De Belastingdienst legt uit hoe de vergoeding van een mobiele telefoon in de praktijk werkt aan de hand van een voorbeeldsituatie.

Noodzakelijke voorzieningen

Werkgevers kunnen onder bepaalde voorwaarden een gerichte vrijstelling krijgen voor noodzakelijke voorzieningen. Dit betekent dat ze deze voorzieningen onbelast aan hun werknemers kunnen vergoeden of verstrekken. De vrijstelling geldt bijvoorbeeld voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en andere apparatuur die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Om in aanmerking te komen voor de vrijstelling, moet de werkgever kunnen aantonen dat genoemde zaken redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de functie. Daarnaast moet de werknemer de zaken teruggeven of de restwaarde vergoeden als deze niet langer nodig zijn voor het werk, bijvoorbeeld bij het verlaten van de dienstbetrekking. Bovendien mogen de zaken niet onderdeel zijn van een cafetariaregeling.

Cafetariaregeling

Als een werkgever een cafetariaregeling hanteert, kunnen bepaalde zaken worden aangeboden in ruil voor een deel van het brutoloon van de werknemer. Wanneer een werkgever zo'n regeling toepast voor een noodzakelijke voorziening, geldt de gerichte vrijstelling niet.

Luxere uitvoering mobiele telefoon

In het voorbeeld van de Belastingdienst wil een werkgever een mobiele telefoon ter waarde van € 600 vergoeden aan een werknemer. Deze mobiele telefoon is in principe een noodzakelijke voorziening waarop de gerichte vrijstelling van toepassing kan zijn. De werknemer besluit echter om een luxere uitvoering te kiezen en legt € 400 bij vanuit zijn brutoloon. De werkgever behandelt de telefoon als eindheffingsloon. De vraag is nu of het uitruilen van het brutoloon de toepassing van de gerichte vrijstelling verhindert.

Vrijgesteld of niet?

Uit het voorbeeld blijkt dat dit niet het geval is. De gerichte vrijstelling is namelijk wel van toepassing op de vergoeding van € 600, op voorwaarde dat aan de andere twee voorwaarden voor de vrijstelling wordt voldaan. Het uitgeruilde bedrag van € 400 valt buiten de gerichte vrijstelling.

Vrije ruimte

De extra kosten van € 400 vallen niet onder de gerichte vrijstelling, maar kunnen wel worden aangewezen binnen de vrije ruimte. Het is echter vereist dat dit gebruikelijk is. Als er geen vrije ruimte meer beschikbaar is, moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het bedrag van € 400.