Er is een verschil in de behandeling van een kwalificerende en niet-kwalificerende werkruimte. Daarnaast gelden er andere regels voor een ondernemer met een eenmanszaak, vof of maatschap dan voor een ondernemer met een bv. En hoe zit het eigenlijk met de btw? In deze advieswijzer bespreken we de verschillende regels.

Kwalificerende werkruimte

Als eerste moet je bepalen of je werkruimte een fiscaal kwalificerende ruimte is. Hiervoor moet je werkruimte voldoen aan het zelfstandigheids- en inkomenscriterium.

Zelfstandigheidscriterium

Je werkruimte voldoet aan het zelfstandigheidscriterium als deze een zodanige zelfstandigheid bezit dat deze duidelijk te herkennen is. De werkruimte moet in ieder geval een eigen ingang en eigen sanitair hebben. Dit betekent dat de werkruimte ook aan iemand anders verhuurd zou kunnen worden.

Let op! Een werkplek in een woon-, slaap- of zolderkamer wordt in ieder geval niet als kwalificerende werkruimte gezien. Een tot kantoor verbouwde garage met eigen ingang en sanitair kan dat wel zijn.

Inkomenscriterium

Je werkruimte voldoet aan het inkomenscriterium als je een groot gedeelte van je inkomen in of vanuit de ruimte verdient. Als dit je enige werkruimte is, moet je ten minste 30% van je inkomen in de ruimte verdienen en ten minste 70% in of vanuit de ruimte verdienen. Als je nog een andere werkruimte buiten je woning hebt, moet je ten minste 70% van je inkomen in de werkruimte verdienen.

Ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Omdat de werkruimte eigendom is van de eigenaar (jij) en niet van de eenmanszaak, vof of maatschap, moet je onderscheid maken tussen zaken die wel en zaken die niet voor de onderneming worden gebruikt. Dit noemen we vermogensetikettering.

Let op! De werkruimte kan worden gezien als ondernemingsvermogen als deze juridisch of bouwkundig gescheiden is van de woning. Als dit niet het geval is, kun je ervoor kiezen om de gehele woning (inclusief de werkruimte) als ondernemingsvermogen aan te merken, als ten tijde van de aankoop van de woning ten minste 10% ervan was bestemd voor gebruik ten behoeve van de onderneming. In andere gevallen wordt de werkruimte gezien als privévermogen. De fiscale behandeling van je werkruimte hangt af van hoe deze is geëtiketteerd: als privévermogen of als ondernemingsvermogen.

Zelfs als minder dan 10% van de woning wordt gebruikt ten behoeve van de onderneming, kun je de woning als ondernemingsvermogen aanmerken als je kunt aantonen dat de woning ook gebruikt wordt ten behoeve van het bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de woning en het bedrijf tegelijkertijd zijn aangeschaft, er toezicht mogelijk is op het bedrijf vanuit de woning, er een gemeenschappelijke toegangsweg is, enzovoort.

Woning is privévermogen

De kosten van een niet-kwalificerende werkruimte kun je niet aftrekken van je winst. Op deze werkruimte is de eigenwoningregeling van toepassing.

Let op! De inrichtingskosten, zoals een bureau, zijn ook niet aftrekbaar. Maar als er zakelijk gebruik van wordt gemaakt, kun je hier wel investeringsaftrek voor krijgen en de btw terugvragen als je zelf btw-belaste prestaties levert.

Op een kwalificerende werkruimte is de eigenwoningregeling niet van toepassing. Dit betekent dat je de werkruimte niet meetelt voor het bepalen van het eigenwoningforfait: de waarde van de werkruimte en het deel van de hypothecaire geldlening dat daarmee samenhangt, moeten worden vermeld als bezitting en schuld in box 3. De kosten van de werkruimte mag je wel aftrekken van je winst. Deze aftrek is echter beperkt tot het voordeel dat je moet aangeven in box 3 met betrekking tot de werkruimte. Dit voordeel is een percentage van de WOZ-waarde van je werkruimte. Voor het jaar 2024 is dit percentage vastgesteld op 6,04%.

Daarnaast kun je ook de kosten die normaal gesproken voor rekening van een huurder komen (huurderslasten), aftrekken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld energiekosten, kosten van een inboedelverzekering en kosten van klein onderhoud. Ook nu zijn de inrichtingskosten niet aftrekbaar, maar kun je hier wel investeringsaftrek voor krijgen en de btw terugvragen.

Woning is ondernemingsvermogen

Als de werkruimte is geëtiketteerd als ondernemingsvermogen, kun je de kosten aftrekken van je winst. De werkruimte valt dan niet onder de eigenwoningregeling, maar wordt belast als onderdeel van je winst uit onderneming. Dit betekent dat je de werkruimte niet meerekent voor het bepalen van het eigenwoningforfait en dat bijvoorbeeld eventuele winst bij verkoop belast is.

Als je de gehele woning (inclusief de werkruimte) hebt geëtiketteerd als ondernemingsvermogen, kun je alle kosten (met uitzondering van huurderslasten met betrekking tot het woongedeelte) aftrekken van je winst. Voor het privégebruik van je woning moet je echter een bijtelling doen van een bepaald percentage van de WOZ-waarde.
Voor de meeste woningen is dit percentage in 2024 1,2%. Bij een niet-kwalificerende werkruimte moet je uitgaan van de WOZ-waarde van de gehele woning. Bij een kwalificerende werkruimte moet je uitgaan van de WOZ-waarde van de woning exclusief de werkruimte. Bij gesplitste vermogensetikettering (woongedeelte privévermogen/bedrijfsgedeelte ondernemingsvermogen) hoef je geen bijtelling te doen bij een kwalificerende werkruimte.

Werkruimte in huurwoning

Als je een werkruimte hebt in een huurwoning, kun je een evenredig deel van de huur en de huurderslasten aftrekken als sprake is van een kwalificerende werkruimte.

Niet-kwalificerende werkruimte

Door een wetswijziging is het sinds 1 januari 2017 niet meer mogelijk om aftrek te krijgen voor een niet-kwalificerende werkruimte als je het huurrecht als ondernemingsvermogen etiketteert.
Dit geldt ook voor bestaande gevallen die al vóór 1 januari 2017 het huurrecht als ondernemingsvermogen hebben geëtiketteerd. Als sprake is van een kwalificerende werkruimte, blijft ook vanaf 2017 aftrek wel mogelijk.

Ondernemers met een bv

Als je onderneemt vanuit een bv, geldt ook het onderscheid tussen een kwalificerende en een niet-kwalificerende werkruimte.

Kwalificerende werkruimte

De werkruimte valt voor jou als directeur-grootaandeelhouder (dga) in box I (de tbs-regeling). Dit betekent dat de vergoeding op zakelijke gronden moet worden vastgesteld. De vergoeding is voor de bv aftrekbaar van de winst en vormt voor jou als dga, na aftrek van alle aan de werkruimte toe te rekenen kosten, inkomen in box 1. Op dit belaste inkomen mag je nog wel de terbeschikkingstellingsvrijstelling van 12% in aftrek brengen.

Op een kwalificerende werkruimte is de eigenwoningregeling niet van toepassing. Dit betekent dat je de werkruimte niet meetelt voor het bepalen van het eigenwoningforfait: de waarde van de werkruimte en het deel van de (hypothecaire) geldlening dat daarmee samenhangt, moeten worden vermeld op de balans van jouw werkzaamheid in box 1. Je hebt ook geen last van aftrekbeperkingen voor hypotheekrente, zoals de maximering van de aftrek tot een tarief van 36,97% (2024).

Niet-kwalificerende werkruimte

Een niet-kwalificerende werkruimte valt onder de eigenwoningregeling: het eigenwoningforfait wordt berekend over de woning inclusief de werkruimte. Een eventuele vergoeding voor de werkruimte wordt voor jou als dga behandeld als loon. Het is echter mogelijk om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je bv hoeft dan geen belasting te betalen, zolang het totaal van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet hoger is dan de vrije ruimte. Als deze vrije ruimte wordt overschreden, betaalt je bv 80% eindheffing over het overschreden bedrag. De loonkosten zijn voor je bv aftrekbaar van de winst.

Btw en ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Voor de btw is het belangrijk of de zaken, zoals een werkruimte, zijn gebruikt voor je onderneming en of je hiermee btw-belaste omzet behaalt. Als dat het geval is, kun je de zaken zakelijk etiketteren voor de btw en de voorbelasting met betrekking tot het zakelijke gebruik aftrekken. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan btw op energie, onderhoud en inrichting.

Btw en ondernemers met een bv

Als je, als dga, de werkruimte verhuurt aan je bv, is het onzeker of je de btw met betrekking tot deze werkruimte kunt aftrekken. De Belastingdienst gaat er tegenwoordig vanuit dat dit in ieder geval niet mogelijk is voor een niet-zelfstandige werkruimte. Dit standpunt wordt echter bekritiseerd, onder andere op basis van de uitspraak van De Hoge Raad in het 'werkkamer-arrest'. Overleg met onze adviseurs over de vraag of je in een soortgelijke situatie recht hebt op btw-aftrek.

Tot slot

De fiscale regels met betrekking tot de werkruimte zijn complex. Neem daarom contact met ons op voor advies specifiek voor jouw situatie.

Disclaimer
Hoewel we de grootst mogelijke zorg hebben besteed aan de samenstelling van deze advieswijzer, aanvaarden we geen aansprakelijkheid voor eventuele onvolledigheden of onjuistheden. Gezien het brede en algemene karakter van deze advieswijzer, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die nodig is voor het nemen van financiële beslissingen.