Wet flexibel werken: alles wat je moet weten

Als jij hybride werkt, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de Wet flexibel werken (Wfw). Deze wet geeft jou als werknemer niet alleen het recht om je werkgever te verzoeken om aanpassing van je arbeidsduur, maar ook om verzoeken in te dienen tot aanpassing van je arbeidsplaats en werktijden. De Wfw bevat de volgende definitiebepalingen:

• Arbeidsduur: het aantal uren dat je werkt in een werkweek of een andere overeengekomen werkperiode.
• Arbeidsplaats: de plaats waar je werkt in verband met je werkzaamheden.
• Werktijd: de tijdstippen waarop je werkt op een werkdag of een andere overeengekomen periode.

Arbeidsduur, werktijd en arbeidsplaats aanpassen

Als je wilt dat je arbeidsduur, werktijd of arbeidsplaats wordt aangepast, moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Je moet minimaal 26 weken in dienst zijn, behalve bij onvoorziene omstandigheden.
• Je moet je verzoek ten minste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk indienen bij je werkgever.
• Je verzoek moet informatie bevatten over de omvang van de aanpassing, de ingangsdatum en de gewenste spreiding van je uren over de week.
• Je hoeft je verzoek niet te motiveren.

Je werkgever moet vervolgens met je in overleg treden over je wens tot aanpassing. Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum moet je werkgever schriftelijk reageren op je verzoek.

Je kunt, behalve bij onvoorziene omstandigheden, een jaar nadat je werkgever je verzoek heeft ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek indienen.

Arbeidsplaats aanpassen

Voor de afwijzing van een verzoek om aanpassing van je arbeidsplaats gelden minder strenge eisen. Er is alleen een 'right to ask' voor jou als werknemer en 'a duty to consider' voor je werkgever. Bij een afwijzing moet je werkgever wel met je in overleg treden en de afwijzing schriftelijk motiveren.
Je werkgever kan de aanpassing herzien als er nieuwe belangen zijn met betrekking tot de arbeidsplaats. Voordat je werkgever de herziening doorvoert, moet hij wel met jou in gesprek gaan. De uiteindelijke herziening moet hij schriftelijk en gemotiveerd aan jou mededelen.

Let op! Deze bepalingen gelden niet voor werkgevers met minder dan tien werknemers. Ook kan er in een cao worden afgeweken van de wet. Als er geen cao van toepassing is of de cao niets regelt over deze onderwerpen, kan de werkgever met schriftelijke overeenstemming van de ondernemingsraad (or) afwijken van de wet voor maximaal vijf jaar.

Let op! De Wfw is niet van toepassing op werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt.

Aanpassing van arbeidsduur en werktijd

Als je een verzoek wilt doen om aanpassing van je arbeidsduur en/of werktijd, kan je werkgever dit alleen afwijzen op basis van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Deze verzoeken vallen namelijk onder het verlofrecht. Voor werkgevers gelden hier strenge eisen.

Wet werken waar je wilt

In het begin van 2021 is het wetsvoorstel 'Wet werken waar je wilt' ingediend om de rechten van thuiswerkers te versterken. Helaas is dit wetsvoorstel niet door de Eerste Kamer gekomen.

Arbeidsomstandigheden wetgeving

Op grond van het Burgerlijk Wetboek heb jij als werknemer recht op een veilige werkomgeving. Dit is ook vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit).

Wat valt niet onder de Arbowetgeving?

Thuiswerken valt onder het begrip 'plaatsonafhankelijke arbeid' in het kader van de Arbowetgeving. Hierdoor gelden er minder arboverplichtingen voor thuiswerken. Zo hoef je bijvoorbeeld geen rekening te houden met zaken als toiletten, nooduitgangen, ventilatie en temperatuur.

Wat valt wel onder de Arbowetgeving?

Voor de inrichting van je thuiswerkplek gelden de volgende eisen:

• Je thuiswerkplek moet zo zijn ingericht dat je ergonomisch verantwoord kunt werken, met een geschikte zitgelegenheid en een geschikt werkblad of werktafel.
• Er moeten voldoende voorzieningen zijn voor goede kunstverlichting.

Je werkgever kan voorzieningen ter beschikking stellen om je thuiswerkplek in te richten, zoals een laptophouder, een muis of een los toetsenbord. De kosten hiervan zijn voor rekening van je werkgever. Als je zelf kosten maakt voor het voldoen aan de arboverplichtingen en hierover vooraf afspraken hebt gemaakt met je werkgever, kun je deze kosten declareren. Je werkgever moet jou een werkplek en kunstverlichting ter beschikking stellen, tenzij je hier zelf al over beschikt.

Je werkgever moet in het arbeidsomstandighedenbeleid, dat hij op grond van de Arbowet moet voeren, aandacht besteden aan thuiswerken. Dit moet worden opgenomen in de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) en indien nodig in het plan van aanpak.

Thuiswerken in het arbobeleid

Als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid kan je werkgever een speciale thuiswerkregeling opstellen. Hierin staat bijvoorbeeld welke functies in aanmerking komen voor thuiswerken en welke eisen er worden gesteld aan de inrichting van de thuiswerkplek. Het regelen van thuiswerken kan worden vastgelegd in een thuiswerkovereenkomst, die door jou en je werkgever wordt ondertekend. In deze overeenkomst worden zaken geregeld zoals het aantal thuiswerkdagen, je bereikbaarheid en de beschikbaarheid van apparatuur.

Instemming van de ondernemingsraad

Als een thuiswerkregeling of thuiswerkbeleid onderdeel uitmaakt van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de ondernemingsraad hierover een instemmingsrecht.

Arbeidstijden

Volgens de Arbeidstijdenwet en de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag moet je werkgever bijhouden hoeveel uur je werkt. Hij moet de volgende gegevens registreren:

• De begintijd;
• De eindtijd;
• De pauzes;
• Je identiteit.

Je werkgever mag zelf bepalen hoe hij aan deze registratieverplichting voldoet. De manier waarop de registratie gebeurt, is vrij. Deze registratieverplichting geldt ook voor thuiswerkers. Je werkgever kan je vragen om je werktijd te registreren via speciale software. Hierdoor wordt de verantwoordelijkheid bij jou gelegd. Het voordeel is dat er relatief weinig inbreuk wordt gemaakt op jouw privacy. Je werkgever kan ook gebruikmaken van proactieve software die automatisch bijhoudt wanneer je werkt. Belangrijk is dat de software onderscheid maakt tussen werktijd en privétijd. Als de registratieverplichting niet wordt nageleefd, kan je werkgever een boete krijgen.

Let op! Je werkgever moet de gegevens minimaal een jaar bewaren.

Handhaving

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of werkgevers voldoen aan hun zorgplicht en kan handhavend optreden.

Fiscale regelingen voor thuiswerkers

Vergoeding voor thuiswerken

Als je thuiswerkt, maak je vaak extra kosten. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor water, elektriciteit, verwarming, toiletartikelen, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kan je werkgever deze extra kosten vergoeden. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet verplicht, maar kan onderdeel zijn van een cao.

In 2024 mag je werkgever jou als thuiswerker een onbelaste vergoeding geven van maximaal €2,35 per dag (€2,15 per dag in 2023). Dit geldt ook als je maar een deel van de dag thuiswerkt. Als je werkgever ervoor kiest om meer dan €2,35 per dag te vergoeden, is het meerdere belastbaar. De onbelaste vergoeding wordt vrijgesteld en heeft geen invloed op de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op! De vrijgestelde vergoeding van €2,35 per dag is beperkt aftrekbaar. Een deel van de vergoeding wordt gezien als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in principe 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting 73,5%.

Het is mogelijk om met jou als werknemer een vaste vergoeding af te spreken op basis van het verwachte aantal thuiswerkdagen per week. Dit is administratief minder tijdrovend. Je werkgever moet kiezen welke vergoeding hij toepast:

1. De thuiswerkkostenvergoeding;
2. De reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer.

Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en een reiskostenvergoeding is mogelijk op basis van de 214-werkdagenregeling, die pro rata moet worden toegepast als je structureel (gedeeltelijk) thuiswerkt. Deze vergoeding moet schriftelijk worden vastgelegd.

Voorbeeld
Stel, je werkt vijf dagen per week waarvan drie dagen op kantoor en twee dagen thuis. De enkele reisafstand tussen je huis en kantoor is 25 kilometer. De gecombineerde vergoeding wordt als volgt berekend:

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 x 50 kilometer x €0,23)/12 = €123,05 per maand
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 x €2,35 ) /12 = €16,76 per maand

Vergoeding voor inrichting thuiswerkplek

Je werkgever kan een vergoeding geven voor de inrichting van je thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. Kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden de volgende gerichte vrijstellingen binnen de WKR:

• Arbovoorzieningen volgens de wet;
• Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en andere apparatuur, mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium.

Voor verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of ze vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden, en of je ze wel of niet gebruikt op je werkplek. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld een voetensteun bij beeldschermwerk of een beeldschermbril.

Om in aanmerking te komen voor de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, moeten de volgende voorwaarden zijn vervuld:

• Je gebruikt de voorzieningen geheel of gedeeltelijk op je thuiswerkplek;
• Je betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen;
• De voorzieningen hebben direct te maken met de verplichtingen van je werkgever volgens de Arbowet;
• De inrichting van je thuiswerkplek voldoet aan de eerder genoemde eisen in het Arbobesluit.

Let op! Stoelmassages buiten de werkplek en cursussen 'Stoppen met roken' vallen sinds 2022 niet langer onder de gerichte vrijstelling. Dit betekent dat deze vergoedingen niet langer onbelast mogen worden vergoed. Ze kunnen wel ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.

Bovengenoemde gerichte vrijstelling geldt niet als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. In dat geval wordt de voorziening beschouwd als belastbaar loon. Dit loon kan wel worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, mits voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling is niet van toepassing op het meerdere bedrag dat onder de cafetariaregeling valt.

Noodzakelijkheidscriterium

ICT-middelen, mobiele communicatiemiddelen, enzovoort zijn gericht vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium:

• De voorziening is volgens het redelijke oordeel van je werkgever noodzakelijk voor je werk;
• De voorziening maakt geen deel uit van een cafetariaregeling;
• Als je de voorziening niet meer nodig hebt voor je werk, moet je deze teruggeven aan je werkgever of de restwaarde ervan betalen;
• Je werkgever betaalt de kosten van de noodzakelijke voorziening volledig en brengt deze kosten niet bij jou in rekening. Hij kan wel de meerprijs doorberekenen als je kiest voor een duurdere uitvoering van de voorziening.

Als de voorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt, is de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen niet van toepassing. Als je echter kiest voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening, kan de meerprijs wel worden verrekend in de cafetariaregeling en dus worden geruild tegen brutoloon. Dit kan alleen als je werkgever het bedrag als eindheffingsloon aanwijst en voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op het meerprijsbedrag.

Disclaimer

Hoewel we ons best hebben gedaan om deze Advieswijzer zo compleet en correct mogelijk samen te stellen, kunnen we geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele onvolledigheden of onjuistheden. Omdat deze Advieswijzer algemeen van aard is, kan deze niet alle informatie bevatten die nodig is voor het nemen van financiële beslissingen.