Tijdelijk verblijf voor werknemers

Als je kosten voor logies belastingvrij wilt vergoeden aan je werknemer, moet er sprake zijn van tijdelijk verblijf. Jouw werknemer is een zogenaamde ambulante werknemer. Dit betekent dat ze regelmatig onderweg zijn naar verschillende adressen, bijvoorbeeld als vertegenwoordiger. Daarnaast wordt er ook gesproken van een ambulante werknemer als de werknemer minstens 1 dag per week heen en weer reist naar dezelfde werkplek op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium). Ook kan dit gelden als de werknemer nog niet in de buurt van de werkplek woont om zakelijke redenen, zoals het ontbreken van een vaste aanstelling.

Gelijke regeling voor werknemers en ambtenaren

Volgens de cao Rijk hebben ambtenaren die op dienstreis gaan een aparte regeling voor vergoeding van logieskosten. Jij mag deze regeling ook toepassen op jouw werknemers, als zij zich in vergelijkbare omstandigheden bevinden als ambtenaren op dienstreis. Hierbij is het niet nodig om bonnen te hebben als bewijs, maar je moet wel aannemelijk kunnen maken dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt.

Let op! Eerdere versies van het Handboek Loonheffingen vermeldden dat alleen de hoogte van de kosten van belang was. Dit is echter veranderd per 2024. Nu moet je zowel voor de hoogte van de vergoedingen als voor de overige voorwaarden aansluiten bij de afspraken uit de cao Rijk. Voor bestaande situaties geldt deze nieuwe eis vanaf 2025.

Onbelaste kostenvergoeding voor logies binnenland

Volgens de cao Rijk kun je je werknemer bij een binnenlandse dienstreis een onbelaste kostenvergoeding voor logies geven van maximaal € 140,57 (2024) per nacht.

Onbelaste kostenvergoeding voor logies buitenland

Voor buitenlandse dienstreizen gelden andere bedragen, afhankelijk van het land waar het verblijf plaatsvindt. Zo is het bedrag voor Curaçao bijvoorbeeld € 175 (2024) en voor Luxemburg € 275 (2024). Het bedrag kan ook verschillen per plaats in een land. Hier vind je een overzicht van alle bedragen in de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen.

Let op! Je moet kunnen aantonen dat de buitenlandse overnachtingen hebben plaatsgevonden. Als dat niet lukt, mag je geen onbelaste vergoedingen geven voor de overnachtingen en mag je alleen een beperkte belaste vergoeding van maximaal € 11,34 per nacht gedurende maximaal vier nachten per reis geven. Als je deze vergoeding niet geeft, wijkt dit af van de voorwaarden die voor ambtenaren gelden. De werknemer kan dan niet worden vergeleken met een ambtenaar qua vergoedingen en de ambtenarenregeling is dan niet van toepassing.

Meer vergoeden?

Als je je werknemer meer vergoedt dan de genoemde vrijgestelde bedragen, moet je het extra bedrag als loon behandelen of aanwijzen als eindheffingsloon. Ook hier geldt dat als je meer vergoedt dan de standaard voor ambtenaren, dit ertoe kan leiden dat de werknemer niet vergelijkbaar is met een ambtenaar en dat de ambtenarenregeling om die reden niet geldt.

Ook voor de dga

De directeur-grootaandeelhouder (dga) komt ook in aanmerking voor een vergoeding voor logies als hij/zij op zakenreis gaat. Uiteraard gelden dezelfde voorwaarden. Let wel op dat bij een controle strenger wordt gekeken naar de zakelijke reden voor de overnachting, om te voorkomen dat privé-uitstapjes als zakenreizen worden beschouwd.

Tip! Kijk voor alle voorwaarden en bedragen in het Handboek Loonheffingen.