Wel of niet op de werkplek? Ontdek de regels en mogelijkheden

Als je een bedrijfsuitje organiseert, is het belangrijk om te weten of het plaatsvindt op de werkplek of ergens anders. De regels en belastingen kunnen namelijk verschillen. Als het bedrijfsuitje plaatsvindt op de werkplek, zoals een borrel of barbecue in de lunchruimte of op het parkeerterrein van het kantoor, gelden er andere regels dan wanneer het elders plaatsvindt.

Let op! De werkplek omvat alle plekken die gebruikt worden voor werkgerelateerde activiteiten, zoals het magazijn, de kantine en het parkeerterrein of de fietsenstalling op het bedrijfsterrein. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor al deze plekken volgens de Arbowet.

Werkplek: consumpties vrij en maaltijd belast

Wanneer je consumpties verstrekt tijdens het feestje op de werkplek, zoals frisdrank of een biertje met borrelhapjes, zijn deze onbelast voor de loonheffingen. Echter, als je ook een maaltijd verstrekt tijdens het personeelsfeestje, zoals een barbecue, dan is de maaltijd belast voor de loonheffingen tegen een normbedrag van € 3,90 (2024) per persoon. Je kunt er ook voor kiezen om de maaltijd onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR), zodat je werknemers geen belasting hoeven te betalen over de maaltijd.

Let op! Of de maaltijd onbelast is wanneer deze onder de vrije ruimte van de WKR valt, hangt af van andere zaken die je daar al in onderbrengt, evenals de hoogte van de vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% van de loonsom tot € 400.000, plus 1,18% over het meerdere. Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet je 80% belasting betalen over het overschrijdingsbedrag.

Niet op de werkplek: consumpties en maaltijden belast

Als het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaatsvindt, zoals een bezoek aan een pretpark of een barbecue bij een horecagelegenheid, zijn de kosten volledig belast voor de loonheffingen. Dit betekent dat je werknemers belasting moeten betalen over de kosten van de entree, consumpties, maaltijd en reiskosten, zoals de huur van een bus. Je moet uitgaan van het factuurbedrag inclusief btw.

Als je wilt voorkomen dat je werknemers zelf belasting moeten betalen, kun je ook de kosten van zo'n uitje onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Houd echter goed in de gaten hoeveel ruimte je nog hebt in de vrije ruimte, omdat dit snel kan oplopen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over het overschrijdingsbedrag.

Let op! Bij een uitje dat niet op de werkplek plaatsvindt, wordt de maaltijd belast tegen de werkelijke kosten en kun je niet uitgaan van het normbedrag van € 3,90.

Kosten partners en kinderen van werknemers

Als je werknemers toestaat om hun partner of zelfs hun kinderen mee te nemen naar het bedrijfsuitje, moet je ook rekening houden met € 3,90 per persoon voor de maaltijd als het feestje op de werkplek plaatsvindt en er ook een maaltijd wordt verstrekt. Als de werknemer de loonheffing betaalt, wordt het bedrag van € 3,90 meegenomen bij de werknemer. Als je het feestje onderbrengt in de vrije ruimte van de WKR, komt het bedrag van € 3,90 per partner en kind ten laste van de vrije ruimte.

Als het bedrijfsuitje niet op de werkplek plaatsvindt, betaalt de werknemer ook loonheffing over het aandeel van de partner en kinderen in de kosten. Als je de kosten toewijst aan de vrije ruimte van de WKR, moeten alle kosten worden toegewezen. Je kunt de kosten van de partner en kinderen niet uitsluiten.

DGA

De directeur-grootaandeelhouder (DGA) die op de loonlijst van de werkmaatschappij staat, valt onder dezelfde regels als andere werknemers. Een DGA is immers ook een werknemer.

Dit geldt niet voor de DGA die op de loonlijst van de holding staat en via een managementovereenkomst in dienst is van de werkmaatschappij. In dat geval hoeft de werkmaatschappij geen rekening te houden met € 3,90 voor de maaltijd van het feestje op de werkplek. In plaats daarvan moet de DGA in de holding loonheffing betalen over dit bedrag. De holding kan er ook voor kiezen om dit bedrag onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.

Tip! Als het bedrijfsuitje buiten de werkplek plaatsvindt, hoef je het aandeel van de DGA die niet op de loonlijst van de werkmaatschappij staat niet mee te nemen in de werkmaatschappij. In plaats daarvan moet de DGA in de holding loonheffing betalen over dit aandeel. Ook hier kan de holding ervoor kiezen om dit aandeel onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR in de holding.