Afbeeldingen kunnen nuttig zijn om de secundaire kenmerken van vastgoed te beoordelen, zoals de onderhoudstoestand en de aanwezige voorzieningen. Sommige kenmerken kunnen van buitenaf worden waargenomen, terwijl andere mogelijk vereisen dat er binnenopnames worden gemaakt. Dit kan gemakkelijk worden gedaan met behulp van een digitaal inlichtingenformulier of foto's.
Je hebt de vrijheid om zelf te bepalen of je gebruik wilt maken van het digitale inlichtingenformulier of dat je foto's wilt aanleveren. Er is geen voorkeur voor een bepaalde keuze. Het is echter belangrijk om te vermelden waarom de gevraagde informatie nodig is.
Het moet even eenvoudig zijn om de gevraagde informatie aan te leveren, of dit nu via een digitaal inlichtingenformulier is of door het verstrekken van foto's. Alleen indien nodig moet worden gevraagd naar de juistheid van reeds bekende gegevens.
In de instructies moet duidelijk worden benadrukt hoe belangrijk privacy is. Foto's met privacygevoelige informatie mogen niet worden gebruikt en dienen direct te worden verwijderd. Dit houdt in dat er geen personen op de foto's mogen staan en dat er ook geen foto's met personen mogen worden aangeleverd. Daarnaast mogen er geen kenmerken van religie op de beelden voorkomen. Foto's met bijzondere persoonsgegevens, zoals etnische afkomst of seksuele geaardheid, worden eveneens direct verwijderd.
De foto's moeten duidelijk de kenmerken van de woning illustreren. Dit betekent dat een foto bijvoorbeeld wel trappen of muren kan tonen, maar geen meubels of schilderijen.
Alleen foto's die verband houden met de secundaire kenmerken van de woning mogen maximaal 7 jaar worden bewaard.