Gerichte Vrijstelling van Verblijfskosten

Je kunt de verblijfskosten van jouw werknemer belastingvrij vergoeden als deze persoon een tijdelijk verblijf heeft. Dit is enkel mogelijk als je werknemer een zogenaamde ambulante werknemer is. Dit houdt in dat je werknemer regelmatig verschillende locaties bezoekt of één keer per week, gedurende maximaal 20 dagen, naar dezelfde locatie reist.

Let op! Als een werknemer meer dan 20 dagen naar dezelfde locatie reist, maar met onderbrekingen, loopt de referentieperiode gewoon door, zelfs bij incidentele onderbrekingen. Bij langere onderbrekingen begint er echter een nieuwe referentieperiode. Neem contact met ons op om te bepalen of een nieuwe referentieperiode van toepassing is na een onderbreking.

Niet alleen ambulante werknemers komen in aanmerking voor gericht vrijgestelde tijdelijke verblijfskosten. Je kunt ook werknemers die om zakelijke redenen nog niet op de werkplek wonen, deze vergoedingen aanbieden. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij tijdelijke projecten of wanneer de werknemer zich in de proeftijd bevindt.

Ambtenaren op Dienstreis

Je mag de tijdelijke verblijfskosten voor jouw werknemers op dezelfde manier vergoeden als de onbelaste verblijfskostenvergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. Dit geldt voor werknemers die onder vergelijkbare omstandigheden werkzaam zijn. Zorg ervoor dat je dezelfde vergoedingen toekent als die in de cao Rijk, inclusief de voorwaarden zoals minimale verblijfsduur en de hoogte van de vergoedingen.

Let op! Deze regeling is in 2024 aangescherpt. Voorheen volstond het om vergelijkbare voorwaarden toe te passen. Als je vóór 2024 al een regeling had, mocht je deze voortzetten in 2024, maar vanaf 2025 moet je voldoen aan de nieuwe voorwaarden.

Vrijgestelde Bedragen Binnenlandse Dienstreizen 2025

Voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen gelden in 2025 de volgende vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen:

Let op! Zorg ervoor dat je aansluit bij deze bedragen en dat je dezelfde voorwaarden toepast zoals vermeld in onderdeel 10.2 van de cao Rijk.

Uit de voorwaarden blijkt dat een ambtenaar geen betaalbewijzen hoeft in te dienen voor de eerder genoemde uitgaven bij het declareren van de dienstreis. Je kunt deze kosten daarom ook aan jouw werknemer vergoeden zonder dat er facturen of betaalbewijzen worden overgelegd. Wel moet het duidelijk zijn dat de werknemer inderdaad voor werkdoeleinden heeft gereisd en overnacht.

Let op! De bedragen in de cao Rijk zijn leidend. Als de vergoeding op basis van deze cao hoger is dan het gericht vrijgestelde bedrag, wordt het hogere bedrag als individueel loon aangemerkt. Je kunt ervoor kiezen het meerdere in de vrije ruimte te aanwijzen. Echter, als je de vrije ruimte overschrijdt in een jaar, ben je verplicht 80% eindheffing te betalen.

Buitenlandse Dienstreizen 2025

Voor buitenlandse dienstreizen dien je ook aangesloten te zijn bij de voorwaarden en bedragen zoals vermeld in de cao Rijk (zie onderdeel 10.3 van de cao Rijk). De bedragen voor buitenlandse dienstreizen zijn afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats en een overzicht hiervan kun je vinden in bijlage 6 van de cao Rijk.

Tip! Wil je voor jouw werknemers de verblijfskostenvergoedingen van ambtenaren op buitenlandse dienstreizen toepassen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.