Zelf organiseren met je eigen auto
Wanneer je met collega's carpoolt in je eigen auto en dit zelf organiseert (zonder dat je werkgever carpoolverplichtingen oplegt), dan kun je elke deelnemer (zowel de bestuurder als de meerijders) een belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23 per kilometer geven voor hun eigen woon-werkafstanden.
Als er meerijders zijn die ook een auto van de zaak hebben, kun je hen, als je dat wenselijk vindt, ook een onbelaste vergoeding van maximaal €0,23 per kilometer geven, maar alleen voor de afstand die ze niet met de auto van de zaak hebben afgelegd.
Let op! Het is aan de meerijders zelf om te beslissen of zij de vergoeding behouden of onderling verdelen; dit heeft geen fiscale gevolgen voor jou.
Eigen auto en werkgever organiseert
Wanneer het carpoolen in je eigen auto wordt georganiseerd door de werkgever, kun je de bestuurder een belastingvrije vergoeding verstrekken van maximaal €0,23 per kilometer. Deze kilometers omvatten niet alleen de afstand van huis naar werk, maar ook de omrijkilometers voor het ophalen van collega's. Bij rijdende meerijders mag er in dit geval geen belastingvrije vergoeding worden gegeven.
Auto van de zaak en zelf organiseren
In het geval dat je met een auto van de zaak carpoolt en dit zelf organiseert, is het mogelijk om alleen de meerijders een belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23 per kilometer te betalen voor hun woon-werkreizen. Ook hier kunnen de meerijders zelf beslissen hoe zij de vergoeding verdelen.
Auto van de zaak en werkgever organiseert
Wat betekent ‘organiseren’?
De fiscale behandeling hangt af van de vraag of er sprake is van vervoer door de werkgever. Dit is het geval als de werkgever verplichte carpooling vraagt of het vervoer regelt. Als je je werknemers vraagt om aan te geven hoe zij het carpoolen organiseren, betekent dit echter niet automatisch dat jij het ook organiseert. Hiervoor is meer nodig. Zelfs het simpelweg volgen van interesse in carpoolen telt nog niet als organiseren.
Let op! Wanneer je een hogere belastingvrije vergoeding wilt geven dan hierboven beschreven, kan dit worden aangemerkt als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte. Voorwaarde is dat dit voldoet aan de geldende gebruikelijkheidstoets. Vergeet ook niet dat bij overschrijding van je vrije ruimte, er 80% eindheffing is verschuldigd.
