Wettelijke Regelgeving: E-mail Mag Onder Voorwaarde

In de wet is vastgesteld dat bestuursorganen, zoals gemeente- of belastingambtenaren, jou per e-mail informatie mogen toesturen – dit geldt ook voor uitspraken op bezwaar. De voorwaarde is wel dat jij expliciet aangeeft dat je op het opgegeven e-mailadres goed bereikbaar bent.

Wanneer Geef Je Dit Aan?

Je vraagt je wellicht af wanneer je duidelijk hebt gemaakt dat je bereikbaar bent op jouw e-mailadres.

In een juridische kwestie heeft een burger bezwaar gemaakt tegen naheffingsaanslagen voor parkeerbelasting. Hij vulde een online contactformulier in en stuurde dit digitaal naar de betreffende heffingsambtenaar, waarbij hij zijn e-mailadres moest invoeren. De ambtenaar concludeerde hieruit dat de burger aangaf dat hij bereikbaar was op dit e-mailadres en verzond daarom de uitspraken op bezwaar per e-mail. De burger merkte echter de uitspraken niet op en was daardoor 'te laat' om in beroep te gaan.

Oordeel van de Hoge Raad

De vraag of de burger daadwerkelijk had aangegeven dat hij bereikbaar was op het e-mailadres, kwam uiteindelijk voor de Hoge Raad. Deze oordeelde dat een burger dit 'meer of minder' expliciet kan maken. Het is van belang om te vermelden voor welke soort berichten je bereikbaar bent via e-mail en op welk e-mailadres:
Of jouw handelingen en uitingen aan deze voorwaarden voldoen, hangt af van de specifieke feiten en omstandigheden. De Hoge Raad gaf in zijn uitspraak een aantal richtlijnen.

• Het feit dat de ambtenaar je e-mailadres heeft, betekent niet automatisch dat je hebt aangegeven dat je daar bereikbaar op bent.
• Als je online een verzoek indient en daarbij een e-mailadres opgeeft, betekent dit niet dat je daarmee stilzwijgend aangeeft dat je ook daadwerkelijk bereikbaar bent.

De Hoge Raad concludeerde dat de heffingsambtenaar niet logisch kon redeneren dat de burger had aangegeven bereikbaar te zijn op het opgegeven e-mailadres, aangezien hij dit enkel had ingevuld zonder verdere uitleg.

Advies van de Hoge Raad

Uit de uitspraak van de Hoge Raad kan ook een advies aan ambtenaren worden gehaald. Zij zouden altijd proactief kunnen vragen of een burger expliciet wil aangeven of hij de (bezwaar)procedure via e-mail wil voortzetten, of hij op dat e-mailadres bereikbaar is en welk e-mailadres hij wil gebruiken. De gemeente had in het online contactformulier ruimte hiervoor kunnen creëren.

Let op! Bij de totstandkoming van deze wettelijke regeling is in het parlement benadrukt dat als zowel post als e-mail mogelijk zijn, je de keuze hebt om via één van beide communicatiemethoden een voorkeur aan te geven. Je bent dus niet verplicht om akkoord te gaan met communicatie per e-mail.