Ben je een inwoner van Nederland en werkzaam voor een niet-inhoudingsplichtige buitenlandse werkgever? Onder bepaalde voorwaarden kun je ook in jouw aangifte inkomstenbelasting gebruik maken van gerichte vrijstellingen. Neem voor advies over deze voorwaarden gerust contact op met onze adviseurs.
