Er is sprake van aanvaardbaar bewijs als jij en je werknemer schriftelijk hebben afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan. Jij controleert het autogebruik, denk aan een sluitende rittenregistratie door middel van een rittenregistratiekastje, en jij administreert je bevindingen. Daarnaast heb je je werknemer niet verzekerd voor privégebruik van de auto. Bij overtreding van het verbod leg je een passende sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat tot de loonheffingen over het privégebruik. Vervolgens intensiveer je na een eventuele sanctie het toezicht.
Voor ondersteunend bewijs dat er sprake is van zakelijke ritten, kun je ook andere gegevens vastleggen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld agenda’s en werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, offertes, garagenota’s, schademeldingen, verkeersboetes of tanken buiten werktijd.
Wanneer er uitsluitend een schriftelijke afspraak tussen jou en je werknemer is dat privégebruik is verboden, en waarin ook sancties zijn opgenomen, maar waar niet uit blijkt dat er controle is, dan geldt dat niet als aanvaardbaar bewijs. Ook alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en van het woon-werkverkeer, voldoet niet.
Het is van belang dat je duidelijke afspraken met je werknemer maakt wat moet worden vastgelegd en hoe je controleert. Bij een werknemer die een onregelmatig reispatroon heeft en intensief gebruikmaakt van de bedrijfsauto, zul je vaker moeten controleren dan bij een werknemer met een regelmatig reispatroon en minder intensief gebruik. De resultaten van die controles leg je vast in je loonadministratie.
Bij een onderzoek door de Belastingdienst moet je aannemelijk kunnen maken dat je voldoende aandacht hebt besteed aan controle van het autogebruik. Afwijkingen moeten voorzien zijn van een duidelijke argumentatie of moeten te koppelen zijn aan een opgelegde sanctie.
Weet je niet goed hoe en met welke frequentie je moet controleren? Neem dan contact op met je adviseur. Die kan samen met jou bespreken hoe je afspraken vastlegt en controleert.
Ontdek meer actuele inzichten en praktische updates van Cooster.
Een man komt vanuit India aan op Schiphol en wordt gecontroleerd door de Douane. Bij de controle ontdekt de Douane dat hij 1.200 sigaretten bij zich heeft. Voor 200 sigaretten krijgt hij een vrijstelling, maar voor de overige 1.000 sigaretten legt de
Lees artikelVanaf 1 januari 2027 wijzigen de regels voor het samenvoegen van loon en socialezekerheidsuitkeringen bij de loonheffingen. Deze aanpassing heeft financiële gevolgen voor werknemers die een socialezekerheidsuitkering via hun werkgever
Lees artikelEen man en vrouw hebben in 2023 uitsluitend bank- en spaartegoeden van in totaal € 229.802. Op deze tegoeden ontvangen zij gedurende het jaar € 1.575 aan rente. De Belastingdienst stelt het belastbaar inkomen uit sparen en beleggen (box 3)
Lees artikelEen ondernemer claimt aftrek van voorbelasting. Een deel van zijn administratie is echter verloren gegaan door lekkage, waardoor hij de geclaimde voorbelasting niet kan onderbouwen. Het verlies van de administratie door lekkage komt volgens de
Lees artikelDe aanvraagtermijn voor huurtoeslag, zorgtoeslag en kindgebonden budget over 2025 is met vier maanden verlengd. De aanvraagtermijn voor deze toeslagen loopt nu tot en met 31 december 2026. Voorheen was het mogelijk deze toeslagen aan te vragen tot en
Lees artikelEen belastingplichtige betoogt dat de box 3-heffing ongeldig is, omdat de wet geen expliciet genietingsmoment bevat. Hij betoogt dat zonder wettelijke bepaling die vastlegt wanneer het inkomen wordt genoten, het niet kan worden belast. De rechtbank
Lees artikel
Wil je altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent financiën en accountancy?
Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en mis niets.
Wilt u onze nieuwsbrief niet meer ontvangen? dan kunt u zich hier uitschrijven.
