De Wet Flexibel Werken

Bij hybride werken speelt de Wet Flexibel Werken (Wfw) een cruciale rol. Deze wet geeft jou als werknemer het recht om je werkgever te vragen om wijzigingen in je arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijden. In deze wet zijn relevante definities opgenomen, zoals:

• Arbeidsduur: het aantal uren dat je per week of in een andere overeengekomen periode werkt;
• Arbeidsplaats: elke overeengekomen locatie waar je werkzaamheden verricht;
• Werktijd: de afgesproken tijden op een werkdag of in een andere overeengekomen periode dat je aan het werk bent.

Wijzigingen in Duur, Tijd en Plaats

Voor het aanvragen van aanpassingen in arbeidsduur, plaats of tijd gelden een aantal voorwaarden:

• Je moet, behalve in onvoorziene situaties, minimaal 26 weken in dienst zijn. Hierbij worden aaneengeschakelde periodes van werk, waarin je maximaal zes maanden niet hebt gewerkt, meegeteld;
• Je aanvraag moet minstens twee maanden voor de gewenste aanpassingsdatum schriftelijk bij je werkgever worden ingediend;
• Je verzoek moet onder andere de omvang van de wijziging, de startdatum en de verdeling van uren over de week bevatten;
• Je hoeft het verzoek niet te onderbouwen.

Na je aanvraag moet je werkgever met je in gesprek gaan over je verzoek tot aanpassing. De werkgever moet uiterlijk één maand voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk reageren.

Je kunt, tenzij er onvoorziene omstandigheden zijn, een jaar na de beslissing van de werkgever opnieuw een verzoek indienen. Dit geldt echter niet voor ouders van kinderen tot 8 jaar en mantelzorgers, voor wie andere regels gelden. Bovendien zijn deze wetgeving en voorwaarden ook van toepassing op werkgevers met minder dan 10 medewerkers.

Sinds 2 augustus 2022 zijn er veranderingen doorgevoerd voor medewerkers die:

1. Een kind van acht jaar of jonger hebben;
2. Zorg dragen voor iemand die levensbedreigend ziek is en recht heeft op kortdurend zorgverlof;
3. Zorg dragen voor iemand die ziek of hulpbehoevend is en recht heeft op kortdurend zorgverlof.

Daarnaast kan ook een AOW-gerechtigde werknemer die aan een van deze situaties voldoet, een verzoek indienen voor een wijziging in de arbeidsduur.

Aanpassing van de Arbeidsplaats

Bij een afwijzing van jouw verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats is er minder strengheid. De wet stelt dat je als werknemer recht hebt om te vragen om aanpassing en dat de werkgever moet overwegen. De afwijzing moet wel in overleg met jou plaatsvinden en schriftelijk gemotiveerd worden. Je werkgever kan zijn beslissing heroverwegen bij nieuw opgekomen belangen. Dit vereist ook een gesprek met jou.

Let op! Deze bepalingen over arbeidsplaats, -duur en -tijd zijn niet van toepassing op werkgevers met minder dan tien medewerkers. In sommige cao's kan ook van de wet afgeweken worden. Als jouw cao hier niets over zegt, kan de werkgever in overleg met de ondernemingsraad afwijken van de wet voor maximaal vijf jaar.

Wijzigingen in Arbeidsduur en Werktijd

Een verzoek om een wijziging van de arbeidsduur en/of werktijd kan door de werkgever alleen worden afgewezen om zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Dit is dus een beperkt verlofrecht, waarvoor de drempel hoog ligt.

Verantwoordelijkheden voor Arbeidsomstandigheden

Als werkgever heb je op grond van het Burgerlijk Wetboek en de Arbeidsomstandighedenwet een algemene zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden van je werknemers.

Thuiswerken binnen de Arbowet

Thuiswerken valt onder ‘plaatsonafhankelijke arbeid’, waardoor er een verlicht arboregime van toepassing is. Dit houdt in dat bepaalde verplichtingen, zoals toiletten en ventilatie, niet voor thuiswerken gelden.

Standaarden voor Thuiswerkplekken

Volgens het Arbobesluit gelden de volgende eisen voor een thuiswerkplek:

• De werkruimte moet zo ingericht zijn dat je ergonomisch verantwoord kunt werken, met een geschikte zitgelegenheid en werkplek;
• Voldoende kunstverlichting moet aanwezig zijn in de werkruimte.

Je werkgever kan je hulpmiddelen aanbieden voor je werkplek, zoals een laptophouder of een extern toetsenbord. Autonome kosten voor arboverplichtingen zijn voor de werkgever. Je kunt, mits dit vooraf is afgesproken, zelf gemaakte kosten bij je werkgever indienen.

Thuiswerken en Arbobeleid

In het arbeidsomstandighedenbeleid kan een speciale thuiswerkregeling worden opgenomen, waarin je aangegeven welke functies thuiswerken mogelijk maken en op welke voorwaarden. Thuiswerken kan verder worden geregeld in een thuiswerkovereenkomst, waarin onder andere de werkdagen en bereikbaarheid worden vastgelegd.

Instemming Ondernemingsraad

De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht aangezien de thuiswerkregeling een onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid.

Arbeidstijden Registratie

Als werkgever ben je verplicht om bij te houden hoe laat je werknemers werken, inclusief:

• Starttijd;
• Eindtijd;
• Pauzes;
• Identiteit van de werknemer.

Je kunt zelf bepalen hoe je deze registratie uitvoert. Voor werknemers die meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdienen, geldt deze verplichting niet. De registratieplicht geldt ook voor thuiswerkers.

Let op! Beperk de gegevensbewaring tot minimaal één jaar.

Fiscale Afschaffingen en Thuiswerkvergoeding

Thuiswerkers maken vaak extra kosten zoals voor energie en kantoorbenodigdheden. Een thuiswerkvergoeding kan helpen om deze kosten te compenseren. Deze vergoeding is niet verplicht, maar kan wel onderdeel zijn van een cao.

De onbelaste vergoeding kan in 2025 maximaal €2,40 per dag bedragen. Als je meer wilt vergoeden, dan is het meerdere belastbaar. De onbelaste vergoeding wordt niet meegerekend in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op! Voor ondernemers zijn er beperkingen op de aftrekbaarheid van een deel van de vergoeding die wordt aangemerkt als gemengde kosten.

Verplichtingen voor Rapportage

Werkgevers met 100 of meer werknemers moeten voor 30 juni 2025 rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van hun werknemers in 2024. Dit is vastgelegd in de Omgevingswet.

Let op! Alleen werknemers met een arbeidsovereenkomst die minimaal 20 uur per maand werken, tellen mee voor de 100 werknemersgrens.

Vergoeding voor Thuiswerkplek

Je kunt vergoedingen geven voor de inrichting van je thuiswerkplek. Veel kosten zijn onbelast en vallen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.

Noodzakelijkheidscriterium voor ICT-middelen

ICT-hulpmiddelen zijn onbelast als:

• Ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van je werk;
• Ze geen deel uitmaken van een cafetariaregeling;
• Je ze terug moet geven of een restwaarde terug moet betalen bij beëindiging;
• De werkgever de kosten volledig betaalt.

Disclaimer
Ondanks de zorgvuldigheid zijn er geen garanties dat deze informatie volledig en correct is. Deze gids is niet bedoeld voor financiële besluitvorming.