Ben je een ondernemer met een eenmanszaak, vof of maatschap en wil je meer weten over de fiscale regels met betrekking tot je werkruimte? In deze advieswijzer worden de verschillende regels behandeld.

Kwalificerende werkruimte

Om te bepalen of je werkruimte fiscaal kwalificeert, moet je voldoen aan het zelfstandigheids- en het inkomenscriterium.

Zelfstandigheidscriterium

Je werkruimte voldoet aan het zelfstandigheidscriterium als deze duidelijk te herkennen is als een zelfstandige ruimte. Dit houdt in dat de werkruimte een eigen ingang en eigen sanitair moet hebben. Kortom, de werkruimte zou ook aan een derde verhuurd kunnen worden.

Let op! Een werkplek in een woon-, slaap- of zolderkamer wordt niet beschouwd als een kwalificerende werkruimte. Een garage die is omgebouwd tot kantoor, met een eigen ingang en sanitair, kan wel als kwalificerende werkruimte worden beschouwd.

Inkomenscriterium

Je werkruimte voldoet aan het inkomenscriterium als je voor een groot deel van je inkomen in of vanuit deze ruimte verdient. Als dit je enige werkruimte is, moet je ten minste 30% van je inkomen in de ruimte verdienen en ten minste 70% in of vanuit de ruimte verdienen. Heb je nog een andere werkruimte buiten je woning, dan moet je ten minste 70% van je inkomen in de werkruimte verdienen.

Ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Voor ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap is het nodig om onderscheid te maken tussen zaken die wel en niet voor de onderneming worden gebruikt, omdat de werkruimte eigendom is van de eigenaar en niet van de onderneming. Dit noemen we vermogensetikettering.

Let op! Of de werkruimte als ondernemingsvermogen wordt beschouwd, hangt af van of deze juridisch of bouwkundig te scheiden is van de woning. Als dit niet het geval is, kun je ervoor kiezen om de gehele woning, inclusief de werkruimte, als ondernemingsvermogen aan te merken als ten minste 10% van de woning bestemd was voor gebruik ten behoeve van de onderneming. In andere gevallen wordt de werkruimte als privévermogen beschouwd. De fiscale behandeling van je werkruimte hangt af van de manier waarop deze is geëtiketteerd, ofwel als privévermogen of als ondernemingsvermogen.

Je kunt er ook voor kiezen om de hele woning als ondernemingsvermogen aan te merken, zelfs als minder dan 10% ervan wordt gebruikt voor de onderneming, mits je kunt aantonen dat de woning van belang is voor de onderneming. Bijvoorbeeld omdat je de woning en het bedrijf samen hebt gekocht, omdat je vanuit de woning toezicht kunt houden op het bedrijf, of omdat er een gemeenschappelijke toegangsweg is.

Woning is privévermogen

Voor een niet-kwalificerende werkruimte kunnen de kosten niet worden afgetrokken van de winst. Op deze werkruimte is de eigenwoningregeling van toepassing.

Let op! De kosten van inrichting, zoals een bureau, zijn ook niet aftrekbaar van de winst. Als er sprake is van zakelijk gebruik, kun je echter wel recht hebben op investeringsaftrek en kun je de btw terugvragen als je zelf btw-belaste prestaties verricht.

Voor een kwalificerende werkruimte is de eigenwoningregeling niet van toepassing. Hierdoor tellen de waarde van de werkruimte en het deel van de (hypothecaire) lening dat ermee samenhangt niet mee bij de bepaling van het eigenwoningforfait. De kosten van de werkruimte kunnen worden afgetrokken van de winst. Let op, deze aftrek is beperkt tot het voordeel dat je moet aangeven voor de werkruimte in box 3. Dit voordeel is een percentage van de WOZ-waarde van je werkruimte. Voor 2023 is dit percentage vastgesteld op 6,17%.

Daarnaast kun je de kosten die normaliter voor rekening van een huurder zouden komen (huurderslasten), zoals energiekosten, inboedelverzekering en klein onderhoud, aftrekken. Ook nu zijn de inrichtingskosten niet aftrekbaar, maar kun je wel recht hebben op investeringsaftrek en kun je de btw terugvragen.

Woning is ondernemingsvermogen

Als de werkruimte als ondernemingsvermogen is geëtiketteerd, kun je de kosten aftrekken van de winst. De werkruimte valt dan niet onder de eigenwoningregeling, maar wordt belast als onderdeel van de winst uit onderneming. Dit betekent dat de waarde van de werkruimte niet wordt meegenomen bij de bepaling van het eigenwoningforfait en dat eventuele winst bij verkoop belast is.

Als je de gehele woning (inclusief de werkruimte) als ondernemingsvermogen hebt aangemerkt, kun je alle kosten aftrekken van de winst, met uitzondering van huurderslasten met betrekking tot het woongedeelte. Voor het privégebruik van je woning moet je echter wel een bijtelling doen, die is gebaseerd op een bepaald percentage van de WOZ-waarde. Dit percentage is voor de meeste woningen in 2023 vastgesteld op 1,2%. Voor een niet-kwalificerende werkruimte moet je de WOZ-waarde van de gehele woning hanteren, terwijl je voor een kwalificerende werkruimte de WOZ-waarde van de woning exclusief de werkruimte moet hanteren. Bij vermogensetikettering waarbij een deel van de woning privévermogen is en een ander deel ondernemingsvermogen, geldt de bijtelling niet voor een kwalificerende werkruimte.

Werkruimte in huurwoning

Als je een werkruimte hebt in een huurwoning, kun je een gedeelte van de huur en de huurderslasten aftrekken als het om een kwalificerende werkruimte gaat.

Niet-kwalificerende werkruimte

Met ingang van 1 januari 2017 kun je geen aftrek meer krijgen voor een niet-kwalificerende werkruimte als je het huurrecht als ondernemingsvermogen hebt geëtiketteerd.
Dit geldt ook voor bestaande gevallen waarin het huurrecht al vóór 1 januari 2017 als ondernemingsvermogen is aangemerkt. Als het om een kwalificerende werkruimte gaat, kun je ook na 2017 nog steeds aftrek krijgen.

Ondernemers met een bv

Als je onderneemt vanuit een bv, geldt het onderscheid tussen een kwalificerende en een niet-kwalificerende werkruimte ook voor jou.

Kwalificerende werkruimte

De werkruimte valt onder box I (de tbs-regeling) voor jou als dga. Dit betekent dat de vergoeding op zakelijke gronden moet worden bepaald. De vergoeding is voor de bv aftrekbaar van de winst en vormt voor jou, na aftrek van alle aan de werkruimte toe te rekenen kosten, inkomen in box 1. Je kunt echter wel de terbeschikkingstellingsvrijstelling van 12% in aftrek brengen op dit belastbare inkomen.

Op een kwalificerende werkruimte is de eigenwoningregeling niet van toepassing. Dit betekent dat de waarde van de werkruimte en het deel van de hypothecaire lening dat daarmee samenhangt moeten worden opgenomen op de balans van je werkzaamheid in box 1. Je hebt geen last van de beperkingen met betrekking tot renteaftrek, zoals de maximering van de aftrek tot een tarief van 36,97% (2024).

Niet-kwalificerende werkruimte

Een niet-kwalificerende werkruimte valt onder de eigenwoningregeling: het eigenwoningforfait wordt berekend over de gehele woning inclusief de werkruimte. Een eventuele vergoeding voor de werkruimte wordt behandeld als loon. Het is echter mogelijk om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Je bv hoeft dan geen belasting te betalen, zolang het totaal van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet hoger is dan de vrije ruimte. Als deze vrije ruimte wordt overschreden, moet je bv 80% eindheffing betalen over het overtollige bedrag. De loonkosten zijn voor de bv aftrekbaar van de winst.

Btw en ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Voor de btw is het belangrijk of de zaken, zoals een werkruimte, worden gebruikt voor je onderneming en of je hiermee btw-belaste omzet genereert. Als dat het geval is, kun je deze zaken als zakelijk aanmerken voor de btw en de voorbelasting met betrekking tot het zakelijke gebruik aftrekken. Dit kan bijvoorbeeld btw zijn op energie, onderhoud en inrichting.

Btw en ondernemers met een bv

Als je als dga de werkruimte aan je bv verhuurt, is het onzeker of je de btw met betrekking tot deze werkruimte kunt aftrekken. De Belastingdienst gaat er tegenwoordig vanuit dat dit in ieder geval niet mogelijk is voor een niet-zelfstandige werkruimte. Dit standpunt wordt echter bekritiseerd op basis van het 'werkkamer-arrest' van de Hoge Raad. Raadpleeg onze adviseurs om te bespreken of je in een vergelijkbare situatie recht kunt hebben op btw-aftrek.

Tot slot

De fiscale regels met betrekking tot werkruimte zijn erg ingewikkeld. Neem contact met ons op voor advies dat is afgestemd op jouw specifieke situatie.