Wat is de werkkostenregeling?

Met de werkkostenregeling kunnen werkgevers op een belastingvrije manier verschillende zaken aan hun werknemers vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Het enige vereiste is dat de werkgever deze zaken aanwijst binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang alle vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven, hoeft de werkgever hierover geen belasting te betalen. Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet de werkgever 80% eindheffing betalen over het overschrijdende bedrag.

Let op! Voor bepaalde zaken gelden speciale vrijstellingen of nihilwaarderingen. Denk hierbij aan de vergoeding van zakelijke reiskosten (maximaal € 0,21 per kilometer in 2023) of aan consumpties op de werkplek die geen maaltijd zijn. Vergoedingen en verstrekkingen van deze zaken tellen niet mee voor de vrije ruimte.

Wat is de vrije ruimte?

In 2023 was de vrije ruimte 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% van het meerdere boven € 400.000. Als een werkgever bijvoorbeeld een loonsom van € 600.000 heeft, heeft hij een vrije ruimte van 3% x €400.000 + 1,18% x € 200.000 = € 12.000 + € 2.360 = € 14.360. Als deze werkgever bijvoorbeeld € 18.000 aan vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte heeft aangewezen, moet hij 80% belasting betalen over € 18.000 -/- € 14.360 = € 3.640, wat neerkomt op € 2.912.

Hoe geef je dit op tijd aan?

Je moet het bedrag van de eindheffing, in het bovenstaande voorbeeld dus € 2.912, uiterlijk aangeven in de aangifte van het tweede loontijdvak van 2024. Als je maandaangifte doet, is dit uiterlijk 31 maart 2024. Als je per vier weken aangifte doet, is dit uiterlijk 25 maart 2024. Deze data zijn tevens de uiterste betaaldata.