Europa streeft ernaar om tegen 2050 een energieneutrale en duurzame economie te hebben, om de wereld leefbaar te houden voor toekomstige generaties. Daartoe zijn verschillende maatregelen genomen, waaronder de nieuwe EU-wet, de Corporate Sustainable Reporting Directive (CSRD). Sommigen ervaren het als een last, terwijl anderen het juist als een kans zien. Hoe dan ook, grote bedrijven kunnen niet langer wegkomen met loze beloftes (greenwashing) en moeten transparant zijn over hun duurzaamheidsprestaties. Dit geldt niet alleen voor het verleden, maar ook voor de toekomst, met concrete gegevens als onderbouwing.

De grenzen van de CSRD

Vanaf het boekjaar 2025 valt uw bedrijf onder de CSRD-wetgeving als u aan twee van de volgende drie criteria voldoet:
- Minimaal 250 fte personeelsleden
- Minimaal € 50 miljoen omzet
- Minimaal € 25 miljoen balanstotaal

Rapportage volgens de ESRS

Als uw bedrijf valt onder de CSRD-plicht, betekent dit dat u moet rapporteren over uw duurzaamheidsprestaties volgens de standaarden van de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Er zijn in totaal twaalf ESRS-standaarden met bijna 1200 datapunten.

Grote bedrijven zoals Philips, Heijmans en NS rapporteren dit jaar al volgens de CSRD. Voor de volgende groep geldt dat zij vanaf het boekjaar 2025 moeten rapporteren (zie de tijdlijn). Hoewel dit nog ver in de toekomst lijkt, blijkt uit ervaring dat het integreren van de CSRD één tot twee jaar in beslag kan nemen, afhankelijk van de duurzame ontwikkeling van uw bedrijf, de mate van digitalisering en de beschikbare middelen en mensen. Door hier in 2024 al mee te beginnen, kunt u vergelijkingsgegevens tonen in 2025 en laten zien dat u duurzaamheid serieus neemt met een 'CSRD-light'-rapport. De belanghebbenden kunnen daar vervolgens op reageren, zodat u in het eerste verplichte CSRD-jaar, 2025, kunt aantonen dat u al actief bent en een nog 'beter' rapport hebt. De CSRD richt zich niet alleen op de eigen onderneming, maar vereist ook dat bedrijven informatie verzamelen en publiceren over hun waardeketen.

Van bredere perspectieven naar focus op relevante onderwerpen

Er zijn in totaal ongeveer 1200 datapunten waarover gerapporteerd kan worden. Gelukkig hoeft u niet over al deze punten te rapporteren. Door middel van een dubbele materialiteitsanalyse kunt u bepalen welke ESG-thema's (Environment, Social en Governance) het meest relevant zijn voor uw bedrijfsvoering en belanghebbenden (stakeholders). Voor elk thema vereisen de standaarden beleid, actieplannen, doelen en prestaties.

De dubbele materialiteitsanalyse helpt u bij het focussen op de duurzame thema's die er echt toe doen. Dit proces gaat twee kanten op: de impact van uw bedrijfsactiviteiten op de wereld (bijvoorbeeld CO2-uitstoot, verlies van biodiversiteit, geluidsoverlast) en de impact van de wereld op uw bedrijf (bijvoorbeeld locatie in een zero-emissiezone, watertekorten of -overlast, personeelstekorten door een krappe arbeidsmarkt). Het gaat dus om het bepalen van zowel de impactmaterialiteit (inside-out-benadering) als de financiële materialiteit (outside-in-benadering), waarbij een ESG-thema als materieel wordt beschouwd als het aan een van beide voldoet.

Wie wel of niet betrekken

Om het bredere perspectief goed in kaart te brengen, is het belangrijk om te weten wie uw belanghebbenden (stakeholders) zijn en welke thema's hen het meest interesseren. Belanghebbenden kunnen klanten, medewerkers, leveranciers, banken, de lokale leefomgeving, gemeenten, media of belangengroepen zijn. U bepaalt zelf wie u betrekt in dit proces. De CSRD schrijft niet voor hoeveel belanghebbenden u moet raadplegen. Het is echter belangrijk om de belanghebbenden die het meest worden beïnvloed door uw bedrijfsactiviteiten te betrekken bij de analyse. Daarnaast is het belangrijk om te beslissen welke onderwerpen u met welke belanghebbenden bespreekt. Met medewerkers kunt u bijvoorbeeld praten over werk-privébalans, veiligheid, diversiteit en inclusiviteit en gelijke beloning. Met klanten kunt u praten over de herkomst van producten en diensten, kinderarbeid of dierenleed, klachtenbehandeling en eerlijke marketing en communicatie. U kunt een enquête sturen naar alle belanghebbendengroepen of een interactieve sessie organiseren om de materiële onderwerpen te bespreken.

Materiële onderwerpen verschillen per sector

Wat voor het ene bedrijf materiaal is, kan voor een ander bedrijf totaal niet relevant zijn. Dit hangt af van uw bedrijfsmodel, kernactiviteiten en de sector waarin u actief bent. Voor een bouwbedrijf is 'fair trade'-koffie in de koffieautomaat bijvoorbeeld niet belangrijk, maar materialenpaspoorten voor bouwmaterialen, circulair oogsten bij renovatieprojecten en de CO2- en stikstofuitstoot bij nieuwbouwprojecten wel. Voor een bedrijf dat koffie produceert en verkoopt, is 'eerlijke' koffie echter wel een belangrijk onderwerp. Over het algemeen geldt dat naarmate de bedrijfsactiviteiten complexer zijn, er meer materiële onderwerpen zijn om over te rapporteren volgens de CSRD. Maar het goede nieuws is dat veel bedrijven al aandacht besteden aan duurzaamheidsaspecten. Als dit ook voor uw bedrijf geldt, hoeft u niet helemaal opnieuw te beginnen.

Er worden naar verwachting binnen twee jaar sectorspecifieke standaarden uitgebracht door de wetgeving (EFRAG). Bovendien worden er proportionele standaarden ontwikkeld voor beursgenoteerde MKB-ondernemingen, die vanaf het boekjaar 2026 van kracht zullen worden (afgekort als LSME). Niet-beursgenoteerde MKB-ondernemingen kunnen ook vrijwillig gebruik maken van de proportionele standaarden (afgekort als VSME). Deze standaarden zijn in concept beschikbaar.

Nadat de materialiteitsthema's zijn vastgesteld, moet u voor elk onderwerp risico’s en kansen inventariseren, beleid en actieplannen beschrijven, doelen stellen en rapporteren over prestaties.

Hoe ziet het proces van de CSRD eruit?

Het onderstaande proces geeft een overzicht voor bedrijven die toewerken naar de CSRD-verplichting en voor bedrijven die vrijwillig willen rapporteren over ESG-prestaties:

De eerste stap in het proces is de inventarisatie, waarbij de voorbereidingen worden getroffen. Hoe kunt u dit het beste aanpakken?

Zeven eenvoudige stappen om snel te beginnen met de inventarisatie

1. Stel een team samen. Gezien de brede reikwijdte van de CSRD en de impact van ESG op verschillende activiteiten van uw bedrijf, is het belangrijk om een team samen te stellen met een mix van expertise en kennis uit verschillende delen van de organisatie. Kies ook een collega als projectmanager voor het CSRD-project. Deze collega moet voldoende invloed en aanzien binnen de organisatie hebben om de noodzakelijke veranderingen door te voeren om in de toekomst aan de CSRD te kunnen voldoen.
2. Houd een kick-off bijeenkomst waarbij kennis wordt gedeeld om het CSRD-team vertrouwd te maken met de CSRD en de dubbele materialiteitsanalyse. Zorg ervoor dat de CSRD een vast onderwerp wordt op managementvergaderingen om betrokkenheid van de directie en het managementteam te waarborgen.
3. Oriënteer uzelf met behulp van externe bronnen. Lees bijvoorbeeld enkele jaarverslagen van organisaties in uw sector. Een goede bron om deze verslagen te vinden, is duurzaamheidsverslag.nl. Bestudeer ook dubbele materialiteitsanalyses: welke onderwerpen komen consequent terug en wat wordt daarover gerapporteerd (doelstellingen, KPI's en acties)? Steeds meer brancheverenigingen bieden dit soort informatie ook aan. Zij kijken vaak ook naar trends, wetgeving en ontwikkelingen op nationaal of zelfs wereldwijd niveau.
   Begin vervolgens met het inventariseren van het bedrijfsprofiel, de waardeketen, de stakeholders en de huidige duurzaamheidsinitiatieven.
4. Creëer een bedrijfsprofiel waarin duidelijk wordt wat de toegevoegde waarde is voor belanghebbenden en de maatschappij als geheel. Beschrijf uw organisatie en waar uw impact ligt. Geef inzicht in het bedrijfsmodel, de geleverde producten, de benodigde bronnen, de gegenereerde reststromen en uiteindelijk de toegevoegde waarde.
5. Breng de waardeketen in kaart. Het ESRS-raamwerk vereist dat u niet alleen rapporteert over de impact van uw eigen activiteiten, maar ook over de impact die in de waardeketen wordt veroorzaakt. Maak een schematische weergave van de waardeketen, beginnend met de directe partners (leveranciers, klanten) en breid deze in beide richtingen uit.
6. Identificeer stakeholders: weet wie uw belanghebbenden zijn. U krijgt al een goed beeld van wie deze belanghebbenden zijn en welke onderwerpen voor hen belangrijk zijn door intern informatie te verzamelen. Het ESRS-framework kan als gespreksinstrument worden gebruikt. Wilt u weten wat er speelt in de sector of bij concurrenten? Praat dan met uw verkopers of inkopers. Wilt u weten wat er onder uw medewerkers leeft? Maak een afspraak met HRM. Wilt u weten wat banken en investeerders vragen? Vraag het uw financieel directeur. Wilt u weten hoe de media over uw sector berichten of welke duurzame thema's steeds naar voren komen? Raadpleeg uw marketingcommunicatiemedewerker. Beslis welke belanghebbenden u betrekt bij de dubbele materialiteitsanalyse. Door de juiste belanghebbenden te betrekken bij het identificeren van relevante onderwerpen en prioriteiten, worden de belangen van uw bedrijf en de samenleving beter vertegenwoordigd.
7. Inventariseer ten slotte de huidige duurzaamheidsinitiatieven, waaronder certificeringen. Deze certificeringen hebben vaak al een directe link met de standaarden van de CSRD, de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Denk aan ISO 14001, de CO2-Prestatieladder en Lean & Green, bijvoorbeeld voor ESRS E1 Klimaatverandering. Analyseer welke onderwerpen al door certificeringen worden behandeld.

Na het doorlopen van deze stappen bent u klaar voor de volgende fase in het rapportageproces van de CSRD: de dubbele materialiteitsanalyse.

Een voorbeeld van een dubbele materialiteitsanalyse: Nationale Spoorwegen (NS)
In het jaarverslag over 2023 heeft NS de materiële thema's met belanghebbenden geëvalueerd en vervolgens aangevuld met concrete doelen en resultaten.

Zie CSRD als een kans

Hoewel voldoen aan de CSRD een uitdaging kan zijn, komt het er hoe dan ook aan en gaat het niet meer weg. Als u eenmaal begint te waarderen wat de CSRD kan bieden, zult u zien dat het waarde toevoegt aan uw bedrijf. Het kan u bijvoorbeeld een breder beeld geven van wat er speelt in uw sector door gesprekken te voeren met verschillende stakeholders met uiteenlopende belangen. En waar u misschien twijfelde over duurzame investeringen vanwege de hogere kosten ten opzichte van concurrenten, kan de transparantie die de CSRD met zich meebrengt juist nieuwe zakelijke kansen genereren. Er zijn talloze voorbeelden van koplopers die nu al duurzame verdienmodellen hebben ontwikkeld. Bovendien is aangetoond dat deze bedrijven gemakkelijker financiering kunnen krijgen (met gunstigere rentetarieven), zeer gemotiveerd personeel hebben en een sterke reputatie hebben bij leveranciers en klanten. Deze bedrijven hebben laten zien dat ze relevant zijn en bieden meer kans op bedrijfsopvolging. Dus keer het perspectief om en zie het als een kans: CSRD, wat kan ik ermee?

Disclaimer
Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de samenstelling van deze handleiding, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor eventuele onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het algemene karakter van deze handleiding, heeft deze niet tot doel om alle informatie te verstrekken die nodig is voor het nemen van financiële beslissingen.