Belastingvrije Tijdelijke Verblijfkosten

Je kunt tijdelijk verblijfskosten belastingvrij vergoeden als je aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling voldoet. Jouw werknemer moet een zogenaamde ambulante werknemer zijn. Dit geldt als de werknemer regelmatig naar verschillende werkplekken reist of meestal eens per week op maximaal 20 dagen naar dezelfde locatie gaat.

Let op! Het betreft een aaneengeschakelde periode waarin de 20 dagen vallen. Bij een incidentele onderbreking gaat de berekening gewoon door. Bij een langere onderbreking start er een nieuwe referentieperiode voor de 20 dagen.

De gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten kan ook van toepassing zijn wanneer een werknemer om zakelijke redenen (nog) niet bij de werkplek woont, zoals bij tijdelijke projecten of tijdens de proeftijd.

Aansluiting bij Vergoeding Ambtenaren op Dienstreis

Je mag de vergoeding voor tijdelijke verblijfskosten laten aansluiten bij de onbelaste verblijfskostenvergoedingen die ambtenaren tijdens dienstreizen ontvangen.

Dit is toegestaan voor werknemers die met vergelijkbare kosten zitten als ambtenaren tijdens hun dienstreis. Er moet sprake zijn van gelijkaardige werkzaamheden onder vergelijkbare omstandigheden. Voor een bouwvakker die vier weken aan een project werkt, is zo'n gelijkenis niet van toepassing.

Daarnaast is het noodzakelijk dat je vergoedingen onder vergelijkbare voorwaarden en fiscale gevolgen toekent als volgens de cao Rijk. Dit betekent echter niet dat je iedere vergoeding moet geven die in deze cao staat, maar dat je rekening houdt met bijvoorbeeld de minimumeisen van verblijfsduur en de vergoedingen die in de cao zijn genoemd.

Vrijgestelde Bedragen Binnenlandse Dienstreizen 2026

De vergoedingen en gericht vrijgestelde bedragen voor ambtenaren op binnenlandse dienstreizen zijn in 2026 als volgt:

Let op! Behalve dat je bij deze vergoedingen moet aansluiten, dien je ook dezelfde voorwaarden toe te passen. Gedetailleerde bedragen en voorwaarden vind je in hoofdstuk 10.2 van de cao Rijk.

Betaalbewijzen en Werkelijke Kosten

Volgens de vereisten hoeft een ambtenaar die kosten declareert voor een dienstreis geen betaalbewijzen van bovenstaande uitgaven bij te voegen.

Je kunt deze kosten dus ook vergoeden aan je werknemer zonder dat hij een factuur of betaalbewijs overlegt. Uiteraard moet wel aannemelijk zijn dat de werknemer inderdaad voor werkdoeleinden heeft gereisd en overnacht.

Het is ook noodzakelijk dat de werknemer daadwerkelijk kosten maakt. Voor een werknemer die (bijna) geen kosten heeft, geldt dat je niet kunt aansluiten bij de gerichte vrijgestelde vergoeding uit de cao Rijk.

Let op! Als de vergoeding hoger is dan het gericht vrijgestelde bedrag, wordt het meerdere als loon beschouwd. Je kunt ervoor kiezen om het meerdere, als dat gebruikelijk is, aan te wijzen in de vrije ruimte.

Buitenlandse Dienstreizen 2026

Ook voor buitenlandse dienstreizen is het belangrijk om aan te sluiten bij de voorwaarden en bedragen die zijn vastgelegd in de cao Rijk (zie deel 10.3 van de cao Rijk). De berekening van de bedragen voor buitenlandse dienstreizen hangt af van de tijdelijke verblijfplaats. Voor een overzicht kun je kijken in bijlage 6 van de cao Rijk.

Tip! Wil je voor jouw werknemers de verblijfskostenvergoedingen van ambtenaren op buitenlandse dienstreizen volgen of heb je andere vragen? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.