Inlenen vindt plaats wanneer personeel, dat bij een andere onderneming in dienst is, onder jouw leiding of toezicht binnen jouw organisatie werkzaamheden verricht. Dit kan personeel zijn van een uitzendbureau of van een collega-ondernemer die werknemers tijdelijk aan jou uitleent.

Wanneer het personeel nog steeds onder de leiding en toezicht van de uitlener valt, spreken we niet van inlenen. In dat geval kan er sprake zijn van aannemen van werk. Je kunt dan niet als inlener aansprakelijk worden gesteld, maar je kunt wel te maken krijgen met ketenaansprakelijkheid.

BTVerlegging

Inlenersaansprakelijkheid geldt voor zowel loonheffingen als btw. In bepaalde situaties kan de btw verplicht van de uitlener naar de inlener worden verlegd. In dat geval is de inlener verantwoordelijk voor de btw-afdracht en kan deze tegelijkertijd als voorbelasting in aftrek worden gebracht, zolang er sprake is van belaste prestaties.

De verplichte verleggingsregeling bij het uitlenen van personeel geldt voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen binnen de sectoren bouw, scheepsbouw, schoonmaak en hoveniers.

Tip! Het is vaak niet eenvoudig om vast te stellen of de verleggingsregeling van toepassing is. Bij twijfels kun je altijd contact opnemen met een van onze adviseurs.

Let op! Als een uitlener onterecht geen verleggingsregeling toepast en btw op jouw factuur berekent, kun je deze btw niet als voorbelasting aftrekken. Wees daarom alert op de toepasselijkheid van de verleggingsregeling en vraag jouw uitlener deze toe te passen.

Aansprakelijkheid van inlener

Als inlener kun je door de Belastingdienst aansprakelijk worden gehouden wanneer de uitlener of doorlener bepaalde belastingen en premies niet betaalt:

• Loonheffingen (inclusief loonbelasting, premies voor volksverzekeringen, premies voor werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet)
• Btw

Je kunt jouw aansprakelijkheid beperken door verschillende maatregelen te nemen, zoals het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, zorgdragen voor de juiste registratie en inzetten van een G-rekening, eventueel gecombineerd met het gebruik van de disculpatiemogelijkheid voor gecertificeerde uitleners.

Verklaring betalingsgedrag

Een uitlener kan de Belastingdienst regelmatig (bijvoorbeeld per kwartaal) vragen om te bevestigen dat alle loonheffingen en btw zijn betaald. Deze verklaring geeft jou als inlener inzicht in de risico's die je loopt, maar biedt geen vrijwaring.

Tip! Als jouw uitlener alles op orde heeft, ontvangt hij van de Belastingdienst een zogenaamde ‘schone verklaring’. Mocht jouw uitlener geen schone verklaring kunnen overleggen, dan kan er iets aan de hand zijn. Vraag naar de reden zodat je, eventueel samen met ons, het risico beter kunt inschatten.

Registratie gegevens

Het komt vaak voor dat de Belastingdienst de loonheffingen waarvoor je als inlener aansprakelijk bent, heeft vastgesteld met het anoniementarief. Deze aansprakelijkheid kan worden verminderd indien je de identiteit en het loon van elk ingeleend personeelslid en per werk kunt aantonen. Ook moet je kunnen bewijzen dat het ingeleende personeel beschikt over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning. Je voldoet aan deze voorwaarden door de volgende gegevens van elk ingeleend personeelslid vast te leggen (bijvoorbeeld aan de hand van het getoonde ID-bewijs):

• NAW-gegevens, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN)
• Nationaliteit
• Type identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
• Aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning
• Overzicht van gewerkte uren (per dag)
• Verblijfsgegevens (indien niet woonadres)
• Toelichting op de werkzaamheden (periode en aard)
• Gewerkte uren

Tip! Een voorbeeld van de vastlegging van persoonsgegevens en gewerkte uren vind je hier.

Let op! Het maken en bewaren van een kopie van het ID-bewijs is niet toegestaan, behalve voor ingeleende werknemers uit landen buiten de EER en Zwitserland. In dat geval is een kopie van het identiteitsbewijs en een kopie van de werk- en verblijfsvergunning verplicht. Bewaar deze kopie minstens vijf jaar na beëindiging van het werk, anders riskeer je een boete en toepassing van het anoniementarief.

Laat je een buitenlandse werknemer zonder vereiste tewerkstellingsvergunning werken, dan loop je vanaf februari 2025 het risico op een boete van maximaal € 11.250 per vreemdeling. Bij herhaalde overtredingen kan deze boete oplopen met 50, 100 of 200%. In gevallen van ernstige benadeling (zoals zeer laag loon, slapen op de werkplek, ingenomen bankpassen of reisdocumenten) kan de Arbeidsinspectie een bedrijf preventief stilleggen.

Storting op G-rekening

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener of doorlener waarop de Belastingdienst een voorrecht heeft. Beroepsmatige uitleners komen in aanmerking voor zo’n rekening.

Je kunt jouw aansprakelijkheid beperken door een deel van de factuur, dat voor loonheffingen en btw bestemd is, op deze G-rekening te storten. Vermeld in de omschrijving van de storting het factuurnummer en eventuele identificatiegegevens. De factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen, inclusief het nummer of kenmerk van de overeenkomst, de periode en een beschrijving van de werkzaamheden.

Daarnaast moet je zowel de betalingen als de geregistreerde gegevens, zoals persoonlijke gegevens van ingeleend personeel en manuren, uit jouw administratie kunnen opvragen en tonen. Wanneer je aan deze voorwaarden voldoet, word je als inlener voor het gestorte bedrag op de G-rekening niet meer aansprakelijk gesteld. Echter, je kunt nog steeds aansprakelijk zijn voor een eventueel restbedrag indien de loonheffingen of btw hoger uitvallen dan jouw storting.

Gecertificeerde uitleners

Als inlener kun je gebruik maken van de disculpatieregeling. Dit betekent dat je niet aansprakelijk bent, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener onvoldoende loonheffingen of btw heeft afgedragen, zolang het niet aan jou te wijten is. De rechtmatigheid van disculpatie wordt per individuele situatie beoordeeld, afhankelijk van de feiten. Dit kan het geval zijn bijvoorbeeld bij een faillissement van de uitlener of bij uitzonderlijke weeromstandigheden.

Voor SNA-gecertificeerde bedrijven bestaat altijd recht op disculpatie. Je moet wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

• De uitlener voldoet aan de NEN 4400-1 of NEN 4400-2 norm en staat geregistreerd bij de Stichting Normering Arbeid (SNA). Op de SNA-website (www.normeringarbeid.nl) kun je controleren welke bedrijven aan deze normen voldoen.
• Je stort 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de G-rekening van de uitlener. Bij toepassing van de verleggingsregeling depositie je 20%.
• De factuur voldoet aan de wettelijke vereisten en bevat het nummer of kenmerk van de overeenkomst, tijdvak en beschrijving van het werk.
• Bij betaling vermeld je het factuurnummer en andere identificatiegegevens van de factuur.
• Je administratie bevat direct de gegevens van de inlening, de manurenregistratie en betalingsinformatie.
• Je moet de controle op de identiteit van de ingeleende medewerkers kunnen aantonen door middel van bovenstaande registraties, inclusief het bekende BSN en geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.

Enkele grote beursgenoteerde uitzendbedrijven hebben zekerheid gesteld voor de betaling van hun loonheffingen en btw. Wanneer je personeel huurt van zo’n uitzendbedrijf, hoef je voor vrijwaring niet 25% van het factuurbedrag op de G-rekening te storten. De Belastingdienst geeft jaarlijks een verklaring aan dergelijke uitzendondernemingen. Als jouw uitlener beschikt over zo’n (geldige) verklaring, kun je het volledige factuurbedrag betalen aan de uitzendonderneming, en toch gebruik maken van de disculpatieregeling.

Het kabinet wil overigens werken naar een verplicht toelatingsstelsel. Dit wetsvoorstel beoogt de invoering van een publiek toelatingsstelsel voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Uitleners mogen vanaf de inwerkingtreding van de wet alleen arbeidskrachten ter beschikking stellen als ze door de minister van SZW zijn toegelaten. Deze wet was oorspronkelijk gepland voor 2026, maar is uitgesteld.

Waadi-check

Elke ondernemer die personeel uitleent is verplicht dit bij de Kamer van Koophandel (KvK) te registreren. Bedrijven die bedrijfsmatig personeel uitlenen (zoals uitzendbureaus) moeten ‘ter beschikking stellen van arbeidskrachten’ aangeven in hun bedrijfsactiviteiten. Ondernemers die niet-bedrijfsmatig personeel uitlenen (bijvoorbeeld een aannemer die tijdelijk personeel aan een collega-aannemer uitleent) hebben alleen een meldingsplicht bij de KvK. Controleer altijd of een uitlener correct bij de KvK geregistreerd staat voordat je samenwerkt. Via waadicheck.nl kun je nagaan of er zaken gedaan wordt met een geregistreerd uitzendbureau.

Let op! Wanneer je personeel inhuurt van een ondernemer zonder registratie bij de KvK, riskeer je een hoge boete van minimaal € 8.000 (bij minder dan tien ingeleende werknemers) tot € 96.000 (derde overtreding bij dertig of meer ingeleende werknemers). De uitlener kan een zelfde boete ondervinden.

Deze regel geldt niet voor eenmansbedrijven: een zzp’er zonder eigen bv hoeft zich niet als uitzendonderneming te registreren bij de KvK. Als je een dga inhuurt (die samen met zijn echtgenoot minstens 90% van de aandelen in zijn bv bezit), is de boete voor zowel de bv als de inlener voorlopig nihil.

Let op! Zelfs als jouw uitlener correct is geregistreerd bij de KvK, levert dit geen vrijwaring op voor inlenersaansprakelijkheid.

Tip! Als een uitzendbureau NEN-gecertificeerd is, controleert de certificerende instelling of er een Waadi-registratie is. Controle door jou is dan niet meer nodig.

Wet aanpak schijnconstructies

De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) heeft als doel om uitbuiting en onderbetaling van werknemers tegen te gaan, evenals oneerlijke concurrentie. De WAS bevat onder andere de verplichte girale betaling van het minimumloon, verplichte specificatie van kostenvergoeding die onderdeel zijn van het loon, en het verbod op inhoudingen en verrekeningen die het netto equivalent van het minimumloon verminderen. Tevens kan een ingeleende werknemer jou (als inlener) hoofdelijk aansprakelijk stellen als de uitlener het verplichte minimum- of cao-loon niet volledig aan de werknemer betaalt.

Let op! Dit betreft een ketenaansprakelijkheid. Dit betekent dat een ingeleende kracht ook de ervolgende doorlener aansprakelijk kan stellen, totdat de keten is doorbroken.

De rechter beoordeelt of jij als inlener verantwoordelijk bent voor het betalen van het achterstallige loon. Je kunt verschillende maatregelen nemen om het risico van aansprakelijkheid te verminderen. Controleer bijvoorbeeld of je samenwerkt met betrouwbare bedrijven. Dit kan onder andere door inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel en bij de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl) en het tijdig betalen van loonheffing (de verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst). Beoordeel ook of de prijs eerlijk is en zorg voor een goed contract met duidelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden en omstandigheden.

Stel bovendien verplichting op om deze voorwaarden ook te laten gelden voor bedrijven verder in de keten. Neem actie zodra je signalen ontvangt dat de uitlener zich niet aan zijn verplichtingen houdt. Doe onderzoek, spreek de uitlener aan en verbreek indien nodig de samenwerking.

Let op! De genomen maatregelen bieden geen vrijwaring, maar een rechter kan eerder geneigd zijn om je niet aansprakelijk te stellen. Blijf echter altijd alert en grijp in als je vermoedt dat de uitlener zijn werknemers niet naar behoren betaalt.

De ketenaansprakelijkheid geldt alleen voor opdrachtgevers die handelen binnen het kader van een beroep of bedrijf. Particulieren komen in deze situatie niet in aanmerking voor aansprakelijkheid.

Wet arbeidsmarkt in balans

Payrollkrachten zijn werknemers die door of in opdracht van de inlener zijn geselecteerd en exclusief voor de inlener werken, maar in dienst zijn bij een derde (het payrollbedrijf). Voor payrollkrachten gelden sinds 2020 minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als voor de eigen werknemers van de inlener. Deze voorwaarden omvatten cao-voorwaarden, bedrijfseigen regelingen en gangbare arbeidsvoorwaarden in de branche. Sinds 2021 hebben payrollkrachten recht op een adequate pensioenregeling. Dit kan de pensioenregeling van de inlener zijn of een eigen, adequate regeling van de uitlener. Indien het payrollbedrijf aan deze eisen niet voldoet, kunnen zowel de Arbeidsinspectie als de payrollkracht ingrijpen. In het Besluit Adequate pensioenregeling payrollwerknemers, dat vanaf 1 januari 2021 van kracht is, worden de vereisten uiteengezet waar een dergelijke regeling aan moet voldoen. De werkgever moet een pensioenvoorziening treffen voor ouderdoms- en nabestaandenpensioen, zonder wacht- of drempeltijd en met een werkgeversbijdrage van 15% van de pensioengrondslag (percentage voor 2025). Dit percentage is gelijk aan de gemiddelde werkgeversbijdrage in Nederland en wordt jaarlijks aangepast.

Melding buitenlandse uitzendondernemer

Als een buitenlandse uitzendorganisatie uit de Europese Economische Ruimte of Zwitserland in Nederland uitzendkrachten ter beschikking stelt, geldt sinds 1 maart 2020 een digitale meldingsplicht via postedworkers.nl. Deze melding is bedoeld om te waarborgen dat deze uitzendkrachten niet lager betaald worden dan gebruikelijk in Nederland. Als inlener moet je de melding controleren en eventuele fouten doorgeven. Voldoet het uitzendbureau of de inlener niet aan hun verantwoordelijkheden? Dan loopt deze partij het risico op een boete. Zowel de betrokken dienstverlener als de opdrachtgever in Nederland en eventuele intermediairs kunnen beboet worden. De boete varieert afhankelijk van de overtreding en ligt exclusief verhoging tussen € 750 en € 8.000 per overtreding. Op de site postedworkers.nl vind je veel informatie over deze regeling.

Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten

Vanaf 1 januari 2027 gaat de wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) in werking. Dit betekent dat er een toelatingsstelsel, oftewel vergunningensysteem, geïmplementeerd wordt. Bedrijven die werknemers willen blijven uitlenen, moeten zich vóór deze datum aanmelden bij de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Uitleners moeten voor toegang een VOG indienen en een waarborgsom van € 100.000 overmaken. Ook moeten ze aantonen dat ze voldoen aan bestaande wet- en regelgeving, zoals het uitbetalen van het wettelijk minimumloon. Alleen onder deze voorwaarden kunnen ze toelating krijgen om arbeidskrachten uit te lenen.

De uitvoering van de wet ligt bij de NAU, die oordeelt over de toelating van uitleners. Daarnaast verzamelt de NAU signalen uit de markt en adviseert over verbeteringen. De NAU wijst ook inspectie-instellingen aan die controleren of uitleners voldoen aan alle wet- en regelgeving. In 2026 start de NAU met haar eerste activiteiten, zoals het aanwijzen van inspectie-instellingen en het openen van een aanmeldloket voor uitleners.

Vanaf 1 januari 2028 zal de Nederlandse arbeidsinspectie handhaven. Uitleners die zonder toelating actief zijn op de arbeidsmarkt, kunnen een boete krijgen. De Nederlandse Arbeidsinspectie heeft extra personeel ingeschakeld om de pakkans te vergroten. Verder zijn er op diverse plekken hulppunten opgericht om arbeidsmigranten met vragen of problemen te ondersteunen. In de komende periode komen er nog meer hulppunten bij.

Let op! De genoemde boete geldt ook voor inleners die gebruikmaken van uitzendbureaus zonder vergunning.

Tot slot

De inlenersaansprakelijkheid kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor jouw onderneming. In deze advieswijzer hebben we de verschillende mogelijkheden besproken om jouw aansprakelijkheid zo veel mogelijk te beperken. Neem voor verdere vragen contact met ons op.

Disclaimer
Ondanks zorgvuldige opstelling van deze advieswijzer, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of eventuele onjuistheden. Vanwege de algemene aard van deze advieswijzer is deze niet bedoeld om alle informatie te bieden die noodzakelijk is voor het maken van financiële beslissingen.