De bewaarplicht houdt ook in dat de bewaarde gegevens te raadplegen moeten zijn. Dit betekent dat bijvoorbeeld oude apparatuur bewaard moet blijven als bepaalde digitale bestanden alleen op die manier te raadplegen zijn. Denk bijvoorbeeld aan de oude floppydisk of een eerdere Windows-versie.
De Auditfile Financieel is een uittreksel van het grootboek en wordt door de meeste boekhoudpakketten in Nederland ondersteund. Het is echter niet voldoende om alleen de Auditfile te bewaren, omdat hierin lang niet alle administratieve boekingen zijn opgenomen.
Het is toegestaan om gegevens van het ene opslagmedium naar een andere over te brengen, zoals het scannen van een papieren document of de inhoud van een cd-rom naar een USB-stick. Hiervoor geldt wel de voorwaarde dat de conversie juist en volledig gebeurt, dat de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en te controleren.
Als u aan genoemde voorwaarden voldoet, hoeven de originele documenten niet meer te worden bewaard. Daarbij zal de digitale versie de plaats innemen van het origineel. In principe kunnen alle documenten worden geconverteerd, met uitzondering van de balans, de staat van baten en lasten en van bepaalde douanedocumenten.
Ook digitale agenda’s en berichten zoals via e-mail, WhatsApp, sms en Facebook dienen ook bewaard te worden, voor zover ze zakelijk zijn. Bij een controle moeten deze gegevens ter beschikking worden gesteld in de vorm waar de inspecteur om vraagt.
Let op! Als er geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke informatie wordt aangebracht, moeten dus ook privégegevens worden bewaard.
Heb je vragen over de bewaarplicht, neem dan contact met ons op.
Ontdek meer actuele inzichten en praktische updates van Cooster.
Een echtpaar koopt een woning. Om aanspraak te maken op het verlaagde tarief van de overdrachtsbelasting verklaren zij de woning als hoofdverblijf te zullen gebruiken. Nog voor de levering van deze woning vinden zij echter hun droomwoning. Pas na de
Lees artikelVoor zover iemands inkomen uit werk en woning zonder de aftrekposten in de hoogste tariefschijf valt, geldt een lager tarief voor de aftrekposten. Dit wordt de tariefmaatregel genoemd. De inspecteur past bij het opleggen van de aanslagen de
Lees artikelPer 1 mei 2026 heeft de Belastingdienst nieuwe rekeningnummers. Dit komt door de overstap van ING naar Rabobank. Het meest gebruikte nieuwe rekeningnummer is: NL04 RABO 0200 1122 44. Het nieuwe rekeningnummer staat op de website en in de berichten
Lees artikelEen fiscale eenheid groeit in de loop der jaren flink. Na uitbreiding met een winstgevende vennootschap wil de moedermaatschappij oude verliezen verrekenen. De Belastingdienst weigert dat. Volgens de inspecteur moet je eerst kijken naar het resultaat
Lees artikelEen autohandelaar koopt honderden gebruikte auto's van twee leveranciers. Die leveranciers factureren de auto's als marge-auto's. De autohandelaar past daarom de margeregeling toe en draagt alleen btw af over zijn winstmarge. De inspecteur stelt dat
Lees artikelWie dividendbelasting inhoudt, moet die ook afdragen. Het argument dat de belasting materieel niet verschuldigd is, helpt niet. Dat verweer had de bv moeten voeren door bezwaar te maken tegen haar eigen afdracht, niet door de afdracht simpelweg
Lees artikel
Wil je altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent financiën en accountancy?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en mis niets.
Wilt u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? dan kunt u zich hier uitschrijven.
