Werkplekvoordelen

Wanneer je jouw medewerkers op de werkplek trakteert, hoeven ze hier geen belasting over te betalen. De werkplek is ruim gedefinieerd, wat betekent dat alle ruimtes waarvoor jij als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk bent, onder deze regeling vallen. Een ijsje of frisdrank in je kantine of op kantoor is dus belastingvrij.

Eigen bijdrage

Als medewerkers zelf voor hun verfrissing betalen en jij vergoedt deze kosten, dan geldt de belastingvrijstelling niet. Zorg ervoor dat jij de factuur zelf betaalt om belastingheffing te vermijden.

Werkkostenregeling (WKR)

Je kunt er ook voor kiezen om extra verfrissingen onder te brengen in de werkkostenregeling. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je na werktijd met je personeel iets gaat drinken op een terrasje. Houd er rekening mee dat je binnen de vrije ruimte moet blijven met al je personeelsvoorzieningen gedurende het jaar. Overschrijd je deze ruimte, dan betaalt jij als werkgever 80% belasting over het extra bedrag. Een ander punt om op te letten is de gebruikelijkheid. Als je meer dan €2.400 aan een medewerker per jaar uitgeeft in de vrije ruimte, moet je kunnen aantonen dat deze uitgaven gebruikelijk zijn. Lukt dat niet, dan is het niet mogelijk om de WKR toe te passen.

Voorbeeld:
Stel, je loonsom bedraagt €600.000. Je vrije ruimte is dan €400.000 x 2% + €200.000 x 1,18%, oftewel €8.000 + €2.360 = €10.360. Dit bedrag heb je dit jaar al besteed aan vergoedingen en verstrekkingen. Als je met je personeel een drankje gaat doen voor in totaal €450 en dit onder de WKR brengt, betaal je €450 x 80% = €360 belasting via de eindheffing.

Aftrekken van de winst

De kosten van verfrissingen voor je personeel zijn aftrekbaar van de winst, mits ze belast zijn. Zelfs als ze onbelast zijn, zijn ze deels aftrekbaar. Dit wordt dan aangeduid als ‘gemengde kosten’. Vanwege het privévoordeel is een deel niet aftrekbaar. Als je inkomstenbelasting betaalt, is 20% van deze kosten niet aftrekbaar. Je kunt er ook voor kiezen om een vast bedrag van €5.700 niet af te trekken.

Bij een rekensom blijkt het pas voordelig te zijn als jouw totale gemengde kosten in 2025 meer dan €28.500 bedragen. Voor vennootschapsbelasting geldt dat 26,5% van de kosten niet aftrekbaar is. Ook hier mag je een vast bedrag aan kosten niet in aftrek brengen, wat €5.700 of 0,4% van jouw loonsom zal zijn als dat hoger is.