De Belangrijkste Regels Over WKR

De Wet Kosten Vergoedingen (WKR) gaat ervan uit dat alles wat je aan je werknemer verstrekt of vergoedt, loon is. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Vrijgestelde aanspraken zoals pensioenen en bepaalde uitkeringen (bijvoorbeeld bij overlijden) worden niet als loon beschouwd. Intermediaire kosten die je vergoedt, zoals wanneer je werknemer tankkosten voorschiet voor een zakelijke auto, tellen hier ook bij. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Kosten die jouw bedrijf betreffen (bijvoorbeeld, een werknemer die tankkosten voorschiet voor een bedrijfsauto);
• Kosten die direct te maken hebben met de bedrijfsvoering (zoals een werknemer die een fles wijn voor een klant koopt en jij deze vergoedt).

Verstrekkingen waarvoor jouw werknemer minstens de (factuur)waarde betaalt, zijn eveneens niet belast. Denk aan een afgeschreven computer of gereedschap dat de werknemer voor privégebruik overneemt, mits hij hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het totale voordeel niet meer dan €500 per jaar bedraagt.

Let Op! De normale verkoopprijs inclusief btw is cruciaal voor de berekening. Zorg ervoor dat je je dossier goed op orde hebt en bijvoorbeeld offertes of advertenties kunt tonen die de normale verkoopwaarde onderbouwen.

Let Op! Voor de toepassing van de WKR moet je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aanwijzen. Dit betekent dat je ze in speciale grootboekrekeningen dient te registreren of een overzicht moet bijhouden van wat je werknemers ontvangen en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.

De Vrije Ruimte

In 2024 mag je binnen de WKR een belastingvrij budget van 1,92% over de eerste €400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere aan onbenoembare vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen besteden voor jouw werknemers.

Dit belastingvrije bedrag wordt ’vrije ruimte’ genoemd. Overschrijd je deze ruimte? Dan betaal je 80% eindheffing op het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt. Deze belasting is voor jou als werkgever, niet voor je werknemers.

Let Op! Vanaf 2025 stijgt het percentage van de vrije ruimte voor de eerste €400.000 loonsom van 1,92% naar 2%. Voor loonsommen daarboven blijft 1,18% van toepassing. Wil je binnen het belastingvrije bedrag blijven? Kijk dan of je in 2025 vergoedingen en verstrekkingen in de WKR moet aanpassen.

Tip! Op het bedrag dat onder de eindheffing van 80% valt, betaal je geen premies volks- en werknemersverzekeringen, noch hou je rekening met de Zorgverzekeringswet (Zvw). Deze eindheffing kan voordeliger zijn dan wanneer je de belasting bij het loon van de werknemer moet verrekenen (brutering).

Gerichte Vrijstellingen

Er zijn bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die wel als loon tellen, maar die je toch belastingvrij kunt geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Dit worden gerichte vrijstellingen genoemd. Voorbeelden hiervan zijn terugbetalingen voor werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten voor eigen vervoer (maximaal €0,23 p/km in zowel 2024 als 2025). Ook verstrekkingen van gereedschap, computers, internet en mobiele telefoons die noodzakelijk zijn voor het werk vallen onder gerichte vrijstellingen.

Let Op! Het is alleen ‘noodzakelijk voor het werk’ als de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt, bijvoorbeeld via een cafetariaregeling. Je mag wel laten betalen als hij een duurdere optie kiest.

Tip! Als je een voordeel in de vrije ruimte geeft en de werknemer betaalt daar een eigen bijdrage voor, moet je alleen het voordeel minus de eigen bijdrage in aanmerking nemen. Let op: het voordeel kan niet negatief zijn; als de bijdrage hoger is dan de fiscale waarde, wordt deze voor de WKR op nul gesteld.

Keuzemogelijkheid

In principe worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan jouw werknemers als loon belast. Je houdt loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het bruto bedrag en betaalt zelf ook premies werknemersverzekeringen. Alleen als je kiest om deze voordelen aan te wijzen als WKR-loon, kun je gerichte vrijstellingen of de vrije ruimte toepassen. Als je de vrije ruimte overschrijdt, ligt de belastingheffing bij jou. Vergeet niet dat je deze keuze voor het toekennen van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling moet maken voordat je deze aan de werknemer geeft; opnieuw terugkomen op deze keuze kan alleen bij een duidelijke vergissing.

Tip! De Belastingdienst gaat er vanuit dat je een vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte hebt aangewezen als je deze niet reguliere uitzending verlonen. Deze aanname blijft alleen staan als de aanwijzing duidelijk uit je administratie blijkt. Dit is niet nodig voor gerichte vrijstellingen, zoals opleidingsvergoedingen voor de huidige of toekomstige functie.

Tip! Je kunt ook gedeeltelijke keuzes maken. Als je in 2025 een kilometervergoeding van €0,29 geeft, mag je onbelast €0,23 p/km geven. Die extra €0,06 p/km kun je verdeeld aanwijzen; bijvoorbeeld €0,04 p/km in de vrije ruimte, terwijl de andere €0,02 p/km tot het werknemersloon gerekend wordt.

Let Op! Bepaalde vergoedingen zijn verplicht werknemersloon. Deze kunnen niet in de vrije ruimte worden ondergebracht, zoals de auto van de zaak en een dienstwoning.

Gebruikelijkheidstoets

De gebruikelijkheidstoets beperkt de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je in de WKR kunt opnemen. Dit is een complex criterium; je vergoedingen kunnen niet in de WKR vallen als ze voor meer dan 30% afwijken van wat normaal is. Voor gerichte vrijstellingen mag je aannemen dat deze gebruikelijk zijn, en de toets geldt alleen voor de vrije ruimte en eindheffing.

Het moet niet alleen gebruikelijk zijn dat je werknemer deze belastingvrij ontvangt, maar ook dat jij de belasting via eindheffing draagt. Zo is het niet gebruikelijk dat je de belasting over het maandloon van je werknemers voor je rekening neemt.

Tip! Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen tot €2.400 per werknemer per jaar worden door de Belastingdienst als gebruikelijk beschouwd. Boven dit bedrag vindt de Belastingdienst het al snel ongebruikelijk. Jurisprudentie van de Hoge Raad uit november 2021 toont aan dat de Belastingdienst dit kan onderbouwen met gegevens over hoe anderen met vergelijkbaar loon omgaan.

Let Op! De Belastingdienst verwacht dat vergoedingen of verstrekkingen 'redelijk' zijn. Het is bijvoorbeeld niet redelijk dat de vergoeding voor stagiaires in de vrije ruimte/eindheffing valt. Hoewel dit niet expliciet wordt bevestigd in de wetgeving, is het handig om dit in de gaten te houden om problemen te vermijden.

Nihilwaardering voor Werkplekvoorzieningen

Voor bepaalde faciliteiten die voornamelijk op de werkplek worden gebruikt, zoals werkkleding en consumpties, geldt nihilwaardering.

Let Op! De 'werkplek' is de locatie waar de werknemer zijn werk verricht en waar de arboregels van toepassing zijn. Het thuiskantoor van een werknemer wordt hier niet onder verstaan, behalve voor arbovoorzieningen. Een zelfstandig deel van de woning met eigen ingang en sanitair kan echter onder voorwaarden als werkplek gelden.

Let Op! Dit betekent dat vergoedingen en verstrekkingen voor een thuiswerkplek, zoals koffie en thee of werkkleding, niet op nihil gewaardeerd mogen worden. Je kunt wel gebruikmaken van gerichte vrijstellingen voor gereedschappen, computers en arbovoorzieningen, mits je het zakelijk gebruik kunt aantonen! Bovendien geldt voor de thuiswerkplek een gerichte vrijstelling van €2,40 per werkdag in 2025 (€2,35 in 2024), zolang deze niet op dezelfde dagen als reiskosten voor woon-werkverkeer worden verstrekt.

Als de werkplek zich in een zelfstandig deel van de woning bevindt, gelden de normale regels voor werkplekvoorzieningen. Dit houdt in dat voorzieningen die typisch zijn voor een werkplek nihil gewaardeerd kunnen worden voor de WKR, zoals voor kleine consumpties of kantoorplanten.

Let Op! Voor hulpmiddelen die niet onder andere gerichte vrijstellingen vallen, geldt bovendien dat deze voor minimaal 90% zakelijk moeten worden gebruikt.

Normbedragen

Er zijn diverse normbedragen voor loon in natura, zoals huisvesting noodzakelijk voor de dienstbetrekking (bijvoorbeeld voor een werknemer die op de werkplek woont). Voor 2025 is dit €6,80 per dag en voor 2024 €6,70 per dag. Dit geldt ook voor maaltijden op de werkplek (€3,95 in 2025 en €3,90 in 2024) en kinderopvang (uurtarieven volgens de Wet kinderopvang).

Concernregeling

De WKR geldt per werkgever, maar met de concernregeling kun je de vrije ruimtes binnen één concern combineren. Dit kan worden toegepast als de moedermaatschappij gedurende een heel jaar 95% eigenaar is van de dochteronderneming(en).

Let Op! De WKR-aangifte voor 2024 kan nadelig zijn door de concernregeling! Het verhoogde percentage (1,92% in plaats van 1,18%) geldt slechts één keer voor de eerste €400.000 loonsom. Als werkgevers afzonderlijk aangifte doen, kan iedereen dit verhoogde percentage toepassen. In 2025 zal dit effect ook groter zijn door het hogere percentage.

Vaste Kostenvergoeding

Ook binnen de WKR is het mogelijk om een vaste kostenvergoeding te geven. Je moet dan onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. De vergoedingen van overige posten tellen als loon. Je kunt deze onderbrengen in de WKR, en voor zover mogelijk, gebruikmaken van de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kun je een onbelaste vaste kostenvergoeding geven, mits je deze vooraf onderbouwt met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en dit onderzoek herhaalt indien de Belastingdienst hierom vraagt.

Tip! Bij vaste kostenvergoedingen is er, indien vergoedingen en kosten tussen werknemers vergelijkbaar zijn, ook een vaste vergoeding op basis van de cao Rijk mogelijk.

Jaarlijkse Afronding

Bij overschrijding van de vrije ruimte geldt een eindheffing van 80%. Deze eindheffing dient in 2024 te worden afgedragen bij de aangifte over het tweede tijdvak, die bij maandelijkse aangifte uiterlijk eind maart 2025 moet worden ingediend en betaald.

Let Op! Als de inhoudingsplicht eindigt, moet je direct afrekenen en niet wachten op de aangifte in maart van het volgende jaar. Dit moet gebeuren in de aangifte van het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.

Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen moet uit jouw administratie kunnen blijken. Houd er rekening mee dat verstrekkingen en terbeschikkingstellingen op basis van de factuurwaarde worden gewaardeerd (de waarde in het economische verkeer, incl. btw).

Als er geen inkoopfactuur is, en het gaat om producten uit eigen bedrijf, geldt niet de factuurwaarde maar moet je de waarde in het economische verkeer op basis van de normale consumentenprijs (inclusief btw) in aanmerking nemen. Zorg ervoor dat je kunt aantonen hoe deze prijs is vastgesteld.

Tip! Je kunt met de Belastingdienst afspreken dat je een gemiddelde btw-druk over de verschillende posten in de vrije ruimte meerekent voor de WKR.

Tot Slot

Voor veel mkb-werkgevers is de WKR nog een uitdaging. Heb je vragen over hoe je de diverse WKR-regels in jouw onderneming toepast? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

Disclaimer
Hoewel we uiterste zorg hebben besteed aan de samenstelling van deze informatie, aanvaarden we geen aansprakelijkheid voor onvolledigheden of onjuistheden. Deze informatie is algemeen van aard en dus niet bedoeld om alle benodigde info te verschaffen voor financiële beslissingen.