Voor de btw geldt een speciale regeling die de btw-aftrek voor een aantal personeelsvoorzieningen beperkt: het Besluit Uitsluiting Aftrek Omzetbelasting (BUA). Ook de ter beschikking gestelde (de werkgever blijft eigenaar) fiets of e-bike valt daar onder als deze voor woon-werkverkeer ter beschikking is gesteld. De btw is dan aftrekbaar voor zover de aanschafprijs van de fiets niet meer bedraagt dan € 749 inclusief btw. Dat betekent concreet dat er dan € 130 aftrekbaar is.

Voorwaarden btw-aftrek

Aan deze aftrek zijn in het BUA nog wel voorwaarden verbonden. Die houden in dat u als werkgever in dit kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren aan de werknemer niet eerder een fiets hebt verstrekt of ter beschikking gesteld. Daarnaast mag u voor deze btw-aftrek vanaf het verstrekken (werknemer wordt eigenaar van de fiets) of ter beschikking stellen van de fiets tot het einde van het kalenderjaar en in elk van de twee volgende kalenderjaren niet voor 50% of meer van het aantal dagen een reiskostenvergoeding verstrekken of op een andere manier voorzien in woon-werkverkeer.

Praktisch bezien betekent dit dus bijvoorbeeld géén btw-aftrek als de medewerker naast de fiets ook een auto van de zaak heeft, maar bijvoorbeeld wel btw-aftrek als de medewerker alle dagen per fiets reist en geen reiskostenvergoeding meer krijgt.

Operational lease

Kies je er als werkgever voor om de fiets niet te kopen maar te leasen via operational lease, dan gelden bovenstaande bedragen ook. Onder dezelfde voorwaarden als bij aanschaf kunt u dan de btw aftrekken op de maandelijkse leasetermijnen voor zover de totale leasetermijnen inclusief btw niet hoger zijn dan € 749 inclusief btw. Dat levert dan een aftrek op van € 130.

Eigen bijdrage

Vraag je van je medewerker een eigen bijdrage voor de verstrekte of ter beschikking gestelde fiets, al dan niet via een cafetariaregeling, dan is dat voor de btw een belaste levering of dienst.
Voor de bovengenoemde btw-aftrek van maximaal € 130 beoordeelt u vervolgens of de inkoopprijs minus de eigen bijdrage hoger of lager is dan € 749 inclusief btw. Als het saldo niet hoger is dan € 749 inclusief btw, komt de voor de inkoop van de fiets aan de ondernemer in rekening gebrachte btw volledig voor aftrek in aanmerking.

Als de inkoopprijs van de aan de werknemer verstrekte fiets na aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer hoger is dan € 749 inclusief btw, is de aftrek van btw uitgesloten voor het bedrag dat uitkomt boven € 749.