Bij inleen spreekt men van het inzetten van personeel dat bij een andere ondernemer in dienst is. Dit personeel voert taken uit binnen jouw onderneming, maar onder jouw supervisie of toezicht. De andere ondernemer kan een uitzendorganisatie zijn, maar ook een mede-ondernemer die tijdelijk personeel aan jou uitleent.

Wanneer het personeel blijft werken onder de leiding van de originele werkgever, is er geen sprake van inlenen. In zo'n geval kan het echter relevant zijn om te kijken naar het aannemen van werk. Je kunt dan niet als inlener aansprakelijk worden gesteld, maar riskeert mogelijk wel te maken te krijgen met de ketenaansprakelijkheid.

Verlegging van btw

Inlenersaansprakelijkheid is van toepassing op loonheffingen en btw. En in sommige gevallen kan de btw verplicht worden verlegd van de uitlener naar jou, de inlener. Jij draagt dan de btw af, maar kunt deze ook tegelijkertijd als voorbelasting aftrekken, mits je belaste prestaties verricht.

Deze verplichte verleggingsregeling geldt bij fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen, vaak binnen de sectoren zoals de bouw, scheepsbouw, schoonmaak, en hoveniers.

Tip! Het kan soms lastig zijn om te bepalen of de verleggingsregeling van toepassing is. Bij twijfel is het verstandig om contact op te nemen met een van onze specialisten.

Let op! Indien een uitlener de verleggingsregeling ten onrechte niet toepast en btw in rekening brengt op jouw factuur, kun je deze btw niet als voorbelasting aftrekken. Wees dus alert op situaties waarin de verleggingsregeling van toepassing kan zijn en vraag jouw uitlener om deze toe te passen.

Inlenersaansprakelijkheid

Als inlener loop je het risico om door de Belastingdienst aansprakelijk te worden gesteld voor het niet betalen van de volgende belastingen en premies door de uitlener of doorlener:

• Loonheffingen (inclusief loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet)
• Btw

Het is mogelijk om jouw aansprakelijkheid te beperken door diverse maatregelen te nemen, zoals het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, het goed registreren van noodzakelijke gegevens, en het storten op een G-rekening, eventueel in combinatie met het gebruik van de disculpatiemogelijkheid voor gecertificeerde uitleners.

Verklaring van betalingsgedrag

Een uitlener kan de Belastingdienst regelmatig vragen om te bevestigen dat hij alle loonheffingen en btw heeft voldaan. Deze verklaring biedt jou als inlener inzicht in de risico’s die je loopt, maar garandeert geen vrijwaring.

Tip! Als de uitlener zijn financiële zaken in orde heeft, ontvangt hij een 'schone verklaring' van de Belastingdienst. Wanneer jouw uitlener geen schone verklaring kan overleggen, is er waarschijnlijk iets niet in orde. Vraag daarom naar de reden om samen het risico beter te kunnen inschatten.

Registratie van gegevens

Er gaat vaak iets mis bij de loonheffingen waarvoor jij als inlener verantwoordelijk kunt worden gesteld. De Belastingdienst kan deze vaststellen met het anoniementarief. De aansprakelijkheid hiervoor kan verminderd worden wanneer je kunt aantonen dat je de identiteit van het ingeleende personeel, inclusief het loon per werknemer per werk, goed hebt geregistreerd.

Om aan deze eisen te voldoen, registreer je de volgende gegevens van ieder ingeleend personeelslid:

• NAW-gegevens, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN)
• Nationaliteit
• Soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
• Aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning
• Een overzicht van gewerkte uren (per dag)
• Verblijfsgegevens
• Toelichting op de werkzaamheden (periode en aard)
• De gewerkte uren

Tip! Voor voorbeelden van het vastleggen van persoonsgegevens en gewerkte uren, klik hier.

Let op! Het maken van een kopie van een identiteitsbewijs is niet toegestaan, tenzij het gaat om een ingeleend personeel uit een niet-EER land en Zwitserland. In dat geval is het hebben van een kopie-ID-bewijs en een kopie van de werk- en verblijfsvergunning verplicht. Bewaar deze kopieën bovendien tot vijf jaar na beëindiging van het werk om boetes te vermijden.

Bij het laten werken van een vreemdeling zonder de vereiste tewerkstellingsvergunning, riskeer je vanaf februari 2025 een boete van maximaal € 11.250 per vreemdeling. Bij herhaalde overtredingen kan dit bedrag zelfs met 50%, 100% of 200% worden verhoogd.

Storten op G-rekening

De G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener waar de Belastingdienst aan kan. Beroepsmatige uitleners komen voor deze rekening in aanmerking.

Om jouw aansprakelijkheid te beperken, stort je het deel van de factuur dat bestemd is voor loonheffingen en btw op deze G-rekening. Vergeet niet het factuurnummer en andere identificatiedetails in de omschrijving van je storting te vermelden. De factuur moet bovendien voldoen aan de wettelijke eisen.

Daarnaast moet je kunnen aantonen dat je al registraties over de betaling en persoonlijke gegevens van het ingeleende personeel bijhoudt, samen met de registraties van de gewerkte uren. Indien je aan deze criteria voldoet, ben je voor de op de G-rekening gestorte bedragen niet meer aansprakelijk, hoewel je alsnog aansprakelijk kunt blijven voor eventuele restbedragen.

Gecertificeerde uitlener

Als inlener kun je gebruik maken van de disculpatieregeling. Dit houdt in dat je niet aansprakelijk gesteld wordt voor eventuele te weinig afgedragen loonheffingen of btw, als dit niet aan jou te wijten is. De aanwezigheid van een gecertificeerde uitlener, bijvoorbeeld SNA-gecertificeerd, biedt altijd recht op disculpatie.

Om dat recht te verkrijgen, moet je wel aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De uitlener moet voldoen aan de NEN 4400-1 of NEN 4400-2-norm, bewezen door inschrijving in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Controleer via de website van SNA (www.normeringarbeid.nl) of je uitlener aan deze eisen voldoet.
• Je stort 25% van het factuurbedrag op de G-rekening. In het geval van een verleggingsregeling is dat 20%.
• De factuur voldoet aan wettelijke eisen en bevat informatie zoals het nummer van de overeenkomst en de aard van het werk.
• Bij de betaling vermeld je het factuurnummer en andere relevante identificatiedetails.
• Je administratie moet gegevens over de inlening, urenregistratie en betalingen duidelijk weergeven.
• Je moet de controle op de identiteit van het ingeleende personeel kunnen bewijzen volgens de eerder genoemde registraties.

Enkele grote beursgenoteerde uitzendorganisaties hebben zekerheid gesteld voor hun betalingen. Indien je personeel leent van zo’n organisatie, hoef je het bedrag voor vrijwaring niet op de G-rekening te storten.

Het kabinet is voornemens om te komen tot een verplicht toelatingsstelsel voor uitleners. Dit wetsvoorstel beoogt dat uitleners alleen arbeidskrachten mogen ter beschikking stellen als ze toestemming hebben van de minister van SZW.

Doe de Waadi-check

Als ondernemer die personeel uitleent, ben je verplicht om dit te registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Bedrijven die uitzendwerk doen, moeten 'ter beschikking stellen van arbeidskrachten' als bedrijfsactiviteit opgeven. Wil je samenwerken met een uitlener? Controleer dan of deze correct geregistreerd is, via waadicheck.nl.

Let op! Leent je personeel in van een ondernemer die niet geregistreerd is bij de KvK, dan loop je het risico op een hoge boete die kan oplopen tot € 96.000 bij herhaalde overtredingen.

Dit is niet van toepassing op eenmanszaken: bijvoorbeeld een zzp’er hoeft zich niet als uitzendonderneming te registreren. Leen je een directeur-grootaandeelhouder in met ten minste 90% aandelen in zijn bv, dan is de boete nihil.

Let op! Korrecte registratie bij de KvK biedt geen vrijwaring voor inlenersaansprakelijkheid.

Tip! Wanneer een uitzendbureau NEN-gecertificeerd is, dan controleert de certificerende instantie of er een Waadi-registratie is, waardoor je deze zelf niet meer hoeft uit te voeren.

Wet aanpak schijnconstructies

De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) is er om uitbuiting en onderbetaling van werknemers en oneerlijke concurrentie tegen te gaan. De WAS vereist onder andere de girale betaling van het minimumloon en het vermelden van kostenvergoedingen die deel uitmaken van het loon.

Let op! Dit houdt in dat de ingeleende werknemer jou als inlener aansprakelijk kan stellen voor achterstallig loon. Dit betreft een ketenaansprakelijkheid, waardoor de werknemer ook taak voor de volgende doorlener kan stellen, totdat de keten eindigt.

De rechter bepaalt of jij als inlener aansprakelijk bent, maar je kunt diverse maatregelen nemen om deze risico's te beperken. Werk samen met betrouwbare bedrijven en controleer hun inschrijving bij de KvK en Stichting Normering Arbeid, alsook tijdige betaling van loonheffingen.

Neem ook maatregelen om signalen van onderbetaling in de gaten te houden en grijp in bij vermoedens van slechte praktijken.

Let op! De door jou getroffen maatregelen bieden geen vrijwaring, maar kunnen wel invloed hebben op de beslissing van de rechter.

De ketenaansprakelijkheid is enkel van toepassing op opdrachtgevers die zich professioneel bezighouden met het inlenen van personeel.

Wet arbeidsmarkt in balans

Payrollkrachten zijn werknemers die in opdracht van jou werken, maar bij een derde, het payrollbedrijf, in dienst zijn. Sinds 2020 geldt voor deze werknemers dat zij minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden moeten ontvangen als jouw eigen werknemers en hebben ze recht op een adequate pensioenregeling.

Melding buitenlandse uitzendondernemer

Als een buitenlandse uitzendorganisatie uit de EER of Zwitserland in Nederland personeel ter beschikking stelt, geldt er sinds 1 maart 2020 een digitale meldingsplicht via postedworkers.nl. Deze meldenzo maakt het minder waarschijnlijk dat uitzendkrachten minder betaald worden dan gebruikelijk in Nederland.

Als inlener ben je verantwoordelijk voor het controleren van deze meldingen en moet je eventuele onjuistheden doorgeven. Bij niet-naleving loop je het risico op een boete die kan variëren van € 750 tot € 8.000 per overtreding.

Tot slot

De inlenersaansprakelijkheid kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor jouw onderneming. In deze gids hebben we gekeken naar manieren om jouw aansprakelijkheid te beperken. Neem bij vragen of voor meer informatie gerust contact met ons op.

Disclaimer:
Ondanks zorgvuldige samenstelling van deze handleiding, aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor onvolledigheden of onjuistheden. Deze gids dient niet als enige bron voor het nemen van financiële beslissingen.