Je spreekt van inlenen wanneer personeel dat in dienst is bij een andere onderneming, werkzaamheden verricht binnen jouw bedrijf, onder jouw leiding of toezicht. Deze andere ondernemer kan een uitzendbureau zijn, maar ook een collega-ondernemer die zijn personeel tijdelijk aan jou uitleent.
Als het personeel onder leiding en toezicht van de andere ondernemer blijft, is er geen sprake van inlenen. In dat geval kan er echter wel sprake zijn van aannemen van werk. Je kunt dan niet als inlener aansprakelijk worden gesteld, maar mogelijk krijg je wel te maken met ketenaansprakelijkheid.
Btw-verlegging
De inlenersaansprakelijkheid is van toepassing op loonheffingen en btw. In sommige situaties moet de btw echter verplicht door de uitlener naar de inlener worden verlegd. In zo'n geval draagt de inlener de btw af maar kan deze ook als voorbelasting in aftrek brengen, mits de inlener belaste prestaties verricht.
De verplichte verleggingsregeling geldt voor de uitlening van personeel die betreft fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen in sectoren zoals bouw, scheepsbouw, schoonmaak en hoveniers.
Tip! Het kan soms lastig zijn om te bepalen of de verleggingsregeling van toepassing is. Bij twijfel is het verstandig om contact op te nemen met een van onze adviseurs.
Let op! Wanneer een uitlener de verplichte verleggingsregeling ten onrechte niet toepast en btw op jouw factuur berekent, kun je deze btw niet als voorbelasting in aftrek brengen. Wees alert op de toepassing van de verleggingsregeling en vraag jouw uitlener deze toe te passen.
Inlenersaansprakelijkheid
Als inlener kun je door de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld voor het niet betalen van de volgende belastingen en premies door de uitlener of doorlener:
- Loonheffingen (inclusief loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing voor de Zorgverzekeringswet)
- Btw
Je kunt je aansprakelijkheid als inlener of doorlener beperken door verschillende maatregelen te nemen, zoals het aanvragen van een verklaring betalingsgedrag, het registreren van juiste gegevens, en het storten op een G-rekening, eventueel in combinatie met het gebruik van de disculpatiemogelijkheid voor gecertificeerde uitleners.
Verklaring betalingsgedrag
Een uitlener kan de Belastingdienst periodiek (bijvoorbeeld één keer per kwartaal) vragen om te bevestigen dat hij alle loonheffingen en btw heeft betaald. Deze verklaring geeft jou als inlener inzicht in de risico's die je loopt, maar biedt geen vrijwaring.
Tip! Als de uitlener zijn zaken goed voor elkaar heeft, ontvangt hij van de Belastingdienst een zogenaamde ‘schone verklaring’. Als je uitlener geen schone verklaring kan overleggen, is er wellicht iets mis. Vraag je uitlener naar de reden, zodat je (indien nodig samen met ons) het risico beter kunt inschatten.
Registratie van gegevens
Het komt regelmatig voor dat de Belastingdienst de loonheffingen waarvoor je als inlener aansprakelijk wordt gesteld, vaststelt met het anoniementarief. Jouw aansprakelijkheid voor dit tarief wordt verminderd als je de identiteit van het ingeleende personeel en hun loon per ingeleend personeelslid en werk kunt aantonen. Daarnaast moet je bewijs hebben dat het ingeleende personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt. Je voldoet aan deze voorwaarden als je de volgende gegevens van elk ingeleend personeelslid registreert (onder andere aan de hand van het getoonde ID-bewijs):
- NAW-gegevens, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN)
- Nationaliteit
- Soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
- Aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning of notificatie NAW-gegevens uitlener
- Een overzicht van de gewerkte uren (per dag)
- Verblijfsgegevens (indien niet woonplaats)
- Toelichting op de werkzaamheden (periode en aard)
- Gewerkte uren
Tip! Voor voorbeelden van de registratie van persoonsgegevens en gewerkte uren kun je hier kijken.
Let op! Het is niet toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs te maken en te bewaren, tenzij het gaat om ingeleend personeel dat afkomstig is uit een niet-EER land. In dat geval is het verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs en de werk- en verblijfsvergunning te bewaren. Deze kopieën moeten tot vijf jaar na beëindiging van het werk bewaard blijven. Als je dit niet doet, riskeer je een boete en toepassing van het anoniementarief.
Als je een vreemdeling zonder de vereiste tewerkstellingsvergunning laat werken, loop je vanaf februari 2025 het risico op een boete van maximaal € 11.250 per vreemdeling. Bij herhaalde overtredingen kan dit bedrag zelfs oplopen met 50%, 100% of 200%. Indien er ernstige benadeling wordt vermoed (dit kan onder andere een combinatie zijn van zaken zoals weinig loon, slapen op de werkplek, afgenomen bankpassen of reisdocumenten), kan de Arbeidsinspectie jouw bedrijf preventief stilleggen.
Storten op G-rekening
Een G-rekening is een geblokkeerde rekening van de uitlener of doorlener waarop de Belastingdienst voorrecht heeft. Beroepsmatige uitleners hebben recht op deze rekening.
Je kunt je aansprakelijkheid beperken door het deel van de factuur dat bestemd is voor loonheffingen en btw op deze G-rekening te storten. Vermeld hierbij het factuurnummer en andere identificatiegegevens van de factuur. De factuur moet voldoen aan de wettelijke vereisten en moet het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving van het werk bevatten.
Bovendien moet je de betalingen en de eerder genoemde te registreren gegevens, zoals de persoonlijke gegevens van het ingeleende personeel en de urenregistratie, uit jouw administratie kunnen ophalen en tonen. Als je aan deze voorwaarden voldoet, ben je als inlener voor het op de G-rekening gestorte bedrag niet meer aansprakelijk. Wel kun je aansprakelijk blijven voor een eventueel restbedrag als de loonheffingen en/of btw hoger zijn dan jouw storting.
Gecertificeerde uitlener
Als inlener kun je gebruikmaken van de disculpatieregeling. Dit houdt in dat je niet aansprakelijk wordt gesteld, zelfs niet als later blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of btw heeft afgedragen, omdat dit niet jouw schuld is. Of je recht hebt op disculpatie wordt individueel beoordeeld, afhankelijk van de feiten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een faillissement van de uitlener door plotselinge verslechtering van de economische situatie of extreme weersomstandigheden.
SNA-gecertificeerde bedrijven hebben altijd recht op disculpatie, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- De uitlener voldoet aan de NEN 4400-1- of NEN 4400-2-norm, wat blijkt uit opname in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Controleer op de SNA-website (www.normeringarbeid.nl) welke ondernemingen hieraan voldoen.
- Je stort 25% van het factuurbedrag (inclusief btw) op de G-rekening van de uitlener. Indien de verleggingsregeling van toepassing is, stort je 20%.
- De factuur voldoet aan de wettelijke eisen en vermeldt het nummer of kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak en de omschrijving van het werk.
- Bij betaling vermeld je het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur.
- Uit jouw administratie moeten direct de gegevens van de inlening, de urenregistratie en de betalingen blijken.
- Je moet de controle op de identiteit van het ingeleende personeel kunnen aantonen op basis van de eerder genoemde registratie, het BSN moet bekend zijn en je moet kunnen aantonen dat het personeel over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt.
Enkele grote beursgenoteerde uitzendbedrijven hebben garanties gegeven voor de betaling van hun loonheffingen en btw. Als je personeel inhuurt van zo’n uitzendbedrijf, hoef je voor vrijwaring niet 25% van het factuurbedrag op de G-rekening te storten. De Belastingdienst geeft aan dergelijke uitzendbedrijven jaarlijks een verklaring af. Beschikt jouw uitlener over een geldige verklaring, en als je de identiteit van de uitzendkrachten kunt aantonen, dan kun je het volledige factuurbedrag naar de uitzendonderneming overmaken en toch gebruikmaken van de disculpatieregeling.
Nieuwe uitzend-cao
Per 1 januari 2026 gaat er een nieuwe uitzend-cao in werking. Deze cao stelt dat de arbeidsvoorwaarden van uitzendkrachten gelijkwaardig moeten zijn aan die van medewerkers met een vergelijkbare functie die direct in dienst zijn bij de inlener. Bij uitleners die geen uitzendbedrijf zijn, is de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) het uitgangspunt voor het vaststellen van arbeidsvoorwaarden.
De brancheorganisaties NBBU en ABU hebben een nieuw online platform gelanceerd, dat praktische ondersteuning biedt aan uitzendbureaus, softwareleveranciers en opdrachtgevers bij de implementatie van gelijkwaardige beloning voor uitzendkrachten.
Let op! In iedere situatie waarin personeel wordt uitgeleend, moet je controleren of de arbeidsvoorwaarden van de uitgeleende werknemer gelijk zijn aan die van de inlener.
Doe de Waadi-check
Let op! Als je personeel inhuurt van een ondernemer die niet geregistreerd is bij de KvK, loop je het risico op een hoge boete, die kan oplopen tot minimaal € 8.000 (bij minder dan tien ingeleende werknemers) tot € 96.000 (derde overtreding bij dertig of meer ingeleende werknemers). Eenzelfde boete kan ook de uitlener treffen.
Bovenstaande geldt niet voor eenmansbedrijven: een zzp’er zonder eigen bv hoeft zich niet als uitzendonderneming bij de KvK te registreren. Als je een dga inhuurt (die samen met zijn echtgenoot ten minste 90% van de aandelen in zijn bv bezit), is de boete voor zowel de bv als de inlener voorlopig nihil.
Let op! Ook al is je uitlener bij de KvK geregistreerd, dit biedt nog geen vrijwaring voor de inlenersaansprakelijkheid.
Tip! Als een uitzendbureau NEN-gecertificeerd is, controleert de certificerende instelling of er een Waadi-registratie is. Eigen controle is dan niet meer nodig.
Wet aanpak schijnconstructies
De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) heeft als doel uitbuiting en onderbetaling van werknemers en oneerlijke concurrentie tegen te gaan. De WAS bevat onder andere de vereiste tot girale betaling van het minimumloon, de verplichting tot specificatie van kostenvergoedingen die deel uitmaken van het loon, en het verbod op inhoudingen en verrekeningen die het netto equivalent van het minimumloon verminderen. Daarnaast kan een ingeleende werknemer jou als inlener hoofdelijk aansprakelijk stellen als de uitlener het verplichte minimum- of cao-loon niet (volledig) uitbetaalt.
Uitleners die zonder de benodigde toelating actief zijn op de arbeidsmarkt riskeren een boete. Dit geldt ook voor bedrijven die gebruik maken van uitzendbureaus, de zogenaamde inleners.
Let op! Dit betreft ketenaansprakelijkheid. Dit houdt in dat de inleenkracht ook de opvolgende doorlener aansprakelijk kan stellen, zolang de keten niet is doorbroken.
De rechter beslist of je als inlener aansprakelijk bent voor het betalen van achterstallig loon. Er zijn verschillende maatregelen die je kunt nemen om het risico op aansprakelijkheid te beperken. Het is bijvoorbeeld belangrijk om te controleren of je samenwerkt met betrouwbare bedrijven. Dit kan inhouden dat je de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en bij de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl) controleert en indien nodig, zorgt voor tijdige betaling van loonheffingen aan de Belastingdienst. Beoordeel vervolgens of er sprake is van een eerlijke prijs en zorg voor een goed contract met duidelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden.
Leg ook de verplichting op dat deze voorwaarden gelden voor bedrijven verderop in de keten. Het is bovendien belangrijk om actie te ondernemen wanneer je signalen ontvangt dat de uitlener onderbetaalt. Onderzoek de situatie, spreek de uitlener aan en verbreek indien nodig de samenwerking.
Bij uitleners die zonder toelating actief zijn op de arbeidsmarkt geldt een boete. Dit is ook het geval voor bedrijven die gebruik maken van uitzendbureaus, de zogenaamde inleners.
Let op! De getroffen maatregelen bieden geen vrijwaring, maar een rechter kan eerder geneigd zijn om je niet aansprakelijk te stellen. Blijf echter waakzaam en grijp in als je vermoedt dat de uitlener zijn werknemers niet naar behoren betaalt.
De ketenaansprakelijkheid is alleen van toepassing op opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Particulieren kunnen hier dus niet mee te maken krijgen.
Wet arbeidsmarkt in balans
Payrollkrachten zijn werknemers die door of in opdracht van de inlener zijn geselecteerd en exclusief voor de inlener werken, maar in dienst zijn bij een derde (het payrollbedrijf). Sinds 2020 hebben payrollkrachten recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als de eigen werknemers van de inlener, waaronder voorwaarden uit de cao, bedrijfseigen regelingen en gangbare arbeidsvoorwaarden in de branche. Sinds 2021 hebben payrollkrachten recht op een adequate pensioenregeling. Dit kan de pensioenregeling van de inlener zijn of een eigen, adequate regeling van de uitzender. Voldoet het payrollbedrijf hier niet aan, dan kan zowel de Arbeidsinspectie als de payrollkracht maatregelen nemen. In het Besluit Adequate pensioenregeling voor payrollwerknemers, dat vanaf 1 januari 2021 van kracht is, staan de eisen waarvoor zo'n regeling moet voldoen. De werkgever moet een pensioenvoorziening treffen met ouderdoms- en nabestaandenpensioen, zonder wacht- of drempeltijd, met een werkgeversbijdrage van 15,2% van de pensioengrondslag (percentage 2026). Dit percentage is gelijk aan de gemiddelde werkgeversbijdrage in Nederland en wordt jaarlijks aangepast.
Melding buitenlandse uitzendondernemer
Als een buitenlandse uitzendorganisatie uit de Europese Economische Ruimte of Zwitserland in Nederland uitzendkrachten ter beschikking stelt, geldt sinds 1 maart 2020 een digitale meldingsplicht via postedworkers.nl. Deze melding heeft als doel te waarborgen dat uitzendkrachten in Nederland hetzelfde verdienen als gebruikelijk is. Als inlener ben je verplicht de melding te controleren en eventuele onjuistheden door te geven. Voldoet het uitzendbureau of de inlener niet aan hun verplichtingen? Dan loopt deze partij het risico op een boete. Zowel de betrokken dienstverlener als de opdrachtgever in Nederland en eventuele intermediairs kunnen hierop worden beboet. De hoogte van de boete wisselt van € 750 tot € 8.000 per overtreding, afhankelijk van de specifieke overtreding. Meer informatie over deze regeling is te vinden op de site postedworkers.nl.
Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten
Op 1 januari 2027 gaat de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) in. Dit houdt in dat er een toelatings- of vergunningensysteem komt voor bedrijven die werknemers willen blijven uitlenen. Bedrijven moeten zich vóór deze datum aanmelden bij de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU).
Er zijn twee categorieën uitleners: met en zonder SNA-certificaat. Beide moeten zich tussen 1 november 2026 en 1 januari 2027 aanmelden. Een op tijd aangemelde uitlener kan in aanmerking komen voor overgangsrecht, waardoor hij zijn activiteiten mag voortzetten, ondanks dat de NAU zijn aanvraag nog niet heeft behandeld. Hierdoor is er geen sprake van overtreding van de WTTA-regels.
Na aanmelding moet de uitlener toelating aanvragen bij de NAU via de website van het ministerie van SZW. De aanmelding kan plaatsvinden tussen 1 mei en 30 juni 2027. De aanvraag moet vergezeld zijn van een inspectierapport of een geldig SNA-keurmerk per 30 juni 2027. Bij een positieve beoordeling volgt de toelating door de NAU. Tot die tijd zijn de uitleenactiviteiten toegestaan.
Uitleners moeten bij toegang een VOG indienen die niet ouder is dan drie maanden en tevens een waarborgsom van € 100.000 overmaken. Ze moeten ook aantonen dat ze voldoen aan de bestaande wet- en regelgeving, zoals het uitbetalen van het wettelijk minimumloon. Pas dan kunnen zij toestemming krijgen om mensen uit te lenen.
Er gelden uitzonderingen voor het betalen van de waarborgsom als de uitlener al minimaal vier jaar onafgebroken ingeschreven staat bij de KvK voor het uitlenen van werknemers, in die vier jaar ook daadwerkelijk personeel heeft uitgeleend, en een verklaring heeft van de Belastingdienst waaruit blijkt dat alle belastingen en premies zijn betaald.
Na goedkeuring wordt de uitlener toegelaten voor vier jaar. Na deze periode is een nieuwe aanvraag nodig. Gedurende deze vier jaar zal de NAU de uitlener regelmatig controleren om te verifiëren of hij aan de normen voldoet. De uitvoering van de wet ligt bij de NAU, die ook signalen uit de markt verzamelt en adviseren over verbeteringen. Tevens wijst de NAU inspectie-instellingen aan die controleren of uitleners voldoen aan de wet- en regelgeving. De NAU zal beginnen met deze werkzaamheden in 2026, inclusief het aanwijzen van inspectie-instellingen en het openen van het aanmeldloket voor uitleners.
Op 1 januari 2028 start de Nederlandse arbeidsinspectie met handhaving. Uitleners die zonder toestemming actief zijn, riskeren een boete. De Nederlandse Arbeidsinspectie heeft extra personeel aangenomen om de pakkans te vergroten. Ook zijn er verschillende hulppunten geopend waar arbeidsmigranten terechtkunnen met vragen of problemen. In de komende periode zullen er meer van dergelijke hulppunten ontstaan.
Let op! De hierboven genoemde boetes zijn ook van toepassing op inleners die gebruik maken van uitzendbureaus zonder vergunning.
Voor meer informatie kun je hier terecht.
Tot slot
De inlenersaansprakelijkheid kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor jouw onderneming. In deze advieswijzer hebben we de mogelijkheden besproken om jouw aansprakelijkheid zo veel mogelijk te beperken. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
Disclaimer
Hoewel we bij de samenstelling van deze advieswijzer de grootste zorgvuldigheid hebben betracht, aanvaarden we geen aansprakelijkheid voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van deze advieswijzer is deze niet bedoeld om alle informatie te bieden die nodig is voor financiële beslissingen.
