Wet Flexibel Werken

Bij hybride werken is de Wet flexibel werken (Wfw) cruciaal. Deze wet biedt jou, als werknemer, de mogelijkheid om een aanpassing van je arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijden aan te vragen bij je werkgever. Hier zijn enkele belangrijke definities uit deze wet:

• Arbeidsduur: Het aantal uren dat in een werkweek of een andere overeengekomen werkperiode is vastgesteld.
• Arbeidsplaats: Iedere afgesproken locatie waar werkzaamheden door de werknemer worden uitgevoerd of gebruikelijk zijn.
• Werktijd: De afgesproken tijdstippen op een werkdag waarop de werknemer zijn taken verricht.

Aanpassen van Duur, Tijd en Plaats

Voor het aanpassen van je arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd gelden de volgende voorwaarden:

• Je moet - op uitzondering van onvoorziene omstandigheden - minimaal 26 weken in dienst zijn. Bij de berekening van deze periode worden onderbrekingen van niet meer dan zes maanden meegeteld;
• Je aanvraag moet minimaal twee maanden voor de verwachte ingangsdatum schriftelijk bij je werkgever worden ingediend;
• Je verzoek moet duidelijk de omvang van de aanpassing, de ingangsdatum en de gewenste spreiding van uren over de week vermelden;
• Je hoeft je verzoek niet te motiveren.

Na jouw aanvraag is het essentieel dat de werkgever met je in gesprek gaat over jouw wensen. Je ontvangt uiterlijk één maand voor de ingangsdatum een schriftelijke reactie op je verzoek.

In principe kun je, behalve in onforziene situaties, na een jaar opnieuw een verzoek indienen, mits je werkgever jouw eerder verzoek heeft goedgekeurd of verworpen.

Deze termijn geldt niet voor werknemers die:

• Een kind hebben dat jonger is dan acht jaar;
• Zorg dragen voor iemand met recht op kortdurend zorgverlof die levensbedreigend ziek is;
• Zorg dragen voor noodzakelijke verzorging van iemand met recht op kortdurend zorgverlof die ziek of hulpbehoevend is.

Daarnaast kan ook een AOW-gerechtigde medewerker die aan één van de genoemde situaties voldoet een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur indienen.

Aanpassing Arbeidsplaats

Wanneer je een verzoek tot aanpassing van je arbeidsplaats indient, geldt er minder strenge regelgeving. De wet biedt jou een 'right to ask', terwijl de werkgever een 'duty to consider' heeft. Bij een afwijzing van jouw verzoek moet de werkgever in overleg met jou treden en de reden van afwijzing schriftelijk motiveren. De werkgever kan zijn beslissing ook herzien bij nieuwe omstandigheden. Dit dient vooraf met jou besproken te worden en de uiteindelijke herziening dient schriftelijk en gemotiveerd aan jou te worden meegedeeld.

Let op! Deze bepalingen zijn niet van toepassing voor werkgevers met minder dan tien werknemers en er kan in een cao van de wet worden afgeweken. Bij afwezigheid van cao-bepalingen kan de werkgever, met schriftelijke toestemming van de ondernemingsraad (or), van de wet afwijken voor maximaal vijf jaar.

Aanpassing Arbeidsduur en/of Werktijd

Een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur en/of werktijd kan enkel door de werkgever worden afgewezen op basis van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Dit betekent dat er een hoge standaard voor afwijzing is.

Arbeidsomstandigheden

Als werkgever heb je op basis van het Burgerlijk Wetboek een zorgplicht ten aanzien van de arbeidsomstandigheden van jouw werknemers. Deze zorgplicht is ook opgenomen in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit).

Thuiswerken Onder Arbowetgeving

Thuiswerken valt onder 'plaatsonafhankelijke arbeid'. Dit betekent dat er een lichter arboregime van toepassing is, wat inhoudt dat bepaalde arboregelingen niet van toepassing zijn, zoals eisen met betrekking tot toiletten, nooduitgangen, ventilatie en temperatuur.

Wat Moet Voldoen?

Volgens het Arbobesluit moet een thuiswerkplek aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De werkruimte moet zodanig zijn ingericht dat jij zowel zittend als ergonomisch kunt werken. Dit betekent dat je een geschikte stoel en een passend werkblad of tafel tot je beschikking hebt.
• De werkruimte moet voldoende kunstverlichting bieden.

Jij kunt voorzieningen of hulpmiddelen voor je thuiswerkplek aanvragen. Dit kunnen dingen zijn zoals een laptophouder, muis of los toetsenbord. De kosten voor deze voorzieningen vallen onder jouw werkgever. Eventuele kosten die jij zelf maakt, kunnen in overleg met de werkgever vergoed worden. De werkgever moet een werkplek en kunstverlichting bieden, tenzij jij daar zelf al voor hebt gezorgd.

In het arbeidsomstandighedenbeleid dat je op grond van de Arbowet moet hebben, moet aandacht zijn voor thuiswerken. Dit moet worden opgenomen in jouw risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en eventueel in een plan van aanpak.

Thuiswerken in Arbobeleid

In een thuiswerkregeling, die onderdeel uitmaakt van het arbeidsomstandighedenbeleid, kun je aangeven welke functies binnen de organisatie thuiswerken mogelijk maken en welke eisen zijn verbonden aan de thuiswerkplek. Samen met de werkgever kan een thuiswerkovereenkomst worden opgesteld waarin staat voor hoeveel dagen je thuiswerkt, hoe bereikbaar je bent en welke apparatuur je ter beschikking krijgt.

Instemming Ondernemingsraad

Aangezien de thuiswerkregeling onderdeel is van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht over deze regeling.

Arbeidstijden

Zowel de Arbeidstijdenwet (Atw) als de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) verplichten jou als werkgever om bij te houden hoeveel uren jouw werknemers werken. Je moet het volgende registreren:

• Starttijd;
• Eindtijd;
• De pauzes;
• De identiteit van de werknemer.

Je kunt zelf kiezen hoe je aan deze registratieplicht voldoet; er zijn geen specifieke eisen voor devorm.

Deze verplichting geldt niet voor werknemers die meer dan drie keer het wettelijk minimumloon verdienen. De registratieplicht geldt ook voor thuiswerkers. Je kunt speciale software gebruiken om werknemers te vragen hun werktijd bij te houden. Dit legt de verantwoordelijkheid bij de medewerker en beperkt privacy-inbreuk. Daarnaast kun je ook proactieve software inzetten die de werktijden van werknemers automatisch bijhoudt. Zorg ervoor dat deze software onderscheid maakt tussen werktijd en privétijd; anders loop je het risico op te veel inbreuk op de privacy van je werknemers. Negeren van de registratieverplichting kan leiden tot een bestuurlijke boete voor jou als werkgever.

Let op! Gegevens moeten minimaal een jaar worden bewaard.

Let op! Aangezien dit betrekking heeft op een werktijdregeling, heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht.

Handhaving

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of werkgevers voldoen aan hun zorgplicht en kan handhavend optreden.

Fiscale Regelingen

Thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken, hebben vaak extra kosten, zoals voor water, elektriciteit en andere benodigdheden. Een thuiswerkvergoeding kan deze extra uitgaven compenseren. Hoewel het geven van een thuiswerkvergoeding niet verplicht is, kan het wel onderdeel zijn van een cao.

In 2026 kun je een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,45 per dag geven (in 2025 was dit € 2,40). Dit geldt ook als werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Als je meer dan € 2,45 vergoedt, is het meerdere belast. Je kunt kiezen om dit bij de werknemer individueel te belasten of als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling aan te wijzen. De onbelaste vergoeding is tot € 2,45 per dag vrijgesteld en komt niet ten laste van de vrije ruimte.

Je kunt ook met werknemers een vaste vergoeding overeenkomen op basis van het aantal verwachte thuiswerk- en kantoordagen per week. Een combinatie van een thuiswerkvergoeding en een woon-werkvergoeding is ook mogelijk, waarbij de administratieve lasten vaak lager zijn. Werkt iemand op een dag zowel thuis als op kantoor, dan moet je een keuze maken tussen de vergoeding voor die specifieke dag:

1. œf de thuiswerkvergoeding van € 2,45 per dag,
2. œf de reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer.

Bij structureel (gedeeltelijk) thuiswerken kan een combinatie van vergoedingen volgens de 214-(werk)dagenregeling worden toegepast, met pro-rata als dat noodzakelijk is. Het is verstandig om gemaakte afspraken en vastlegging van de vaste vergoeding schriftelijk te documenteren.

Voorbeeld:
Een werknemer werkt drie dagen op kantoor en twee dagen thuis. De enkele reisafstand is 25 km. De vergoeding wordt als volgt berekend:

Vaste onbelaste reisvergoeding: (3/5 x 214 = 129 dagen x 50 km x € 0,23)/12 = € 123,63 per maand.
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 = 86 dagen x € 2,45) /12 = € 17,56 per maand.

Verplichte Rapportage

Bedrijven met 100 of meer werknemers moeten uiterlijk op 30 juni 2026 rapporteren over het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van hun werknemers in 2025. Deze verplichting maakt deel uit van de Omgevingswet van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en staat bekend als de 'Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit', ofwel WPM.

Let op! Voor de grens van 100 of meer werknemers moeten de medewerkers van alle vestigingen bij elkaar worden opgeteld. Alleen werknemers met een arbeidsovereenkomst die minimaal 20 uur per maand werken worden meegeteld. Inhuurkrachten en uitzendkrachten tellen hierbij niet mee.

In een handreiking van RVO staan de gegevens die je moet bijhouden, zoals totalaantal kilometers dat werknemers hebben afgelegd voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, alsook het totaal aantal kilometers per vervoermiddel en brandstoftype.

Het voornemen is om bedrijven tot 250 werknemers vanaf 2027 uit te zonderen van deze verplichting, om de regeldruk voor het mkb te verlagen. Daarvoor is echter wetgeving in voorbereiding en de staatssecretaris zal met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) overleg voeren over handhaving tot 1 januari 2027. Hij streeft ernaar dat gemeenten en omgevingsdiensten tot die datum terughoudend zijn met handhaving bij bedrijven tot 250 werknemers.

Bedrijven met 100 of minder werknemers hoeven nu niet meer bij te houden hoeveel kilometers hun werknemers maken.

Vergoeding Inrichting Thuiswerkplek

Er zijn mogelijkheden voor een vergoeding voor de inrichting van een thuiswerkplek, waarvan veel kosten onbelast zijn. Kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, computer of telefoon kunnen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling vallen, zodat er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek kunnen de volgende gerichte vrijstellingen van toepassing zijn:

• Verplichte arbovoorzieningen op basis van de wet;
• Gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen als ze voldoen aan de noodzaak.

Verplichte Arbovoorzieningen

Verplichte arbovoorzieningen zijn voorzieningen die verband houden met jouw verplichtingen op basis van de Arbowet. Kortom, voorzieningen die de veiligheid en gezondheid van jouw werknemers waarborgen vallen hieronder. Dit kan bestaan uit een ergonomische bureaustoel of voetenbankje. Het maakt niet uit of je deze voorzieningen vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. Voorwaarden hierbij zijn:

• De werknemer gebruikt de voorzieningen geheel of gedeeltelijk in zijn thuiswerkplek;
• De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor deze voorzieningen.

De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als arbovoorzieningen gedeeltelijk of volledig onder een cafetariaregeling vallen. In dat geval is de voorziening belastbaar. Dit kan wel ondergebracht worden in eventueel beschikbare vrije ruimte.

De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In dat geval betaalt hij de meerprijs uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever vergoedt, blijft in dat geval van toepassing.

Noodzakelijkheidscriterium

ICT-middelen en mobiele communicatiemiddelen zijn gericht vrijgesteld indien ze voldoen aan het noodzakelijkscriterium:

• De voorziening is, naar het oordeel van de werkgever, noodzakelijk voor een goede uitvoering van de werkzaamheden;
• De voorziening maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling;
• De werknemer retourneert de voorziening of moet de restwaarde betalen als hij deze niet meer nodig heeft.

Deze gerichte vrijstelling kan van toepassing zijn op een computer of telefoon als de werknemer deze nodig heeft voor zijn werk. Deze vrijstelling is ook van toepassing als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt.

Cafetariaregeling

De gerichte vrijstelling voor verplichte arbovoorzieningen en voor noodzakelijke ICT-middelen is niet van toepassing als de voorziening is opgenomen in een cafetariaregeling.

In een cafetariaregeling betaalt de werknemer door het inleveren van brutoloon zelf mee aan bepaalde vergoedingen of voorzieningen. Daarom is deze gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen en arbovoorzieningen niet van toepassing.

Als de werknemer kiest voor een duurdere versie van een noodzakelijke voorziening kan de meerprijs meegeteld worden in de cafetariaregeling. De gerichte vrijstelling is dan van toepassing op de basisvoorziening, maar niet op de meerprijs waarvoor de werknemer uit het nettoloon betaalt.

Let op! Overweeg om bij het invoeren van een cafetariaregeling te overleggen met onze adviseurs over de voorwaarden.

Disclaimer
Er is uiterste zorg besteed aan de samenstelling van deze richtlijn. Toch aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor onvolledigheden of onjuistheden. Door het brede karakter van deze informatie is deze niet bedoeld om alle benodigde informatie te bieden voor financiële beslissingen.