Een Praktijkvoorbeeld

Een werkgever heeft een vraag ingediend bij de Belastingdienst over een betaalkaart die hij aan zijn werknemers verstrekt. Met deze kaart kunnen de werknemers elke dag tot € 9 aan maaltijden aanschaffen, met een maximum van € 90 per maand, gefinancierd door de werkgever. Als de maaltijd meer kost dan € 9, dan moet het extra bedrag door de werknemer zelf worden betaald.

Als een werknemer op een bepaalde dag minder dan € 9 aan een maaltijd uitgeeft, kan het niet uitgegeven saldo worden meegenomen naar andere dagen. Aan het einde van de maand vervalt echter het restant op de betaalkaart.

Maaltijden in de Bedrijfskantine op de Werkplek

Wanneer een werknemer gebruikmaakt van de betaalkaart voor maaltijden in de bedrijfskantine, kan de werkgever niet zomaar een bijtelling hanteren van het normbedrag voor maaltijden op de werkplek (in 2026 is dit € 4,05 per maaltijd). Volgens de Belastingdienst wordt het bedrag dat met de betaalkaart wordt betaald, gezien als loon in geld, en niet als loon in natura. Alleen bij loon in natura zou de werkgever zich kunnen beroepen op het normbedrag voor maaltijden.

Maaltijden van een Bezorgplatform op de Werkplek

Dit geldt ook wanneer de werknemer de betaalkaart gebruikt voor bestellingen bij een bezorgplatform, zelfs als de maaltijd op de werkplek wordt afgeleverd. In dit geval is het eveneens niet mogelijk om het normbedrag voor maaltijden op de werkplek toe te passen volgens de Belastingdienst.

Let op! Zelfs bij gebruik van de betaalkaart in restaurants of broodjeszaken, geldt het betaalde bedrag als loon voor de werknemer.

Verschillende Regelingen bij Zakelijke Maaltijden

Als je gebruik kunt maken van de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten, dan tellen de uitgaven van de betaalkaart niet als loon. Dit betekent dat de situatie anders is dan hierboven beschreven.
Deze gerichte vrijstelling geldt onder andere voor maaltijden tijdens dienstreizen of voor maaltijden met een significant zakelijk karakter. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer werknemers vanwege hun werkzaamheden niet thuis kunnen eten tussen 17.00 en 20.00 uur, of als ze door overwerk na 20.00 uur niet thuis kunnen eten, of bij werkzaamheden op koopavonden.