Cafetariaregeling: ruil brutoloon voor vergoeding

Met een cafetariaregeling kunnen jij en jouw werknemers afspreken om brutoloon te ruilen voor een vergoeding voor specifieke doeleinden. Als een doel een gerichte vrijstelling heeft voor loonheffingen, dan kan de ruil belastingvrij plaatsvinden en kan de werknemer het volledige geruilde bedrag voor dat doel gebruiken.

Let op! Voor de meeste doelen is er geen gerichte vrijstelling. In dat geval moet je eerst loonheffing inhouden op het geruilde bedrag voordat het voor het doel kan worden gebruikt. Dit betekent dat de werknemer eigenlijk zijn nettoloon ruilt, wat weinig voordelig is.

Belastingvrije ruil via vrije ruimte

Als je het uitgeruilde doel kunt aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, kan de ruil belastingvrij plaatsvinden. In dit geval kan de werknemer dus het volledige brutobedrag gebruiken voor het doel.

Kostenneutrale afspraken maken

Bij aanwijzing als eindheffingsloon in de vrije ruimte is het belastingvrij voor werknemers, maar als werkgever kan je nog tegen belastingproblemen aanlopen. Dit gebeurt wanneer het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen dat je aanwijst in de vrije ruimte hoger is dan het bedrag van jouw vrije ruimte. In dat geval betaal je 80% eindheffing over het overschot.

Tip! De Belastingdienst staat nu toe dat je bij de ruil van brutoloon rekening houdt met deze kosten voor werkgevers. Je kunt dus met je werknemer afspreken om een lager bedrag te ruilen, zodat de ruil kostenneutraal verloopt voor jou als werkgever.

Voorbeeld
In een voorgelegde situatie aan de Belastingdienst wilde een werknemer met een brutomaandloon van € 3.000 € 600 besteden aan het leasen van zonnepanelen via de cafetariaregeling. De werkgever had berekend dat de werknemer € 740 brutoloon moest inleveren om kostenneutraal te zijn voor de werkgever. Door het inleveren van € 740 brutoloon en het ontvangen van een nettovergoeding van € 600, hield de werknemer netto € 171 meer over dan zonder de ruil.

De Belastingdienst had geen bezwaar tegen deze ruil, waarbij de werkgever gecompenseerd werd om kostenneutraal te blijven.

Gebruikelijkheid

In dit voorbeeld wees de werkgever niet meer dan € 2.400 per werknemer aan als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Hierdoor was er geen conflict met het gebruikelijkheidscriterium dat geldt voor aanwijzingen in de vrije ruimte.

Let op! Wil jij ook een cafetariaregeling binnen jouw bedrijf waarin werknemers op eigen initiatief brutoloon kunnen ruilen voor een nettovergoeding zonder kostenstijging voor jou als werkgever? Neem dan contact op met een van onze adviseurs. Samen kunnen we de mogelijkheden bekijken.