Verplichtingen voor UBD 2025

Al enkele jaren moet je een opgaaf voor de Uitbetaling Bedragen aan Derden (UBD) indienen. Deze verplichting geldt voor inhoudingsplichtigen, oftewel alle (rechts)personen met een loonheffingennummer, en specifieke collectieve beheersorganisaties die bedragen aan natuurlijke personen uitbetalen. Voorheen ontvingen zij een uitnodiging van de Belastingdienst, maar tegenwoordig moeten zij dit zelfstandig regelen.

Belangrijk! Ook als je geen werknemers meer in dienst hebt, maar nog steeds een loonheffingennummer bezit, ben je verplicht om de opgaaf UBD in te dienen.

Wanneer is het niet nodig?

Ben je verplicht om elke betaling aan een natuurlijke persoon in 2025 door te geven? Nee, dit is niet het geval. De verplichting geldt alleen voor betalingen die je doet voor werkzaamheden of diensten die door de natuurlijke persoon zijn verricht. Bepaalde betalingen zijn vrijgesteld:

• Betalingen aan natuurlijke personen die werkzaam zijn als jouw werknemer.
• Betalingen aan natuurlijke personen die onder de vrijwilligersregeling vallen (dit houdt in dat de betaling maximaal € 210 per maand en € 2.100 per jaar bedraagt in 2025).
• Betalingen aan natuurlijke personen die een factuur met btw aan jou uitreiken voor hun werkzaamheden.

Let op! Een ondernemer die gebruik maakt van een btw-vrijstelling, de KOR of een btw-verleggingsregeling, geeft geen factuur met btw. Betalingen aan deze ondernemers moeten ook in jouw opgaaf UBD worden opgenomen.

Wat moet je indienen?

In jouw opgaaf UBD dienen de volgende gegevens opgenomen te worden:

• Naam, adres, BSN en geboortedatum van de natuurlijke persoon.
• De bedragen die je in 2025 hebt betaald (zowel contant als in natura), inclusief eventuele kostenvergoedingen aan de natuurlijke persoon.
• De datum waarop je de betaling hebt gedaan.

Let op! Als je meerdere betalingen aan dezelfde natuurlijke persoon doet in 2025, kun je het totaalbedrag doorgeven. De datum is dan de datum van de laatste betaling in 2025.

Deadline voor indiening: 31 januari 2026

Je kunt de opgaaf UBD 2025 indienen tot en met 31 januari 2026. Dit dien je digitaal te doen.

Belangrijk! Betalingen die je in 2026 doet, hoeven pas uiterlijk op 31 januari 2027 te worden doorgegeven. Dit geldt ook als de natuurlijke persoon in 2025 werkzaamheden heeft verricht, maar je pas in 2026 betaalt.