De volgende thema's worden besproken:

• Procedure voor ontslag
• Opzegtermijnen
• Verboden om op te zeggen
• Beëindigingsovereenkomst
• Ontbindende voorwaarden
• Direct ontslag
• Overlijden van een werknemer

Procedure voor ontslag

Wanneer je als werkgever de arbeidsovereenkomst van een werknemer wilt beëindigen, welke stappen moet je dan volgen? Het UWV is de aangewezen instantie voor:

a. bedrijfseconomisch ontslag;
b. ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid.

Voor persoonlijkere redenen maak je gebruik van de kantonrechter. Daar moet je aan kunnen tonen dat er sprake is van redelijke ontslaggronden, zoals:

c. frequent verzuim;
d. disfunctioneren;
e. verwijtbaar handelen of nalaten;
f. werkweigering door ernstige gewetensbezwaren;
g. een verstoorde arbeidsrelatie;
h. andere omstandigheden die het onredelijk maken om de arbeidsovereenkomst voort te zetten;
i. een combinatie van meerdere ontslaggronden (behalve werkweigering) waardoor het redelijk is om de arbeidsovereenkomst te beëindigen.

De laatste ontslaggrond, de cumulatiegrond (ook wel i-grond genoemd), is sinds 1 januari 2020 van kracht.

Het proces via het UWV of de kantonrechter kost tijd. Deze periode kan van de opzegtermijn worden afgetrokken, maar er moet altijd een minimum van één maand overblijven. In de opzegbrief moet je als werkgever de reden voor opzegging vermelden. Het is verplicht om een ontslagvergunning van het UWV te verkrijgen voordat je kunt opzeggen. Bij een ontbindingsprocedure bepaalt de rechter de einddatum van de arbeidsovereenkomst. Normaal gesproken houdt hij rekening met de gebruikelijke opzegtermijn. In geval van ernstig verwijtbaar handelen kan de kantonrechter echter de overeenkomst direct beëindigen.

Opzegtermijnen

Bij het opzeggen van een arbeidsovereenkomst gaat het om een eenzijdige rechtshandeling van één partij naar de andere. De tegenpartij hoeft de opzegging niet te accepteren.
Zowel werkgever als werknemer moeten zich aan bepaalde termijnen houden bij opzegging. Als regel geldt dat opzegging aan het eind van de maand moet plaatsvinden, tenzij een schriftelijke overeenkomst iets anders bepaalt.

Let op! Wanneer de opzegtermijn niet wordt nageleefd en de arbeidsrelatie te vroeg eindigt – dit wordt een onregelmatige opzegging genoemd – heb je de verplichting om het loon over de niet nageleefde termijn te betalen, ook wel een gefixeerde schadevergoeding genoemd.

Bij een tijdelijk contract zonder tussentijds opzegbeding moeten beide partijen de volledige termijn doorlopen. Als ze dat niet doen, is er sprake van een onregelmatig ontslag. Alleen als je doorspreekt dat er geen probleem is met een tussentijds vertrek, lenkt dit de schadeplichtigheid.

Een tussentijds opzegbeding kan ook later worden afgesproken, bijvoorbeeld in een beëindigingsovereenkomst, zodat een werknemer mogelijk recht heeft op een WW-uitkering bij voortijdige beëindiging.

Let op! Als er tijdens de opzegperiode geen loon verschuldigd is, bijvoorbeeld na 104 weken ziekte, heb je toch recht op schadevergoeding voor de niet nageleefde opzegtermijn.

De opzegtermijn is afhankelijk van het dienstverband van de werknemer op de dag van opzegging. Voor werknemers die zelf hun contract willen opzeggen, geldt een standaard termijn van één maand. Als je hen aan een langere termijn wilt houden, is jouw termijn het dubbele, tot maximaal één jaar. Voor AOW-gerechtigden geldt altijd één maand opzegtermijn, ongeacht het dienstverband.

Voorbeeld:
Als de opzegtermijn voor de werknemer drie maanden bedraagt, dan moet je als werkgever zes maanden hanteren.

Een cao kan de opzegtermijn verkorten, maar niet tot onder de termijn die voor de werknemer geldt. Daarom is het belangrijk om de relevante cao te controleren, omdat deze afwijkende opzegtermijnen kan bevatten.

Verboden om op te zeggen

Je kunt de arbeidsovereenkomst pas opzeggen na toestemming van het UWV, en alleen als er geen wettelijke opzegverboden van toepassing zijn. Het UWV controleert tijdens de ontslagaanvraag of er sprake is van een opzegverbod. De kantonrechter kan de arbeidsovereenkomst niet ontbinden als er een wettelijk opzegverbod geldt, tenzij het verzoek niet om bedrijfseconomische redenen is en geen verband houdt met ziekte van de werknemer, of als de beëindiging in het belang van de werknemer is. Dit kan anders zijn als verwacht wordt dat het opzegverbod binnen vier weken na de beslissing van het UWV niet meer geldig is.

Er zijn opzegverboden ‘tijdens’ en ‘wegens’:

Ontslag is niet toegestaan wegens:

• lidmaatschap van een vakbond;
• het deelnemen aan vergaderingen in de Eerste Kamer of andere verkozen organen;
• het opnemen van zorg- en ouderschapsverlof;
• overname van de onderneming;
• weigering om op zondag te werken.

Verder zijn er discriminatoire opzegverboden, zoals vanwege huwelijk, leeftijd, ras of arbeidsduur. Deze verboden zijn altijd van kracht, wat betekent dat er geen uitzondering mogelijk is. De route via de kantonrechter kan nog wel worden gevolgd.

Ontslag is niet toegestaan tijdens:

• ziekte, tenzij dit langer dan twee jaar aanhoudt;
• zwangerschap en bevalling, en de weken erna;
• militaire dienst;
• lidmaatschap van een medezeggenschapsorgaan;
• kandidaatschap voor een medezeggenschapsorgaan;
• de twee jaar na het lidmaatschap van een medezeggenschapsorgaan;
• lidmaatschap van een voorbereidingscommissie van een ondernemingsraad;
• werk als deskundig werknemer volgens de Arbeidsomstandighedenwet.

Deze ‘tijdens’ opzegverboden zijn minder streng, omdat ze niet van toepassing zijn als de werknemer schriftelijk akkoord gaat met de opzegging, bij ontslag tijdens de proeftijd, bij ontslag op staande voet, of bij beëindiging vanwege AOW- of pensioengerechtigde leeftijd.

De ontslagbescherming voor de gegevensbeschermingsfunctionaris is geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij het opzegverbod veranderd is van ‘tijdens’ naar ‘wegens’.

Beëindigingsovereenkomst

Werkgevers en werknemers kunnen ook een schriftelijke beëindigingsovereenkomst sluiten. De werknemer heeft dan na ondertekening een bedenktijd van veertien dagen, waar de werkgever expliciet op moet wijzen. Als de werkgever dit nalaat, wordt de bedenktijd verlengd naar drie weken. Gedurende deze periode kan de werknemer de overeenkomst zonder opgave van redenen ontbinden door dit schriftelijk aan de werkgever te melden. Deze bedenktijd kan maar één keer per zes maanden worden toegepast.

Het is voor werknemers van belang om hun recht op een WW-uitkering te beveiligen. Daarom moeten de volgende elementen in de beëindigingsovereenkomst worden opgenomen:

• de werkgever neemt het initiatief tot beëindiging;
• de juiste opzegtermijn is gevolgd (bij niet naleving kan het recht op WW in gevaar komen);
• er is geen verwijtbaarheid aan de zijde van de werknemer;
• er is onderzocht of herplaatsing mogelijk is.

Andere aspecten die in de beëindigingsovereenkomst kunnen worden opgenomen zijn:

• communicatie over het vertrek richting derden;
• geheimhoudingsclausule;
• afspraken over inleveren van bedrijfseigendommen;
• bijdrage aan juridische kosten;
• outplacement of opleidingsvergoeding;
• voorwaarden voor het gebruik van een bedrijfsauto;
• uitkering van vakantiedagen;
• wijzigingen op sociale media per einddatum dienstverband;
• afspraken omtrent een concurrentiebeding;
• eindafrekening van betalingen;
• een finale kwijtingsclausule.

Als het opzegverbod wegens ziekte na twee jaar verstrijkt, kan er een beëindigingsovereenkomst worden afgesloten, mits duidelijk is dat re-integratie binnen 26 weken niet mogelijk is. In dat geval geldt geen fictieve opzegtermijn.

Ontbindende voorwaarde

Als werkgever kan je niet afspreken dat de arbeidsovereenkomst eindigt wanneer de werknemer trouwt of een geregistreerd partnerschap aangaat, of tijdens de zwangerschap/bevalling van de werkneemster. Andere ontbindende voorwaarden zijn echter soms toegestaan, bijvoorbeeld bij uitzendbedingen. Hierin dien je schriftelijk vast te leggen dat een overeenkomst eindigt wanneer de uitzendkracht weer naar het uitzendbureau gaat. De geldigheid van een ontbindende voorwaarde hangt af van de context en moet schriftelijk zijn vastgelegd. Deze voorwaarden moeten objectief bepaalbaar zijn en mogen niet afhankelijk zijn van subjectieve beoordeling van de werkgever.

Een gangbare ontbindende voorwaarde is het pensioenontslagbeding dat eindigt bij de AOW-leeftijd van de werknemer, aangezien dit maatschappelijk aanvaard is.

Direct ontslag?

Je kunt als werkgever in bepaalde gevallen de arbeidsovereenkomst per direct beëindigen om een dringende reden, zonder opzegtermijn. Dit staat bekend als ontslag op staande voet. Voor een rechtsgeldig ontslag op staande voet zijn er voorwaarden:

• er moet sprake zijn van een dringende reden;
• de reden moet direct meegedeeld worden;
• het ontslag moet direct gegeven worden.

Voorbeelden van dringende redenen zijn:

• werkweigering;
• het mishandelen of beledigen van de werkgever of diens naasten;
• ongeschiktheid voor het werk.

Bij een ontslag op staande voet is het belangrijk om hoor en wederhoor toe te passen. De werknemer moet de kans krijgen om te reageren op de vastgestelde dringende reden.

Tip! Ga zorgvuldig om met ontslag op staande voet. Pas hoor en wederhoor toe en verzamel voldoende bewijs.

Een ontslag op staande voet moet gebaseerd zijn op:

• een objectieve dringende reden; of
• een subjectieve dringende reden.

Een objectieve dringende reden is een gedraging die door geen enkele werkgever acceptabel is. Een subjectieve dringende reden is specifiek ongeoorloofd voor jou als werkgever, gezien de omstandigheden.

Als na afloop van de procedure blijkt dat slechts een deel van de dringende reden geldig was, blijft het ontslag toch staan als aan bepaalde voorwaarden voldaan is, zoals dat de vaststaande feiten het ontslag rechtvaardigen.

De Hoge Raad oordeelde dat de definitie van dringende redenen niet enkel gebaseerd moet zijn op strafrechtelijke criteria, maar dat het voor de werknemer ook duidelijk moet zijn welke reden tot ontslag heeft geleid. Is de werknemer het niet eens met het ontslag en gaat hij naar de rechter (binnen twee maanden), dan worden de persoonlijke omstandigheden in acht genomen bij de beoordeling. Dit betekent dat afhankelijk van factoren zoals diensttijd of opleiding, het ontslag wel of niet gerechtvaardigd kan zijn.

Wordt jouw beleid consistent toegepast, dan kan dit ook van belang zijn in de rechtszaak.

Tip! Geef de werknemer de mogelijkheid om zelf ontslag te nemen in plaats van ontslag op staande voet. Dit vergroot de kans op een meer bevredigende oplossing.

Een beëindigingsovereenkomst kan hier ook een optie zijn.

Let op! Trek het ontslag op staande voet pas in als de wettelijke bedenktermijn voorbij is.

Eindafrekening

Bij het beëindigen van een dienstverband moet er een eindafrekening opgemaakt worden, waarbij de werknemer zijn resterende tegoeden ontvangt, zoals vakantiegeld of een eindejaarsbonus.

Er heerst nu debat over de opbouw van vakantiedagen voor werknemers die langdurig ziek zijn. De wet koppelt vakantie aan het recht op loon, maar de rechtspraak hierover is inconsistent. Hopelijk zal de Hoge Raad hier duidelijkheid over bieden.

Overlijden werknemer

Als een werknemer komt te overlijden, ben je verplicht om de nagelaten betrekkingen een overlijdensuitkering te verstrekken. Deze uitkering omvat het loon dat de werknemer zou hebben ontvangen van de dag na het overlijden tot één maand na het overlijden. Onder nagelaten betrekkingen verstaan we:

• de achterblijvende echtgenoot/echtgenote;
• de geregistreerde partner;
• de ongehuwd samenwonende partner;
• de minderjarige kinderen;
• degene die met de overledene samenleefde en financieel afhankelijk was.

Let op! De overlijdensuitkering wordt alleen verstrekt aan degene met wie de overledene feitelijk samenwoonde. Bij scheiding heeft de achterblijvende echtgenoot geen recht op uitkering.

Let op! De overlijdensuitkering is belasting- en premievrij (bruto is netto). Je kunt belastingvrij drie maandsalarissen verstreken, maar dit is niet verplicht. Vaak staat dit ook in de toepasselijke cao.

Postuum loon

Na het overlijden bestaat er vaak recht op een stuk postuum loon voor het deel dat de werknemer nog heeft gewerkt. Bijvoorbeeld, als de werknemer op 11 augustus overlijdt, heb je recht op loon en opgebouwde vakantiedagen tot die datum. De werkgever moet wachten met uitbetaling totdat duidelijk is wie de rechthebbenden zijn, die kunnen verschillen van de nagelaten betrekkingen.

Disclaimer: De informatie in deze Advieswijzer is zorgvuldig samengesteld, maar er wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor inconsistenties of onnauwkeurigheden. De Advieswijzer is niet bedoeld als compleet overzicht voor financiële beslissingen.