De regels op een rij

Als je iets aan je werknemer geeft, vergoedt of ter beschikking stelt, wordt dit gezien als loon volgens de Werkkostenregeling (WKR). Er zijn echter uitzonderingen. Vrijgestelde aanspraken zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden) vormen geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten, waarbij je als werkgever de kosten vergoedt die je werknemer voorschiet voor zaken die:

• tot het vermogen van je bedrijf horen (bijvoorbeeld tanken met de auto van de zaak en de benzinekosten voorschieten);
• specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld het kopen van een fles wijn voor een klant en deze kosten vergoeden).

Ook verstrekkingen waarvoor je werknemer ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit je eigen bedrijf, op voorwaarde dat je werknemer minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Let op! De normale verkoopwaarde van het product inclusief btw is bepalend voor de berekening van het te nemen bedrag. Zorg dus dat je het dossier op orde hebt en bijvoorbeeld aan de hand van offertes of advertenties kunt aantonen wat de normale verkoopwaarde is.

Let op! Om de WKR toe te passen, moeten vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden aangewezen. Dit betekent in de praktijk dat ze moeten worden opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt van wat je werknemers hebben ontvangen en hoe je deze voordelen behandelt volgens de WKR.

Vrije ruimte

Binnen de WKR mag je in 2022 een budget van 1,7% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan onbenoemde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je werknemers. 

Tip! Vanaf 2023 wordt de vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom verhoogd naar 3%. Voor het gedeelte van de loonsom dat hoger is, blijft 1,18% van toepassing.

Dit budget wordt de 'vrije ruimte' genoemd. Als je meer geeft dan in de vrije ruimte past, betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die je als werkgever draagt en niet je werknemers.

Tip! Over het bedrag dat onderhevig is aan de eindheffing van 80%, hoef je geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen. Ook hoef je geen rekening te houden met Zvw.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen

Sommige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch belastingvrij worden gegeven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen worden gerichte vrijstellingen genoemd. Ze omvatten onder andere vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal € 0,19 per kilometer in 2022 en € 0,21 in 2023). Ook gereedschappen, computers, internet, een mobiele telefoon en andere noodzakelijke werkgerelateerde zaken vallen onder gerichte vrijstellingen.

Let op! Er wordt alleen voldaan aan 'noodzakelijk voor het werk' als de werknemer geen eigen bijdrage betaalt vanuit het brutoloon, bijvoorbeeld via een cafetariaregeling. Je mag de werknemer wel laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.

Tip! Als je de werknemer een voordeel in de vrije ruimte geeft en de werknemer hiervoor een eigen bijdrage betaalt, hoef je alleen het voordeel minus de eigen bijdrage als voordeel aan te merken. Let op: het voordeel kan niet negatief zijn. Als de waarde lager is dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), moet de waarde voor de WKR toch op nul worden gesteld.

Keuzemogelijkheid

In principe worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van je werknemers als loon belast. Je houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en je betaalt zelf de premies werknemersverzekeringen. Alleen als je ervoor kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kun je de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen. Als de vrije ruimte wordt overschreden, wordt de belastingheffing bij jou gelegd. Je moet deze keuze maken voordat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan je werknemer en je kunt niet meer terugkomen op je keuze, tenzij er sprake is van een fout.

Tip! Gedurende het kalenderjaar gaat de Belastingdienst ervan uit dat je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling in de vrije ruimte hebt aangewezen als je deze niet regulier verloont aan je werknemers. Deze aanname blijft alleen geldig na afloop van het kalenderjaar als de aanwijzing duidelijk blijkt uit je administratie. Er hoeft geen uitdrukkelijke aanwijzing te zijn voor gericht vrijgestelde zaken, zoals een vergoeding voor een opleiding voor het huidige beroep of voor een toekomstig beroep dat haalbaar is.

Tip! De keuze kan ook gedeeltelijk worden gemaakt. Als je je werknemer in 2023 een kilometervergoeding van € 0,29 geeft, kun je belastingvrij slechts € 0,21 per kilometer geven. Je geeft dus € 0,08 per kilometer te veel. Hiervan kun je bijvoorbeeld € 0,04 per kilometer aanwijzen in de vrije ruimte; de andere € 0,04 per kilometer wordt dan gezien als werknemersloon.

Let op! Sommige onderdelen worden verplicht tot werknemersloon gerekend. Deze kun je dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Een voorbeeld hiervan is de auto van de zaak en de dienstwoning, deze horen altijd tot het loon van de werknemer.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets beperkt de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je kunt onderbrengen in de WKR. Dit is een criteria dat inhoudt dat je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet in de WKR kunt onderbrengen als deze meer dan 30% afwijken van wat normaal gesproken wordt vergoed of verstrekt. Voor gericht vrijgestelde zaken mag je ervan uitgaan dat dit gebruikelijk is en geldt de toets alleen voor de vrije ruimte en de eindheffing.

Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet gebruikelijk zijn, het moet ook gebruikelijk zijn dat je werknemer dit belastingvrij van je ontvangt en dat jij de belasting via de eindheffing op je neemt. Het is bijvoorbeeld niet gebruikelijk om als werkgever de belasting over het maandloon van je werknemers te betalen.

Tip! Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen boven deze € 2.400 al snel als ongebruikelijk beschouwt. Uit een uitspraak van de Hoge Raad in november 2021 blijkt dat de Belastingdienst haar standpunt kan onderbouwen met informatie over hoe andere belastingplichtigen omgaan met vergelijkbare zaken.

Let op! De Belastingdienst vindt dat een vergoeding of verstrekking 'redelijk' moet zijn. Zo acht de Belastingdienst het bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding van stagiaires wordt gezien als vrije ruimte/eindheffing. Dit standpunt is niet bevestigd door wet- en regelgeving of jurisprudentie. Als je echter gedoe wilt voorkomen, is het handig hiermee rekening te houden.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Voor bepaalde faciliteiten die voornamelijk op de werkplek worden gebruikt, zoals werkkleding die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op! De 'werkplek' is de plaats waar de werknemer werk verricht en waarop de arbowetgeving van toepassing is voor de werkgever. De werkplek in de eigen woning van een werknemer valt hier niet onder, behalve voor arbovoorzieningen. Een zelfstandig deel van de eigen woning met eigen ingang en sanitair kan onder bepaalde voorwaarden weer wel als werkplek worden beschouwd.

Let op! Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek in de eigen woning van een werknemer niet op nihil gewaardeerd mogen worden. Je kunt wel gebruikmaken van gerichte vrijstellingen voor gereedschap, computers en andere zaken en de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, zoals een goede stoel. Ook intermediaire kosten (zoals postzegels) kun je belastingvrij verstrekken. Je moet wel kunnen bewijzen hoeveel zakelijk gebruik er wordt gemaakt! Vanaf 2022 kun je ook gebruikmaken van een nieuwe gerichte vrijstelling voor de thuiswerkplek van € 2 per thuiswerkdag (€ 2,15 per 2023). Let er wel op dat deze niet op dezelfde dagen mag worden gegeven als reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer.

Als er sprake is van een werkplek in een zelfstandig deel van de eigen woning, gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen. Dit betekent dus ook dat voorzieningen die normaal op een werkplek aanwezig zijn, op nihil gewaardeerd mogen worden voor de WKR. Denk bijvoorbeeld aan kleine consumpties of de inrichting van de werkplek.

Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder een van de andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt als extra eis dat ze minimaal 90% zakelijk gebruikt worden.

Normbedragen

Er zijn verschillende normbedragen voor loon in natura. Hierbij kun je denken aan huisvesting voor een behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking, zoals een werknemer zonder eigen woning die op de werkplek woont, zodat hij ook slaapdiensten kan draaien (€ 6,10 in 2023 en € 5,75 in 2022 per dag), maaltijden op de werkplek (€ 3,55 in 2023 en € 3,35 in 2022) en kinderopvang op de werkplek (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR is van toepassing per werkgever. Dit verandert als de concernregeling kan worden toegepast. Met deze regeling is het mogelijk om de vrije ruimtes binnen één concern samen te voegen. De concernregeling kan bijvoorbeeld worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een geheel jaar voor minimaal 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij(en).

Let op! In de aangifte WKR over 2022 kan de concernregeling nadelig zijn! Het iets hogere (0,58%) vrije ruimtepercentage over de eerste € 400.000 fiscale loonsom geldt namelijk maar één keer! Als de verschillende werkgevers afzonderlijk aangifte doen, kan elk van hen dit verhoogde percentage toepassen. In 2023 zal dit effect nog sterker gelden vanwege het hogere percentage vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom.

Vaste kostenvergoeding

Ook onder de WKR is het mogelijk om een vaste kostenvergoeding te geven. Je moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen voor overige posten worden gezien als loon. Deze kun je onderbrengen in de WKR. Voor zover beschikbaar, kun je gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kun je alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als je de vergoeding vooraf onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.

Jaarlijkse afrekening

Bij overschrijding van de vrije ruimte vindt een eindheffing van 80% plaats. Deze eindheffing moet voor het jaar 2022 worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak van dat jaar, die bij een maandaangifte uiterlijk eind maart 2023 moet worden ingediend en afgedragen. 

Let op! Als de inhoudingsplicht eindigt, moet er niet worden gewacht tot de aangifte in maart van het volgende jaar om af te rekenen, maar moet er worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.

Je totale bedrag aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uit je administratie blijken. Houd er rekening mee dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer, dus de marktwaarde (inclusief btw). Dit kan de inkoopprijs zijn als je onder dezelfde voorwaarden hebt ingekocht als een particulier. Vaak wordt de administratie exclusief btw geboekt. Als je van de inkoopprijs uitgaat, vergeet dan niet de btw toe te voegen voor de waardering van de verstrekkingen of terbeschikkingstellingen.

Tip! Je kunt met de Belastingdienst afspreken dat je een gemiddelde btw-druk hanteert voor de WKR, gebaseerd op verschillende posten in de vrije ruimte.

Tot slot

De WKR is voor veel werkgevers in het mkb nog lastig te begrijpen. Als je vragen hebt over de toepassing van de diverse WKR-regels voor jouw onderneming, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Disclaimer
Hoewel de uiterste zorg is nagestreefd bij het samenstellen van deze advieswijzer, aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het algemene karakter van deze advieswijzer, is deze niet bedoeld als volledige informatie voor het nemen van financiële beslissingen.