Belangrijke WKR-regels samengevat

Volgens de Wet Kir (WKR) geldt dat alles wat jij aan je werknemers verstrekt, als loon wordt beschouwd. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenuitkeringen, en intermediaire kosten tellen niet als loon. Kosten die werknemers voorschieten voor de onder jouw bedrijfsvoering vallende zaken, zoals tanken met een auto van de zaak, kunnen vergoed worden.

• Voor kosten die direct gerelateerd zijn aan de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld als een werknemer een wijnfles voor een klant koopt en jij deze betaalt;
• Bij intermediaire kosten, wanneer werknemers hun eigen kosten voorschieten voor bedrijfseigendommen.

Ook als werknemers een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betalen voor verstrekkingen, zoals een oudere computer voor privégebruik, wordt dit niet als belast loon gezien. Dit is ook van toepassing als zij minstens 80% van de consumentenprijs betalen, mits het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Let op! Zorg ervoor dat je de normale verkoopwaarde van het product, inclusief btw, documenteert. Dit kan door offertes of advertenties te overleggen.

Let op! Voor een correcte toepassing van de WKR moet je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen specifiek aanwijzen in je administratie. Dit kan door deze op speciale grootboekrekeningen te plaatsen of een overzicht te maken.

Vrije ruimte in de WKR

In 2024 heb je een belastingvrij budget van 1,92% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere, dat je kan besteden aan niet benoembare vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit wordt de ‘vrije ruimte’ genoemd.

Elke keer dat je boven de vrije ruimte vergoedt, betaal je 80% eindheffing. Dit is een kost die jij als werkgever draagt, niet je werknemers.

Let op! Vanaf 2025 stijgt het percentage voor de vrije ruimte over de eerste € 400.000 loonsom naar 2%. Als je boven dat bedrag blijft is 1,18% van toepassing. Bekijk in dat geval voor 2025 of er aanpassingen nodig zijn in je vergoedingen en verstrekkingen.

Tip! Over het bedrag dat onder de eindheffing van 80% valt, heb je geen premies voor volks- of werknemersverzekeringen. Dit kan voordeliger zijn dan de belasting bij loonaftrekken te laten vallen.

Gerichte vrijstellingen

Er zijn vergoedingen die wel als loon worden beschouwd, maar die belastingenvrij kunnen worden gegeven zonder de vrije ruimte aan te tasten, zoals werkelijke kosten voor openbaar vervoer en reiskosten van bijvoorbeeld € 0,23 p/km in 2024 en 2025. Ook noodzakelijke gereedschappen en communicatiemiddelen vallen onder deze gerichte vrijstellingen.

Let op! De werknemer mag geen eigen bijdrage vanuit het brutoloon betalen voor zaken die noodzakelijk zijn voor het werk. Dit betekent dat, als een werknemer kiest voor een duurdere optie, hij hiervoor zelf kan bijdragen.

Tip! Als jouw werknemer ondanks een eigen bijdrage alsnog een voordeel ontvangt, reken je alleen het voordeel min die bijdrage tot zijn voordeel.

Let op: het voordeel kan niet negatief zijn. Als de bijdrage van de werknemer hoger is dan de fiscale waarde, dan moet de waarde voor de WKR op nul gesteld worden.

Keuzemogelijkheid bij vergoedingen

Over het algemeen worden alle vergoedingen en verstrekkingen als loon belast, wat betekent dat je loonbelasting en verzekeringspremies moet inhouden. Als je echter de keuze maakt om deze als WKR-loon aan te merken, kun je gebruik maken van de gerichte vrijstellingen of de vrije ruimte. Deze keuze moet vóór de verstrekking duidelijk worden gemaakt, en het is niet mogelijk hier achteraf nog op terug te komen zonder een fout.

Tip! De Belastingdienst gaat er vanuit dat je een vergoeding in de vrije ruimte hebt aangewezen, als je deze niet reguliere bij loon aangeeft. Zorg ervoor dat je dit duidelijk documenteert.

Tip! Je kunt ook gedeeltelijke keuzes maken. Bij een km-vergoeding van € 0,29 kun je bijvoorbeeld onbelast € 0,23 geven. Het verschil van € 0,06 kun je verdelen over de vrije ruimte.

Let op! Sommige vergoedingen zijn verplicht loon, zoals een auto van de zaak of een dienstwoning.

Gebruikelijkheidstoets

Bij het indelen van vergoedingen in de WKR moet jij rekening houden met de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat vergoedingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in de markt. Voor gerichte vrijstellingen mag je aannemen dat deze gebruikelijk zijn.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen moeten niet alleen zakelijk zijn, maar ook gebruikelijk in belastingvrijheid en verantwoordelijkheid voor de belasting door jou.

Tip! Tot € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk, maar bedragen daarboven kunnen snel als ongebruikelijk worden aangemerkt.

Let op! De Belastingdienst verwacht dat vergoedingen redelijk zijn. Bijvoorbeeld een vergoeding voor stagiaires in de vrije ruimte wordt niet als redelijk gezien en kan problemen met zich meebrengen, zelfs zonder duidelijke regelgeving.

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen

Bepaalde voorzieningen, zoals werkkleding die je aan werknemers verstrekt en consumpties op de werkplek, kunnen nihil gewaardeerd worden.

Let op! De werkplek is de plek waar de werknemer werkzaamheden verricht en waar de arbowetgeving geldt. Thuiswerken valt niet onder deze regeling, behalve voor arbovoorzieningen. Een apart deel van de woning kan wel als werkplek moeten worden beschouwd onder bepaalde voorwaarden.

Let op! Vergoedingen voor thuiswerkplekken zoals koffie en thee of werkkleding mogen niet nihil gewaardeerd worden. Je kunt echter gebruikmaken van gerichte vrijstellingen voor benodigdheden, zolang je dit kunt bewijzen.

In een zelfstandig deel van de woning gelden alsnog de normale werkplekvoorzieningen die nihil gewaardeerd mogen worden. Dit betreft bijvoorbeeld kleine consumpties.

Let op! Voor hulpmiddelen die niet onder andere gerichte vrijstellingen vallen, moet minimaal 90% zakelijk gebruik zijn.

Normbedragen voor loon in natura

Er zijn diverse normbedragen voor loon in natura, zoals voor huisvesting van werknemers zonder eigen woning en maaltijden verleend op de werkplek.

Concernregeling

De WKR is per werkgever van toepassing, tenzij een concernregeling wordt toegepast. Deze regeling laat vrije ruimtes van verschillende bedrijven binnen een concern samenvoegen, mits de moedermaatschappij voor meer dan 95% eigenaar is van de dochtermaatschappij.

Let op! Bij de aangifte van WKR over 2024 kan het samengaan van concernregeling tot nadelige gevolgen leiden, aangezien de verhoogde vrije ruimte over de fiscale loonsom dan maar eenmaal van toepassing zal zijn. Dit kan in 2025 bovendien meer effect hebben.

Vaste kostenvergoeding

Onder de WKR kun je ook een vaste kostenvergoeding verstrekken. Maak wel onderscheid tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en andere posten. Vergoedingen voor overige posten zijn gewoon belastingplichtig loon, maar kunnen ondergebracht worden in de WKR. Hiervoor kun je ook vrij gebruik maken van de vrije ruimte als dat mogelijk is.

Tip! Bij vergelijkbare werknemers onder de cao Rijk kan ook een vaste vergoeding op basis van deze regeling worden gegeven.

Jaarlijkse afrekening van de WKR

Bij overschrijding van de vrije ruimte volgt een eindheffing van 80%. De aangifte voor 2024 dient binnen de gestelde termijn voor het tweede tijdvak ingediend te worden.

Let op! Bij beëindiging van de loonverplichting, moet je eerder afrekenen en mag dit niet wachten op de maart-aangifte van het volgende jaar.

Het totaalbedrag aan vergoedingen moet uit je administratie te herleiden zijn. Verstrekkingen van goederen worden gewaardeerd op basis van de factuurwaarde, inclusief btw.

Als er geen factuur is, moet je de waarde in het economische verkeer aanhouden, wat ook de normale verkoopprijs voor consumenten inclusief btw kan zijn. Zorg dat je deze waardes kunt aantonen.

Tip! Je kunt met de Belastingdienst afspreken om een gemiddelde btw-druk in de vrije ruimte te hanteren.

Conclusie

De WKR blijft een uitdaging voor veel mkb-werkgevers. Heb je vragen over het toepassen van de WKR-regels binnen jouw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar om je te helpen.

Disclaimer
Hoewel we alles in het werk hebben gesteld om deze informatie accuraat en volledig te maken, kunnen we geen aansprakelijkheid aanvaarden voor onjuistheden. Deze gids is niet bedoeld als vervangende informatie voor specifieke financiële beslissingen.